Обучение Бизнес-Ассистента (помощника руководителя)

Должностная инструкция – это функции и должностные обязанности, которые выполняет сотрудник. Должностные инструкции включают общее направление функций и не отражает чёткие границы ответственности. Часто от сотрудника можно услышать: «Это не входит в мои должностные обязанности», и возразить вроде бы нечего, это правда чётко не прописано в должностной инструкции. Бизнес-роли же включают в себя не только функции и задачи, но и детальное описание исполнения этой функции. Таким образом, в бизнес-роли вкладываются ещё и правила компании (регламент работы).

Каждая должность и каждый процесс в компании складывается из нескольких бизнес-ролей. У каждой бизнес-роли определяется «продукт» бизнес-роли (конечный измеримый результат), который содержит базовые правила работы сотрудника внутри компании. Когда поступает задача в рамках бизнес-роли, то сотрудник формирует «продукт» задачи, дополняя «продукт» бизнес-роли конкретной информацией, и самостоятельно принимает решение, как реализовать задачу.

Рассмотрим пример.

Из должностной инструкции менеджера: «Организует связи с деловыми партнёрами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом», если описывать эту обязанность через бизнес-роли, то скорей всего это будет более 2-х бизнес-ролей.

Вот одна из них.

Бизнес-роль: Организация связи с деловыми партнёрами.

«Продукт» бизнес-роли: зафиксирована дата связи с партнёром в календаре, определён формат связи, организована связь с деловым партнёром, все участники уведомлены за 12 часов до связи в письменном виде (электронная почта, мессенджеры: создание общего чата и т.д.) и другие детальные правила, принятые в компании.

Когда сотруднику поступает задача в рамках этой бизнес-роли он формирует «продукт» задачи, то есть уже имеет конкретного партнёра, сроки задачи и индивидуальные дополнения к продукту бизнес-роли. Имея базовый ориентир («продукт» бизнес-роли), самостоятельно принимает решение, как реализовать задачу.

Как вы видите, бизнес-роли это индивидуальный набор функций и задач, правил и обязанностей, который должен быть разработан под конкретную компанию.

Иногда «продукт» задачи полностью соответствует «продукту» бизнес-роли, это характерно для операционных задач.

У каждого бизнеса есть своя бизнес-модель. Да, многие предприниматели могут сказать, что их бизнес функционирует без всякой схемы. Но это означает лишь то, что они сами не до конца осознают, что и как они делают. 

Понимает управленец свою бизнес-модель или нет, понимает какие бизнес-процессы работают внутри его компании или нет – они все-равно у него существуют. Если есть последовательность действий, приводящая компанию к прибыли НЕединожды, а регулярно, – это бизнес-модель. Также это можно назвать бизнес-моделью настоящего или текущей бизнес-моделью. Конечно, в описанном и схематически представленном виде этот термин приобретает натуральный и более понятный смысл.

В свою очередь, бизнес-модель будущего – это описание необходимых бизнес-процессов и численности штатных сотрудников (бизнес-ролей), которые могут реализовать смелые цели (стратегическое развитие) владельца бизнеса.

Бизнес-процессы и бизнес-модели часто выглядят как блок-схемы с кучей разветвлений, различных функций и контуров. Такая информация является довольно многомерной и объёмной, особенно если учесть, что это постоянно изменяющийся и развивающийся механизм.

Поэтому наш подход к описанию бизнес-модели текущей и бизнес-модели будущего такой: в интеллект-карте мы используем только стрелки и показываем бизнес-процессы, связанные с сотрудниками (по нашему – бизнес-ролями), которые взаимодействуют между собой через «продукт» бизнес-роли. Подробное описание бизнес-ролей мы делаем отдельно. Такой подход позволяет не перегружать карту бизнес-модели и вносить соответствующие изменения в описание бизнес-ролей и дополнять их.

Если речь о старте бизнеса, то несомненно нужно сразу начинать с описания бизнес-ролей, так бизнес будет более устойчивым, вы сможете быстро совершенствовать бизнес-модель и масштабироваться. Сотрудники смогут быстро адаптироваться, будут с вами надолго, так как частая причина увольнения — непонятная система управления.

Если речь идёт про сферы бизнеса – ответ такой же: без правильно выстроенной системы тратится много времени на координацию работы, много действий ведёт к минимальному результату, увеличивается количество ошибок, авралов и так далее.

Взаимодействие с Ассоциацией проходит без отрыва от вашей текущей деятельности, в удобное для вас время в удобном месте. Работа проходит онлайн через приложения (Google Meet, Whatsapp, Zoom, Skype, Telegram) с 2-3 экспертами Ассоциации, фиксация информации ведётся в общих документах, которые после программы остаются у вас.

Количество встреч за весь срок прохождения программы не ограничивается. Для более результативной работы на занятиях выдаются домашние задания, которые вы выполняете самостоятельно. Домашние задания могут быть как по изучению теории, так и по бизнесу,  к примеру, актуализировать шаблон договоров, делегировать по правилам свои рутинные задачи и так далее.

При прохождении программы советуем подключать к занятиям сотрудников, которые будут помогать вам в управлении (бизнес-ассистентов, топ-менеджеров, РОП).

Программа длится 4 месяца: 2 месяца обучения и 2 месяца постсопровождение, количество встреч не ограничивается. Комфортно для клиента: 1-2 встречи в неделю, по 1-2 часа каждая. График занятий составляется индивидуально и утверждается с куратором Ассоциации в начале обучения и в процессе обучения может корректироваться.

В период постсопровождения вы можете получать от нас консультации по вопросам внедрения изменений, которые были сформированы в процессе прохождения программы. Консультации назначаются по вашему запросу.

Во время обучения за вами закрепляется наставник, реализующий программу обучения, он же будет подключать других экспертов для проведения консультаций по решению конкретных задач (собеседование с кандидатом на вакансию, настройка отдела продаж, маркетинг и так далее).

Все материалы после обучения остаются у вас: рекомендации экспертов, бизнес-модели, интеллект-карта, описание бизнес-ролей. Доступ к теоретическому материалу не ограничен.

Определение будущей бизнес-модели вашего бизнеса может помочь лучше понять ее потенциал, возможные стратегии развития. Это может помочь принимать более обоснованные решения и планировать развитие вашего бизнеса. Кроме того, понимание будущей бизнес-модели может помочь вам определить, какие изменения необходимо внести в текущую модель, чтобы она соответствовала будущим требованиям. 

Если компания претерпевает любого рода изменения (или хочет быть к ним готова) – бизнес-модель будущего позволяет сохранить целостность и жизнеспособность функций и связей, приводящих бизнес к прибыли, в процессе адаптации компании к новым условиям.