На руководителе в малом бизнесе часто лежит множество задач, порой не связанных с процессом управления:
- подбор сотрудников;
- администрирование офиса;
- поиск клиентов;
- анализ рекламных каналов;
- закупка рекламы;
- замена заболевших работников;
- обучение персонала;
- непосредственное участие в производственных процессах;
- ведение учётной документации;
- контроль качества продукта;
- и другие.
Зачастую такое положение дел связано не столько с невозможностью нанять нового сотрудника, сколько с неумением делегировать, боязнью потерять контроль при выходе из рутинных процессов, а также установками, что те или иные задачи нельзя делегировать. Результат: собственник в работе 24/7, страдает личная жизнь и здоровье, а прибыль всё равно едва покрывает расходы.
Переломить ситуацию поможет наём бизнес-ассистента. Когда пора нанимать бизнес-ассистента:
-
Когда у руководителя нет времени на планирование, организационные вопросы и управленческие задачи. Управляющий, как капитан корабля: должен стоять у руля, смотреть вперёд и направлять судно к цели. Если вместо этого он будет драить палубу с матросами, берега команда не увидит. Для процветания любого бизнеса необходимо оперативно реагировать на внешние и внутренние факторы, следить за ресурсами и не забывать о целях компании. Бизнес-ассистент заберёт на себя текучку (удаление повторяющихся задач, ведение списка дел, мелкие административные и организационные задачи) и позволит высвободить время для стратегических вопросов.
-
Когда управляющий регулярно занимается административными задачами. В небольшом офисе или с малым числом сотрудников закупка воды и канцелярии, приём звонков и другие вопросы могут забирать не так уж и много времени. Нанимать отдельного сотрудника на ставку офис-менеджера в такой ситуации нецелесообразно, но такие задачи тратят много времени и энергии. Отвлекаясь на них, вы отвлекаетесь от основных задач, и включение обратно требует дополнительных затрат времени и усиленной концентрации. Но административная функция, в числе прочих, легко укладывается в обязанности бизнес-ассистента.
-
Когда планируется масштабирования бизнеса. Подготовка к масштабированию, оптимизация и разработка новых бизнес-процессов требуют пристального внимания собственника. Бизнес-ассистент, вовлечённый в бизнес-процессы, возьмёт на себя часть контроля за внедряемыми изменениями, что позволит собственнику не терять концентрацию, действовать не в режиме недостатка времени и минимизировать ошибки при перестройке процессов.
-
Когда собственник вечно занят «тушением пожаров». Невыполненные в срок задачи или выполненные некорректно задачи приводят к срыву сроков, не во-время подписанные документы – к поиску новых поставщиков, проигнорированные заявки и вопросы заказчиков - к простоям. Если регулярно возникают непредвиденные ситуации, решить которые может только владелец, значит, есть систематические ошибки в неправильно выстроенных или вовсе не выстроенных бизнес-процессах. Управляющему в таком случае стоит отстраниться от операционки и заняться организационными вопросами. И если у него нет на это времени, потому что он тушит пожары, на помощь придёт бизнес-ассистент, который займёт роль пожарного.
Задачи бизнес-ассистента
Обучая делегированию, мы предлагаем управляющим в течение недели записывать абсолютно все выполняемые задачи, а после распределить всё записанное на категории: «нужно делегировать», «можно делегировать», «нельзя делегировать». В последней колонке нередко оказываются задачи, которые на самом деле можно и нужно делегировать. Владельцы бизнеса часто удивляются, когда узнают, что бизнес-ассистенту можно поручить выполнение бухгалтерских задач: отчёты о расходах, выставление счетов, ведение бухгалтерского учёта.
Сложно держать всё в своих руках, потому предприниматели-одиночки, решающие все административные задачи самостоятельно, обречены на провал.
Один из базовых навыков бизнес-ассистента: организация и планирование. В рамках этой компетенции помощник руководителя занимается логистикой дня руководителя: составляет расписание, учитывая время на дорогу; напоминает о задачах и согласованных встречах; подтверждает участие в мероприятиях и встречах, отправляет ссылки на онлайн-встречи и совещания. Результат: предпринимателю не нужно держать всё в голове, он может сосредоточится на стратегических задачах и не отвлекаться на мелкие вопросы.
Бизнес-ассистент может совмещать роли секретаря, личного помощника и ассистента руководителя. Как помощник по бизнесу он может брать на себя три функции:
-
Административную. Если в компании пока нет места для администратора или офис-менеджера или нагрузки слишком много для текущего сотрудника, но недостаточно для двоих, ассистенту можно поручить:
-
Закупку расходных материалов, инвентаря, техники и офисной мебели.
-
Ведение документооборота.
-
Организацию переговоров, мероприятий, рабочих мест.
-
Работу со входящей информацией (звонки, письма).
-
Уведомление сотрудников о новых документах, организационных изменениях, внутренних мероприятиях.
-
Исполнительную. Ассистент может брать на себя возникающие разовые задачи или выполнять регулярные работы, для которых пока нет возможности или нецелесообразно нанять отдельного специалиста:
-
Составление ежемесячных отчётов.
-
Проведение переговоров (когда работает не первый месяц).
-
Создание презентации.
-
Управление. Бизнес-ассистент, в отличие от секретаря или личного помощника погружается в бизнес-процессы и может брать на себя задачи планирования, организационные, мотивационные и контроля:
-
Отслеживание хода работ.
-
Планирование мероприятий и графика руководителя.
-
Инструктаж сотрудников о новых заданиях.
-
Контроль выполнения задач соответственно плану.
На старте бизнес-ассистент может выполнять личные поручения руководителя и секретарские задачи: заказывать столики в ресторане для бизнес и частных встреч, бронировать гостиницы для рабочих поездок и отдыха, вести документацию и оформлять визы. По мере роста бизнеса за помощником руководителя закрепляются обязанности, не позволяющие уделять время ролям секретаря и личного ассистента.
Ваш ассистент не справляется с решением бизнес-задач?
Поможем развить личного помощника до профессионального бизнес-ассистента!
Бизнес-ассистент – это вертикальная должность. Карьерный трек позволяет помощнику руководителя вырасти в ассистента по развитию бизнеса, руководителя отдела, заместителя генерального директора, директора по развитию, операционного директора или до другой руководящей должности.
Неделя с Бизнес-ассистентом и без
Продемонстрируем на типичных бизнес-процессах:
-
Какие действия предпринимает руководитель, работающий самостоятельно.
-
Как выстроена совместная работа руководителя и бизнес-ассистента.
-
Как делегировать без потери контроля над процессами компании.
Бизнес-процесс «Проведение совещаний и постановка задач сотрудникам»
Рассмотрим список действий, совершаемых в рамках бизнес-процесса:
|
Составление графика совещаний |
|
|
Подготовка к совещанию |
|
|
Проведение совещания |
|
|
Постановка задач сотрудникам |
|
|
Контроль выполнения работ согласно плану |
|
Без бизнес-ассистента все перечисленные действия на руководителе. Показываем, что меняется при работе с помощником.
|
Что делает руководитель |
Что делает ассистент |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Бизнес-процесс «Поиск исполнителя»
Рассмотрим ещё один пример работы предпринимателя над бизнес-процессом совместно с бизнес-ассистентом и без него.
|
Выявление задач, на выполнения которых не хватает времени или компетенции текущих сотрудников |
|
|
Поиск исполнителя |
|
|
Постановка задач сотрудникам и контроль качества и сроков |
|
|
Коммуникации с исполнителями-фрилансерами |
|
Рассмотрим, какие из перечисленных действий может взять на себя бизнес-ассистент.
|
Что делает руководитель |
Что делает ассистент |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
Бизнес-ассистент – это правая рука руководителя и помощник в управлении бизнесом. Он помогает высвободить время и энергию руководителя для организаторских и управленческих целей, что позитивно влияет на развитие бизнеса.
Продуктивность руководителя напрямую зависит от того, как работает ассистент. Рабочий день руководителя, загрузка делами, время в пути, посещение совещаний и мероприятий, состояние бодрости или усталости, наличие времени для спортзала, отдыха и личной жизни – всё зависит от того, как ассистент спланировал график.
Бизнес-ассистент берёт на себя часть задач по планированию, управлению, организации и контролю, что даёт руководителю возможность сосредоточиться на вопросах развития. Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия. Высококвалифицированные специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, «докрутить» задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не всё, на что способен ассистент.
Даже если вам кажется, что вы всё знаете и сможете сделать сами, то не прогадаете в найме такого сотрудника. Нет фиксированного списка задач, который необходимо делегировать. Вы сами выбираете задачи для передачи ассистенту. Не любите составлять таблицы и вести документацию? Ищите помощника, который любит. Оставляйте себе задачи, выполнение которых приносит удовольствие, вдохновляет и заряжает вас энергией, отдавайте то, что заставляете себя выполнять.
Ассоциация «Бизнес-репетитор» поможет вам найти именно вашего ассистента и незаменимого помощника в бизнесе. Разработаем индивидуальную методологию подбора под вашу бизнес-модель и компетенции. Поможем в организации и проведении первичной адаптации. Найдём ассистента, который с удовольствием будет выполнять задачи, которые вы сами делать не хотите.
Доверьте подбор компетентного бизнес-ассистента команде профессионалов, которая сэкономит ваше время и подберёт целевого кандидата. Мы не только находим «идеального помощника», но и проведём его обучение и адаптацию, чтобы вы получили максимально полезного ассистента.
Поделиться:
