Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

5 апреля 2025 9:39

// Время чтения: 7 минут

Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

Традиционно выделяют четыре базовые функции руководителя: планирование, организация, управление и контроль. На практике в зависимости от размера компании, отрасли и других факторов круг обязанностей управленца может быть существенно больше. И если на старте бизнеса вовлечённость собственника во все бизнес-процессы оправдана, то по мере роста организации излишняя концентрация управляющего на операционке становится препятствием на пути к масштабированию, увеличению прибыли и развитию компании.

Разбираемся: как работа бизнес-ассистента влияет на работу компании и развитие бизнеса, какие задачи можно передать помощнику и как делегировать без потери чувства контроля.

На руководителе в малом бизнесе часто лежит множество задач, порой не связанных с процессом управления:

подбор сотрудников;
администрирование офиса;
поиск клиентов;
анализ рекламных каналов;
закупка рекламы;
замена заболевших работников;
обучение персонала;
непосредственное участие в производственных процессах;
ведение учётной документации;
контроль качества продукта;
и другие.

Зачастую такое положение дел связано не столько с невозможностью нанять нового сотрудника, сколько с неумением делегировать, боязнью потерять контроль при выходе из рутинных процессов, а также установками, что те или иные задачи нельзя делегировать. Результат: собственник в работе 24/7, страдает личная жизнь и здоровье, а прибыль всё равно едва покрывает расходы.

Переломить ситуацию поможет наём бизнес-ассистента. Когда пора нанимать бизнес-ассистента:

Когда у руководителя нет времени на планирование, организационные вопросы и управленческие задачи. Управляющий, как капитан корабля: должен стоять у руля, смотреть вперёд и направлять судно к цели. Если вместо этого он будет драить палубу с матросами, берега команда не увидит. Для процветания любого бизнеса необходимо оперативно реагировать на внешние и внутренние факторы, следить за ресурсами и не забывать о целях компании. Бизнес-ассистент заберёт на себя текучку (удаление повторяющихся задач, ведение списка дел, мелкие административные и организационные задачи) и позволит высвободить время для стратегических вопросов.
Когда управляющий регулярно занимается административными задачами. В небольшом офисе или с малым числом сотрудников закупка воды и канцелярии, приём звонков и другие вопросы могут забирать не так уж и много времени. Нанимать отдельного сотрудника на ставку офис-менеджера в такой ситуации нецелесообразно, но такие задачи тратят много времени и энергии. Отвлекаясь на них, вы отвлекаетесь от основных задач, и включение обратно требует дополнительных затрат времени и усиленной концентрации. Но административная функция, в числе прочих, легко укладывается в обязанности бизнес-ассистента.
Когда планируется масштабирования бизнеса. Подготовка к масштабированию, оптимизация и разработка новых бизнес-процессов требуют пристального внимания собственника. Бизнес-ассистент, вовлечённый в бизнес-процессы, возьмёт на себя часть контроля за внедряемыми изменениями, что позволит собственнику не терять концентрацию, действовать не в режиме недостатка времени и минимизировать ошибки при перестройке процессов.
Когда собственник вечно занят «тушением пожаров». Невыполненные в срок задачи или выполненные некорректно задачи приводят к срыву сроков, не во-время подписанные документы – к поиску новых поставщиков, проигнорированные заявки и вопросы заказчиков - к простоям. Если регулярно возникают непредвиденные ситуации, решить которые может только владелец, значит, есть систематические ошибки в неправильно выстроенных или вовсе не выстроенных бизнес-процессах. Управляющему в таком случае стоит отстраниться от операционки и заняться организационными вопросами. И если у него нет на это времени, потому что он тушит пожары, на помощь придёт бизнес-ассистент, который займёт роль пожарного.

Задачи бизнес-ассистента

Обучая делегированию, мы предлагаем управляющим в течение недели записывать абсолютно все выполняемые задачи, а после распределить всё записанное на категории: «нужно делегировать», «можно делегировать», «нельзя делегировать». В последней колонке нередко оказываются задачи, которые на самом деле можно и нужно делегировать. Владельцы бизнеса часто удивляются, когда узнают, что бизнес-ассистенту можно поручить выполнение бухгалтерских задач: отчёты о расходах, выставление счетов, ведение бухгалтерского учёта.

Сложно держать всё в своих руках, потому предприниматели-одиночки, решающие все административные задачи самостоятельно, обречены на провал.

