Нужна помощь в поиске личного помощника?Заполните диагностическую анкету и получите рекомендации по подбору персонального ассистента.
|
Нужна помощь в поиске личного помощника? Заполните диагностическую анкету и получите рекомендации по подбору персонального ассистента. |
ТОП 5 системных ошибок в поиске личного помощника
Речь пойдет об ошибках, связанных с выбором и поиском личного ассистента.
Персональный помощник — это рельсы вашего бизнеса. И если с рельсами проблемы, то локомотив предприятия просто не тронется, свернет не в ту сторону, сойдет с заданной траектории или совершит вынужденную остановку.
Чтобы этого не случилось, предлагаем рассмотреть самые популярные ошибки, которые допускают предприниматели при делегировании. И понять, как связаны между собой — благополучие компании и грамотно выбранный личный помощник.
Ошибка первая «Я пока не заработал на помощника», «Расширять штат рано».
Когда ваш стартап набирает обороты, прибыль пока невелика, но потенциал на увеличение доходности очевиден.
Часто предприниматель занимает позицию — я зарабатываю недостаточно для того, чтобы нанимать сотрудника.
И это стратегический промах. Потому что ассистент может существенно сэкономить время и дать руководителю размах для увеличения чека уже в первый месяц.
Начинается процесс масштабирования, который требует стратегического управления. А владелец бизнеса вместо того чтобы принимать управленческие решения занимается настройкой CRM, упаковкой профиля в социальных сетях, пишет тексты, ваяет рекламные баннеры, договаривается о встречах, контролирует водителей и другой линейный персонал.
Ошибка вторая «Зачем мне помощник? Все эти технические моменты не имеют значения».
Плохо организовали встречу? Казалось бы — пустяки! Ведь важнее те услуги, которые вы оказываете. Но. Впечатление смазалось, партнеры отдали предпочтения конкурентам, где более четкая упаковка и грамотное планирование.
Ошибка третья «Второго меня нет», «Я могу доверять только себе».
В таком случае предприниматель, обычно, верно оценивает значимость «деталей», но считает, что эффективно может работать только его личный клон. И продолжает ваять тексты, вести календарь, социальные сети, контролировать курьеров, общаться с водителями.
Времени на вдумчивое стратегическое управление не остается.
Семья, хобби, отдых? Нет, не слышали.
Ошибка четвертая «Доверяй, но проверяй».
Предыдущая ошибка в кубе. Предприниматель понимает важность деталей и даже нанимает компетентного сотрудника. Но продолжает контролировать все, что контролировал ранее (смотри пункт 3). Дополнительно под контроль попадает еще работа ассистента.
Результат предсказуемый — отсутствие стратегического управления и личной жизни.
Ошибка пятая «Помощником может работать любой…».
Противоположная крайность, когда предприниматель нанимает на должность ассистента случайного человека или повышает кого-то из специалистов без учета характеристик, которыми должен обладать личный помощник.
Какую бы из перечисленных ошибок не допускал владелец бизнеса, результат всегда одинаковый:
— Производительность труда падает.
— Сотрудники начинают работать методом «затыкания дыр». Какое здесь развитие? Надо хотя бы оставаться на плаву.
— Происходит выгорание — пропадает интерес (у руководителя, у подчиненных).
— Компания перестает развиваться и уходит в убыток.
— Партнеры выбирают более расторопных конкурентов, у которых отлажены все процессы, даже самые незначительные (на первый взгляд).
Чтобы избежать негативных последствий важно грамотно подходить к поиску личного ассистента.
Помощник как правая рука руководителя должен обладать следующими качествами:
- эмоциональный контроль — если ассистент умеет управлять эмоциями, он легко сможет противостоять стрессу, форс-мажорам, с легкостью выходить из затруднительных ситуаций.
- адаптивность — ассистент должен быть гибким и приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам,
- желание и умение учиться — ассистент должен быть открыт для любой новой информации. Решили изменить сферу с импорта на экспорта — не вопрос, освоит.
|
Закажите бесплатную консультацию, которая поможет определить пул кадровых задач и подходящую стратегию.
|
Получить консультацию
|
Какие задачи можно поручить ассистенту?
Рутинные бизнес-задачи
- вести календарь встреч
- организовать рабочее место
- составить протокол совещаний и встреч
- составить документы, письма, таблицы
- найти информацию
- провести несложные аналитические расчеты, свести отчетность
- курировать офис-менеджмент
- оказать тревел-поддержку
Профессиональные задачи
- контролировать и управлять персоналом (в том числе руководителями подразделений)
- подбирать персонал
- планировать день руководителя
- коммуницировать с партнерами, принимать решения (в зоне согласованной суммы контрактных обязательств)
Личные
- организовать питание
- оплатить счета
- выбрать подарки коллегам и родственникам
- поздравить с днем рождения и другими праздниками близких
- организовать личное путешествие или личную встречу
Да, ассистент может поздравить с днем рождения важного партнера, выбрать лучший отель Турции для семейного отдыха, предусмотреть меню для торжественного ужина (исключив то, что вы не едите или на что у вас аллергия) и даже подобрать нужные слова для того, чтобы извиниться перед близким человеком.
Великий и могучий. Рельсы компании.
Возможно, вы в недоумении? Разве помощник должен делать все это? И неужели правая рука руководителя будет и решения принимать, и обед заказывать?
И да, здесь важно пояснить, что на уровне терминологии ассистенты бывают:
1. Личные
2. Административные
3. Управленческие
4. Секретари, этикет-ассистенты.
А круг обязанностей определяете только вы сами. Ваш идеальный кандидат может соединять в себе все 4 вида, или помогать только с одной-двумя самыми сложными (или рутинными) задачами.
Например, если вы кайфуете от выбора цветов для близких и заряжаетесь от этого энергией, то занимайтесь флористикой со спокойной душой. Ассистент возьмет на себя другие заботы, а на выбор цветов высвободит время. Вы получите ресурсное состояние, что позволит с энтузиазмом включиться в стратегическую работу.
При этом, ассистент — это склад характера. Карьерный рост помощника может быть от личного (несложные задачи) до управленческого (фактически коммерческий директор), но это человек, который не возьмет бразды правления в свои руки, не «подсидит», потому что его интересы и компетенции позволяют ему идеально справляться с ролью именно «второй скрипки» и получать в этом удовлетворение и ресурс.
Такое возможно? Да. Именно таких людей по складу характера и амбициям ищет ассоциация Бизнес-Репетитор, докручивает, адаптирует.
Мы поможем проанализировать и понять, какой именно сотрудник требуется в вашу команду, какие задачи требуют делегирования. И исходя из запроса будем искать человека.
Особенности отбора
- Первичное собеседование. Проверка на общую адекватность.
- Тестовое задание. Проверка на компетенции.
- Адаптация под реалии и требования клиента.
Если человек потенциально может стать эффективным ассистентом, наши специалисты это видят на первичном собеседовании и тестировании и «докручивают» необходимые навыки путем обучения.
Например, вы знаете, что при найме сотрудников/поиске партнеров следует учитывать не только человеческие качества и профессиональные навыки в той или иной области, но и тип руководства — подбирать тех людей в команду, у которых сильно то, что у слабо у вас? А мы не только это знаем, но и применяем. И учим кандидатов использовать данный подход.
В итоге сотрудник готов приступить к своим обязанностям с первой минуты работы. Вам не надо «передавать дела» и тратить время на налаживание коммуникации и взаимодействия нового члена команды с другими работниками.
Чему мы учим помощников и проверяем при подборе
1. Человеческие навыки — умение хорошо общаться с другими членами команды и понимать, как завязывать и строить долгосрочные отношения. В том числе это выражается в своевременной, четкой, ясной коммуникации.
2. Умение учиться — навык получения новых знаний в условиях неопределенности, умение отойти от того «что я уже знаю» и попробовать научиться чему-то новому, чтобы выполнить задачу.
3. Рабочая этика — умение быть надежным и исполнительным, выполнять обязательства и соблюдать дедлайны, а если не получается, вовремя это коммуницировать.
4. Желание — внутренняя мотивация что-то делать, потому что это важно, интересно, прикольно, вызывает энтузиазм или по какой-либо другой причине. На самом деле, что именно создает желание — тема непростая и на этот счет многие организационные психологи спорят до сих пор. Но когда такое желание у человека есть, это сразу видно и становится важным фактором при отборе.
5. Критическое мышление — комплекс ключевых навыков грамотного суждения и принятия самостоятельных решений. А в случае, если данных для принятия решения недостаточно — это также навык спрашивать и добывать информацию, которая необходима.
К критическому мышлению приписываем еще два важных навыка, сочетание которых показывает человека в очень позитивном для найма ключе:
6. Навык принимать решения на основе данных (сбор, очистка, анализ, выводы из данных)
7. Навык принимать решения на основе взаимодействия с людьми (эмпатия, интервью, опросы, интуиция)
Почему Ассоциация Бизнес-Репетитор?
Мы занимаемся подбором управленческого персонала уже более 10 лет.
- Опыт. За это время мы подобрали более 350 личных помощников. 60% из них продолжают свою работу. Знаем нюансы и специфику сотрудников для 125 разных ниш. Предусмотрим даже то, что не приходит в голову вам.
- Скорость. Этап отбора отлажен годами. Только рабочее и эффективное тестирование. Грамотно составленные вакансии позволяют привлечь самых достойных кандидатов, и оперативно продолжить отбор.
- Собственная школа персональных помощников. Ассоциация Бизнес-Репетитор обучает soft skills. В штате компании более 50 потенциально успешных ассистентов.
- Выгода. Если по каким-то причинам вы не найдете общего языка с помощником, бесплатно заменим кандидата в течение трех месяцев.
Если вы устали мечтать о клонировании
Если вы не готовы нанимать рекрутера по подбору административного персонала в штат (и платить ему зарплату от 60 000 рублей ежемесячно)
Если вам давно пора заняться стратегическим управлением и увеличить доходность компании в двое, а то и втрое за счет грамотного делегирования (как вариант — где-нибудь на теплых островах, в кругу семьи), то
Отправляйте заявку на подбор личного ассистента!
Первые кандидаты — уже через 2–3 дня. Стоимость услуги: 30 000 рублей подбор и адаптация одного сотрудника в течение месяца.
Получить консультацию
Адекватность кандидатов гарантируем.
Бизнес — сложный механизм, который неразрывно связан с взлетами, падениями, преодолением сложностей, выходом из зоны комфорта, триумфов побед. И делать это в компании единомышленника комфортнее, эффективнее и дешевле!