Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

Бизнес-процессы  управления и контроля

Отправка ТЗ инженеру

Бизнес-ассистент:

- ведёт коммуникацию с инженерами;

- устанавливает сроки;

- пишет ТЗ;

- согласовывает ТЗ с руководителем;

- передаёт ТЗ инженеру;

- утверждает дальнейшие действия с руководителем (например, отправлено ТЗ инженеру на основе брифа, где ответы на все 50 вопросов брифа заполнены подробно)

Запоминание договорённостей, самостоятельная постановка задач

Бизнес-ассистент:

- присутствует на встречах с клиентами, партнёрами;

- фиксирует договорённости, документирует переговоры;

- высылает документ с итогами переговоров руководителю;

- по итогам переговоров ставит задачи сотрудникам с указанием сроков выполнения;

- высылает список задач и собирает от сотрудников письменные подтверждения об ознакомлении с документом, подтверждение сроков; 

- производит контроль выполнения поставленных задач;

- ведёт отчёт о ходе выполненных работ и высылает руководителю на ознакомление (например, каждый месяц до 31 числа 12.00 мск отчёт загружается на google диск в папку “Отчёты за период”)

Составление письма компании посреднику 

Бизнес-ассистент:

- формирует письмо, исходя из потребностей руководителя и высылает с рабочей почты компании посреднику;

- мониторит ответы посредников, предоставляя данные руководителю (например, мониторит каждые 2 дня ответ от компании посредника и собирает ответы в одну таблицу, изучает ответы, рекомендует руководителю, с кем из подрядчиков стоит провести переговоры в первую очередь)

Переписка с заводом производителем по новому направлению (обсуждение ассортимента, цен)

Бизнес-ассистент:

- уточняет у руководителя вводные проекта;

- определяет направление, фиксирует, какие вопросы необходимо решить с производителем;

- ведёт переписку, переговоры с производителем по ассортименту, ценам;

- фиксирует предварительные договорённости;

 - передаёт данные руководителю для принятия решения;

- после принятия решения готовит документы для заключения соглашения о сотрудничестве;

- передаёт документы на утверждение руководителю.

Письмо международным логистам с запросом на разъяснение их документов  

Бизнес-ассистент:

- выясняет все непонятные моменты, запрашивает разъяснения у логистической компании;

- мониторит ответ;

- представляет результат руководителю в виде понятного, правильно оформленного в соответствии с правилами компании, документа. (Например, документ должен быть размещен на google диске в папке “Логистика”, название соответствует названию логистической компании  с указанием даты создания документа, шрифт Times New Roman 12, структура документа должна содержать заголовки и подзаголовки, документ должен быть пронумерован, все термины разъяснены, доступ к документу открыт всем заинтересованным лицам, просматриваем на мобильном устройстве, планшете, выделены абзацы, оставлены интервалы и прочее)

Письмо логисту по подтверждению даты поставки из Китая  

Бизнес-ассистент:

- оформляет письмо по вводным руководителя;

- берёт задачу на контроль, проверяет соблюдение сроков;

- получает ответ - подтверждение от логистов и передаёт руководителю

Запрос новому поставщику в Китае на цену проектной модели для нового крупного клиента

Бизнес-ассистент:

- оформляет и высылает письмо по вводным руководителя;

- контролирует ответ на запрос;

- предоставляет данные руководителю 

Коммуникации с исполнителем о создании сайта (затем по доработке дизайна сайта) 

Бизнес-ассистент:

- проводит подбор исполнителя на фрилансе;

- пишет ТЗ по проекту создания сайта;

- утверждает ТЗ у руководителя (вводные, структуру, сроки);

- ведёт проект от начала до конца, контролируя сроки исполнения,  согласовывая ключевые решения с руководителем;

- принимает проект совместно с руководителем ( при необходимости внося правки, отправляет на доработку, учитывает все нюансы проекта, согласно ТЗ) 

Добавление в CRM новых индивидуальных моделей товара

Бизнес-ассистент:

- проводит анализ рынка;

- устанавливает критерии продаваемых товаров;

-  разрабатывает собственные модели по вводным руководителя;

- размещает в CRM 

Работа в CRM -  распределение клиентов по менеджерам по продажам  

Бизнес-ассистент применяет индивидуальный подход к клиентам и самостоятельно подбирает менеджера, исходя из психотипа каждого

Делегирование обязанностей фрилансерам

Бизнес-ассистент:

- ведёт поиск и подбор фрилансеров для делегирования им функций и задач;

- пишет ТЗ;

- следит за сроками и контролирует исполнение

В связи с загруженностью руководителя  перенос важного совещания

Бизнес-ассистент;

- уточняет необходимую информацию у руководителя, запрашивает задачи;

- самостоятельно проводит переговоры;

- предоставляет полный доклад по переговорам руководителю

Руководитель готовит презентацию проекта для партнёров

Бизнес-ассистент:

- собирает всю необходимую информацию, документацию по проекту;

- оговаривает с руководителем основные моменты, на которые нужно обратить внимание;

- составляет структуру презентации и согласовывает с руководителем;

- дорабатывает презентацию, направляет руководителю на согласование;

- устраняет недоточёты, указанные руководителем;

- предоставляет готовую к использованию презентацию в установленный срок 

После переговоров с партнёрами необходимо внести изменения в проект

Бизнес-ассистент:

- присутствует на переговорах с парнёрами вместе с руководителем;

- фиксирует ход переговоров, все договорённости;

- после переговоров предоставляет руководителю документально зафиксированный ход переговоров, где также зафиксированы изменения, которые необходимо внести в проект;

- передаёт руководителю на согласование;

- после согласования запрашивает у руководителя срок, в который необходимо внести изменения в проект (например, внести изменения, зафиксировать в договоре, предоставить договор на подписание партнёрам 20 августа 2023 до 14.00 мск);

- к установленному сроку вносит все изменения в проект, готовит договора и предоставляет всем сторонам на ознакомление и далее на подписание договорённостей

Контролировать сроки и выполнение договорённостей участниками в рамках проекта

Бизнес-ассистент:

- информирует с рабочей почты всех участников проекта о соблюдении договорённостей и  установленных сроков исполнения (например, прописывает с рабочей почты в письме “срок завершения всех задач по проекту, подробный отчет необходимо предоставить не позднее 10.00 мск  20 декабря 2023. Промежуточные результаты выполнения работ необходимо предоставлять в письменном виде каждое 5-е число текущего месяца до 12.00 мск”);

- запрашивает письменное подтверждение от всех участников об ознакомлении с проектом и подтверждение сроков;

- вносит задачи в программное обеспечение, сроки в график, календарь для дальнейшего контроля;

- контролирует работу, промежуточные сроки, запрашивает информацию от участников проекта о ходе проводимых работ;

- в сроки, установленные договором/соглашением запрашивает от всех участников конечный результат, продукт проекта;

- собирает всю информацию, делает сводный отчёт (например, создаёт файл на Google диске, куда вносит все выполненные задачи, установленные в рамках проекта, сроки исполнения, исполнителя, конечный результат);

- передаёт отчёт о проделанной работе руководителю (проверяет доступ к файлу, читаемость документа на мобильном устройстве, планшете);

- высылает ссылку на файл руководителю для ознакомления и запрашивает срок, в который руководитель ознакомится и даст свои комментарии или утвердит данный документ

Планирование

Руководитель самостоятельно думает о том, как улучшить процессы в своём бизнесе

Бизнес-ассистент проводит трекинг компании,  модулированность действий руководителя, вносит предложения по увеличению прибыли и масштабированию

Регулярная проверка запланированных звонков и встреч

Бизнес-ассистент:

- контролирует планирование рабочего дня, недели, месяца,  организацию рабочего дня руководителя и сотрудников;

- ведёт календарь и график руководителя;

- поддерживает деловые контакты: ведение переписки, звонки и встречи с партнёрами, клиентами, поставщиками

Руководитель мониторит мероприятия, в которых примет участие

Бизнес-ассистент:

- мониторит мероприятия, которые руководителю были бы интересны (форумы, конференции, мастермайнды и прочее);

- все мероприятия с описанием вносит в календарь руководителя, контролируя загруженность (например, вносятся в календарь по договорённости с руководителем мероприятия на 2 месяца вперёд);

- уведомляет руководителя о внесении мероприятий в календарь;

- назначает с руководителем встречу для согласования мероприятий;

- готовит к встрече подробные описания мероприятий;

- на встрече отвечает руководителю на все вопросы по мероприятиям;

- в ходе беседы корректирует календарь руководителя, фиксирует все дальнейшие пожелания по поводу участия в мероприятиях;

- после встречи составляет график тем для мероприятий и высылает руководителю;

- каждый день ведёт контроль календаря руководителя, напоминает о планах, событиях, предоставляет всю необходимую документацию для участия в мероприятии (например, мероприятие запланировано на 22 августа 2023 15.00 мск. Бизнес-ассистент 21 августа не позднее 18. 00 высылает руководителю напоминание о мероприятии с вложенными файлами или ссылками на документы, необходимыми для данного мероприятия, временем, местом проведения. Запрашивает у руководителя подтверждение об ознакомлении, участии в мероприятии)

Сбор и обработка необходимой информации

Бизнес-ассистент:

- собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию по запросу руководителя;

- предоставляет информацию в готовом виде (в оформленном, согласно правилам компании документе, где понятно прописана вся информация, тезисы, соблюдена структура документа и прочее)

Постановка задач сотрудникам на неделю

Бизнес-ассистент:

- совместно с руководителем формирует план задач на неделю;

- разделяет задачи по приоритетности;

- распределяет задачи по сотрудникам;

- прописывает сроки исполнения;

- контролирует ход выполнения задач, следит за сроками и качеством выполнения;

- собирает информацию, предоставляет подробный отчёт руководителю в конце каждой недели (например, каждую пятницу до 21.00 мск)

НR - процессы

Ведение личных дел сотрудников

Бизнес-ассистент:

- создаёт файлы, вводит данные о сотрудниках в базу данных;

- отслеживает часы, график работы сотрудников

Руководитель ведёт подбор новых сотрудников

Бизнес-ассистент:

- составляет текст вакансии и согласовывает с руководителем;

- публикует и обновляет объявления о вакансиях;

- контролирует своевременную оплату объявления на площадках;

- проводит собеседования и первичный отбор кандидатов;

- составляет, направляет и проверяет тестовые задания кандидатов;

- согласовывает время с руководителем и первично отобранными кандидатами для собеседования

Руководитель создаёт план адаптации новых сотрудников

Бизнес-ассистент:

 - координирует программу адаптации сотрудника, программы ориентации или тренинги;

 - предоставляет доступ сотрудникам к внутренним ресурсам компании;

- контролирует изучение сотрудниками внутренних документов, регламентов, инструкций и прочего

Разговор по расчёту зп с бухгалтерией, выдаче зп сотрудникам

Бизнес-ассистент ведёт таблицу по зп и согласовывает выплаты с бухгалтером и руководителем

Руководитель принимает документы от подчиненных

Бизнес-ассистент:

- осуществляет лично приём заявлений сотрудников компании и иных документов;

- изучает, вносит правки, отправляет на доработку;

- затем передаёт верно оформленные документы на подпись руководителю

Офисные процессы 

Контроль за техническим обеспечением

Бизнес-ассистент формирует и контролирует график обеспечения расходными материалами офиса и оргтехникой (заказ воды, закупка бумаги и иных канцелярских товаров и прочего для нужд компании)

Организация установки программы для всех компьютеров в офисе 

Бизнес-ассистент:

- определяет необходимость установки тех или иных программных обеспечений сотрудникам;

- координирует работу специалиста технической поддержки по установке ПО;

- проверяет исправность работы программ

Личные задачи 

Переписка с клининговой компанией для заказа клининга в квартиру 

Бизнес-ассистент осуществляет поиск клининга под запрос руководителя, анализирует по рекомендациям, отзывам, формирует график и контролирует его соблюдение 

Проведение ресерча в интернете по возможности заказа смартфона из Кореи в Россию 

Рассматривает все варианты, выбирает самый лучший и подходящий 

Поиск нужной модели ноутбука, заказ доставки на дом курьером 

Бизнес-ассистент:

- проверяет соотношение цена/качество;

- проверяет все критерии товара;

- оговаривает доставку;

- контролирует своевременную доставку;

- производит оплату

Оплата подписок и сервисов 

Бизнес-ассистент:

- отслеживает наличие акций, скидок и бонусов;

- контролирует своевременную оплату сервисов и подписок

Звонки и переписки с двумя банками по валютным переводам 

Бизнес-ассистент самостоятельно ведёт переписки, контроль переводов

Планирование отпуска

Бизнес-ассистент:

- обеспечивает Travel-поддержку, поиск и покупку билетов, оформление виз, шенгенов, транспорта.