Один из базовых навыков бизнес-ассистента: организация и планирование. В рамках этой компетенции помощник руководителя занимается логистикой дня руководителя: составляет расписание, учитывая время на дорогу; напоминает о задачах и согласованных встречах; подтверждает участие в мероприятиях и встречах, отправляет ссылки на онлайн-встречи и совещания. Результат: предпринимателю не нужно держать всё в голове, он может сосредоточится на стратегических задачах и не отвлекаться на мелкие вопросы.

Бизнес-ассистент может совмещать роли секретаря, личного помощника и ассистента руководителя. Как помощник по бизнесу он может брать на себя три функции:

Административную. Если в компании пока нет места для администратора или офис-менеджера или нагрузки слишком много для текущего сотрудника, но недостаточно для двоих, ассистенту можно поручить:

Закупку расходных материалов, инвентаря, техники и офисной мебели.
Ведение документооборота.
Организацию переговоров, мероприятий, рабочих мест.
Работу со входящей информацией (звонки, письма).
Уведомление сотрудников о новых документах, организационных изменениях, внутренних мероприятиях.

Исполнительную. Ассистент может брать на себя возникающие разовые задачи или выполнять регулярные работы, для которых пока нет возможности или нецелесообразно нанять отдельного специалиста:

Составление ежемесячных отчётов.
Проведение переговоров (когда работает не первый месяц).
Создание презентации.

Управление. Бизнес-ассистент, в отличие от секретаря или личного помощника погружается в бизнес-процессы и может брать на себя задачи планирования, организационные, мотивационные и контроля:

Отслеживание хода работ.
Планирование мероприятий и графика руководителя.
Инструктаж сотрудников о новых заданиях.
Контроль выполнения задач соответственно плану.

На старте бизнес-ассистент может выполнять личные поручения руководителя и секретарские задачи: заказывать столики в ресторане для бизнес и частных встреч, бронировать гостиницы для рабочих поездок и отдыха, вести документацию и оформлять визы. По мере роста бизнеса за помощником руководителя закрепляются обязанности, не позволяющие уделять время ролям секретаря и личного ассистента.

Ваш ассистент не справляется с решением бизнес-задач?
Поможем развить личного помощника до профессионального бизнес-ассистента!

Бизнес-ассистент – это вертикальная должность. Карьерный трек позволяет помощнику руководителя вырасти в ассистента по развитию бизнеса, руководителя отдела, заместителя генерального директора, директора по развитию, операционного директора или до другой руководящей должности.

Неделя с Бизнес-ассистентом и без

Продемонстрируем на типичных бизнес-процессах:

Какие действия предпринимает руководитель, работающий самостоятельно.
Как выстроена совместная работа руководителя и бизнес-ассистента.
Как делегировать без потери контроля над процессами компании.

Бизнес-процесс «Проведение совещаний и постановка задач сотрудникам»

Рассмотрим список действий, совершаемых в рамках бизнес-процесса:

Составление графика совещаний	Изучить график руководителя, выбрать даты и время для совещаний с руководителями подразделений / командами. Разослать график сотрудникам, дождаться подтверждений. При необходимости согласовать новые даты и время. Утвердить график совещаний, донести его до всех причастных.
Подготовка к совещанию	Формулировка и приоритизация вопросов, рассматриваемых на совещании. Составление плана совещания. Донесение вопросов мероприятия до участников. Сбор подтверждений о готовности к совещанию и присутствии.
Проведение совещания	Проведение совещания согласно плану. Контроль времени, отведённого на каждый вопрос. Фиксация ключевых моментов и задач в гугл-документах, crm-системах, таск-трекерах. Подведение итогов. Фиксация итогов в гугл-документах для дальнейшей постановки задач.
Постановка задач сотрудникам	Распределение задач по сотрудникам. Составление плана работ. Рассылка задач и плана работ сотрудникам. Мониторинг подтверждений о получении планов. Сбор подтверждений, предложений и возражений по разосланным планам. Согласование и утверждение рабочего плана.
Контроль выполнения работ согласно плану	Отправка запросов о текущем ходе работ. Сбор ответов, если есть отставания от графика, то уточнение причин. При необходимости согласование и утверждение нового плана работ. Повторение цикла «отправка-сбор ответов- согласование и утверждение» до завершения работ.

Без бизнес-ассистента все перечисленные действия на руководителе. Показываем, что меняется при работе с помощником.

Что делает руководитель	Что делает ассистент
Ставит задачу ассистенту о составлении графика совещаний. Утверждает график совещаний, составленный бизнес-ассистентом.	Изучает график руководителя, выбирает свободное время для совещаний. Рассылает руководителям подразделений / командам / сотрудникам сообщение с временными интервалами, в которые можно провести совещания. Отслеживает ответы, ведёт переписку для согласования времени совещаний. Составляет график совещаний. Приносит руководителю подготовленный график совещаний на утверждение. Рассылает всем причастным утверждённый график совещаний. Собирает подтверждения об изучении графика совещаний.
Ставит задачу ассистенту задачу составить план совещания. Утверждает принесённые ассистентом план или вносит корректировки.	Уточняет и предлагает вопросы, которые нужно рассмотреть в рамках совещания. Рассылает список вопросов всем участникам. Уточняет, сколько времени потребуется участникам на раскрытие вопросов. Составляет план совещания. Приносит план совещания руководителю. Доносит утверждённый план до участников. Собирает подтверждение участия и ознакомления с планом.
Проводит совещание по подготовленному ассистентом плану. Получает документ, резюмирующий ход и итоги совещания.	Следит, чтобы участники укладывались в отведённые временные промежутки. Фиксирует все возникшие по ходу предложения и задачи. Конспектирует ход совещания. По завершении совещания составляет документ в установленной компанией форме с резюме совещания. Отсылает резюме совещания руководителю.
Ставит ассистенту задание распределить выявленные на совещании задачи между сотрудниками. Получает план выполнения работ с указанием ответственных.	Определяет приоритетность задач. Рассылает уведомления сотрудниками о новых задачах. Получает ответы о: взятии заданий в работу, необходимости корректировок, невозможности взяться за выполнение. С учётом ответов составляет план выполнения задач сотрудниками. Отправляет план на рассмотрение руководителю. Доносит согласованный план выполнения задач до сотрудников. Контролирует выполнение заданий.
Ставит ассистенту задачу контролировать ход работ и отчитываться о результатах. Получает и изучает присылаемые ассистентом раз в неделю отчёты.	Отправляет запросы о текущем ходе работ. Собирает ответы, если есть отставания от графика, то уточняет причины. При необходимости согласование и утверждение нового плана работ. Повторение цикла «отправка-сбор ответов- согласование и утверждение» до завершения работ. Предоставление отчётов в установленной компании форме в заявленный промежуток времени (например, отчёты предоставляются еженедельно по пятницам до 15.00 мск).

Бизнес-процесс «Поиск исполнителя»

Рассмотрим ещё один пример работы предпринимателя над бизнес-процессом совместно с бизнес-ассистентом и без него.

Выявление задач, на выполнения которых не хватает времени или компетенции текущих сотрудников	Отслеживание «повисших» задач. Поиск ответственных за невыполненные работы. Выявление причин, из-за которых поручения выполняются с задержкой или некорректно. Составление списка задач и процессов, на выполнение которых не хватает человеческих ресурсов.
Поиск исполнителя	Определение портрета идеального исполнителя (фрилансера или постоянного сотрудника). Составление текста вакансии. Составление тестового задания, для оценки навыков кандидатов. Поиск площадок для размещения объявление о поиске исполнителя. Размещение вакансии на площадках и контроль своевременной платы за объявления. Мониторинг откликов и первичный отсев. Проведение первичных собеседований. Раздача тестовых заданий для вакансий, требующих проверки знаний и навыков. Сбор и оценка выполненных тестовых заданий. Собеседование с корректно выполнившими задания соискателями. Обсуждение условий с релевантными кандидатами. Выбор исполнителя, согласование условий. Составление договора. Согласование и подписание договора.
Постановка задач сотрудникам и контроль качества и сроков	Обсуждение рабочей задачи с исполнителем. Согласование промежуточных результатов, сроков, способах оценки, KPI. Промежуточный контроль. Обсуждение возникающих проблем. Обсуждения переноса сроков при необходимости. Составления акта принятых работ.
Коммуникации с исполнителями-фрилансерами	Обсуждение задачи и фиксация достигнутых договорённостей. Дополнительные коммуникации для решения возникающих проблем. Контроль выполнения работ согласно графику. Поиск нового исполнителя, если фрилансер пропал со связи. Согласование промежуточных работ. Приёмка итоговой работы. Проведение оплаты за принятую работу. Получение претензии о том, что в платёж не был включён налог. Перевод суммы налога.

Рассмотрим, какие из перечисленных действий может взять на себя бизнес-ассистент.

Что делает руководитель	Что делает ассистент
Получает отчёт о задачах, которые не выполняются из-за нехватки времени или компетенции текущих сотрудников. Ставит задачу о поиске исполнителя для «незакрытых» задач.	Отслеживает «зависшие» задачи. Находит ответственных за невыполненные работы. Узнаёт причины, из-за которых поручения выполняются с задержкой или некорректно. Составляет список задач и процессов, на выполнение которых не хватает человеческих ресурсов. Приносит руководителю отчёт о дефиците человеческих ресурсов.
Утверждает принесённые бизнес-ассистентом портрет исполнителя, текст вакансии и тестовое задание для кандидатов. Согласует отобранные помощником по бизнесу площадки для размещения вакансии и бюджет. Проводит собеседования с прошедшими отбор кандидатами. Обсуждает условия с релевантными кандидатами. Выбирает лучшего соискателя. Подписывает договор.	Составляет: – портрет идеального исполнителя (фрилансера или постоянного сотрудника); – текст вакансии; – тестовое задание, для оценки навыков кандидатов. Находит площадки для размещения объявления о поиске исполнителя. Размещает вакансии на площадках и контролирует своевременную оплату за размещённые объявления. Мониторит отклики и проводит первичный отсев. Проводит первичные собеседования. Раздаёт тестовые задания. Собирает и оценивает выполненные тестовые задания. Согласует и помогает руководителю проводить собеседования с корректно выполнившими задания соискателями. Фиксирует условия релевантных кандидатов. Составляет договор. Приносит договор руководителю на подписание.
Получает отчёты о ходе работ. Принимает выполненную работу. Подписывает акт выполненных работ, принесённый ассистентом.	Передаёт подготовленную и согласованную с руководителем задачу исполнителю, согласует понимание бизнес-роли. Согласовывает промежуточные результаты, сроки, способы оценки, KPI. Отслеживает ход работ, составляет отчёты для руководителя. Решает возникающие проблемы. Переносит сроки при необходимости. Составляет акт выполненных работ.
Изучение предоставляемых отчётов о ходе работ. Согласование промежуточных результатов. Приёмка готовой работы. Согласование переводов за выполненную работу.	Обсуждает задачу и фиксирует достигнутые договорённости. Решает возникающие проблемы. Контролирует выполнение работ согласно графику. Находит нового исполнителя, если фрилансер пропал со связи. Согласовывает промежуточные работы. Предоставляет отчёт о проведённых работах, составляет акты. Проводит оплату за принятую работу. Получает претензии о том, что в платёж не был включён налог. Рассчитывает сумму налога и проводит дополнительный перевод.

Бизнес-ассистент – это правая рука руководителя и помощник в управлении бизнесом. Он помогает высвободить время и энергию руководителя для организаторских и управленческих целей, что позитивно влияет на развитие бизнеса.

Продуктивность руководителя напрямую зависит от того, как работает ассистент. Рабочий день руководителя, загрузка делами, время в пути, посещение совещаний и мероприятий, состояние бодрости или усталости, наличие времени для спортзала, отдыха и личной жизни – всё зависит от того, как ассистент спланировал график.

Бизнес-ассистент берёт на себя часть задач по планированию, управлению, организации и контролю, что даёт руководителю возможность сосредоточиться на вопросах развития. Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия. Высококвалифицированные специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, «докрутить» задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не всё, на что способен ассистент.

Даже если вам кажется, что вы всё знаете и сможете сделать сами, то не прогадаете в найме такого сотрудника. Нет фиксированного списка задач, который необходимо делегировать. Вы сами выбираете задачи для передачи ассистенту. Не любите составлять таблицы и вести документацию? Ищите помощника, который любит. Оставляйте себе задачи, выполнение которых приносит удовольствие, вдохновляет и заряжает вас энергией, отдавайте то, что заставляете себя выполнять.

Ассоциация «Бизнес-репетитор» поможет вам найти именно вашего ассистента и незаменимого помощника в бизнесе. Разработаем индивидуальную методологию подбора под вашу бизнес-модель и компетенции. Поможем в организации и проведении первичной адаптации. Найдём ассистента, который с удовольствием будет выполнять задачи, которые вы сами делать не хотите.

Доверьте подбор компетентного бизнес-ассистента команде профессионалов, которая сэкономит ваше время и подберёт целевого кандидата. Мы не только находим «идеального помощника», но и проведём его обучение и адаптацию, чтобы вы получили максимально полезного ассистента.

Поделиться: