Бизнес-Репетитор

Управленческий консалтинг

Telegram Whatsapp
+7 (495) 505-50-93
+7 (969) 199 67 99
Заказать звонок
О нас
  • О компании
  • О наставничестве
    • О наставничестве АБР
    • Для кого наставники АБР
    • Виды наставничества АБР
    • Цели наставничества АБР
    • Наш подход наставничества (АБР)
    • Интервью с наставником АБР
  • Эксперты
  • Партнёры
  • Вопрос-ответ
  • Контакты
  • Поиск
Программы
Услуги
Бизнес-роли
Бизнес-консультация
Статьи
Менторские курсы
    О нас
    • О компании
    • О наставничестве
      • О наставничестве АБР
      • Для кого наставники АБР
      • Виды наставничества АБР
      • Цели наставничества АБР
      • Наш подход наставничества (АБР)
      • Интервью с наставником АБР
    • Эксперты
    • Партнёры
    • Вопрос-ответ
    • Контакты
    • Поиск
    Программы
    Услуги
    Бизнес-роли
    Бизнес-консультация
    Статьи
    Менторские курсы
      Telegram Whatsapp Позвонить
      Заказать звонок
      Бизнес-Репетитор
      Telegram Whatsapp Позвонить
      • О нас
        • Назад
        • О нас
        • О компании
        • О наставничестве
          • Назад
          • О наставничестве
          • О наставничестве АБР
          • Для кого наставники АБР
          • Виды наставничества АБР
          • Цели наставничества АБР
          • Наш подход наставничества (АБР)
          • Интервью с наставником АБР
        • Эксперты
        • Партнёры
        • Вопрос-ответ
        • Контакты
        • Поиск
      • Программы
      • Услуги
      • Бизнес-роли
      • Бизнес-консультация
      • Статьи
      • Менторские курсы
      • +7 (495) 505-50-93
        • Назад
        • Телефоны
        • +7 (495) 505-50-93
        • +7 (969) 199 67 99
        • Заказать звонок
      Адрес: Москва, ул. Большая Новодмитровская, 36
      info@biznes-repetitor.ru
      • Главная
      • Статьи
      • Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

      Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

      5 апреля 2025 9:39
      // Управление бизнесом
      Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после

      Традиционно выделяют четыре базовые функции руководителя: планирование, организация, управление и контроль. На практике в зависимости от размера компании, отрасли и других факторов круг обязанностей управленца может быть существенно больше. И если на старте бизнеса вовлечённость собственника во все бизнес-процессы оправдана, то по мере роста организации излишняя концентрация управляющего на операционке становится препятствием на пути к масштабированию, увеличению прибыли и развитию компании.

      Разбираемся: как работа бизнес-ассистента влияет на работу компании и развитие бизнеса, какие задачи можно передать помощнику и как делегировать без потери чувства контроля.


      На руководителе в малом бизнесе часто лежит множество задач, порой не связанных с процессом управления:

      • подбор сотрудников;
      • администрирование офиса;
      • поиск клиентов;
      • анализ рекламных каналов;
      • закупка рекламы;
      • замена заболевших работников;
      • обучение персонала;
      • непосредственное участие в производственных процессах;
      • ведение учётной документации;
      • контроль качества продукта;
      • и другие.

      Зачастую такое положение дел связано не столько с невозможностью нанять нового сотрудника, сколько с неумением делегировать, боязнью потерять контроль при выходе из рутинных процессов, а также установками, что те или иные задачи нельзя делегировать. Результат: собственник в работе 24/7, страдает личная жизнь и здоровье, а прибыль всё равно едва покрывает расходы.

      Переломить ситуацию поможет наём бизнес-ассистента. Когда пора нанимать бизнес-ассистента:

      1. Когда у руководителя нет времени на планирование, организационные вопросы и управленческие задачи. Управляющий, как капитан корабля: должен стоять у руля, смотреть вперёд и направлять судно к цели. Если вместо этого он будет драить палубу с матросами, берега команда не увидит. Для процветания любого бизнеса необходимо оперативно реагировать на внешние и внутренние факторы, следить за ресурсами и не забывать о целях компании. Бизнес-ассистент заберёт на себя текучку (удаление повторяющихся задач, ведение списка дел, мелкие административные и организационные задачи) и позволит высвободить время для стратегических вопросов.

      2. Когда управляющий регулярно занимается административными задачами. В небольшом офисе или с малым числом сотрудников закупка воды и канцелярии, приём звонков и другие вопросы могут забирать не так уж и много времени. Нанимать отдельного сотрудника на ставку офис-менеджера в такой ситуации нецелесообразно, но такие задачи тратят много времени и энергии. Отвлекаясь на них, вы отвлекаетесь от основных задач, и включение обратно требует дополнительных затрат времени и усиленной концентрации. Но административная функция, в числе прочих, легко укладывается в обязанности бизнес-ассистента.

      3. Когда планируется масштабирования бизнеса. Подготовка к масштабированию, оптимизация и разработка новых бизнес-процессов требуют пристального внимания собственника. Бизнес-ассистент, вовлечённый в бизнес-процессы, возьмёт на себя часть контроля за внедряемыми изменениями, что позволит собственнику не терять концентрацию, действовать не в режиме недостатка времени и минимизировать ошибки при перестройке процессов.

      4. Когда собственник вечно занят «тушением пожаров». Невыполненные в срок задачи или выполненные некорректно задачи приводят к срыву сроков, не во-время подписанные документы – к поиску новых поставщиков, проигнорированные заявки и вопросы заказчиков - к простоям. Если регулярно возникают непредвиденные ситуации, решить которые может только владелец, значит, есть систематические ошибки в неправильно выстроенных или вовсе не выстроенных бизнес-процессах. Управляющему в таком случае стоит отстраниться от операционки и заняться организационными вопросами. И если у него нет на это времени, потому что он тушит пожары, на помощь придёт бизнес-ассистент, который займёт роль пожарного.

      Задачи бизнес-ассистента

      Обучая делегированию, мы предлагаем управляющим в течение недели записывать абсолютно все выполняемые задачи, а после распределить всё записанное на категории: «нужно делегировать», «можно делегировать», «нельзя делегировать». В последней колонке нередко оказываются задачи, которые на самом деле можно и нужно делегировать. Владельцы бизнеса часто удивляются, когда узнают, что бизнес-ассистенту можно поручить выполнение бухгалтерских задач: отчёты о расходах, выставление счетов, ведение бухгалтерского учёта.

      Сложно держать всё в своих руках, потому предприниматели-одиночки, решающие все административные задачи самостоятельно, обречены на провал.

      Один из базовых навыков бизнес-ассистента: организация и планирование. В рамках этой компетенции помощник руководителя занимается логистикой дня руководителя: составляет расписание, учитывая время на дорогу; напоминает о задачах и согласованных встречах; подтверждает участие в мероприятиях и встречах, отправляет ссылки на онлайн-встречи и совещания. Результат: предпринимателю не нужно держать всё в голове, он может сосредоточится на стратегических задачах и не отвлекаться на мелкие вопросы.

      Бизнес-ассистент может совмещать роли секретаря, личного помощника и ассистента руководителя. Как помощник по бизнесу он может брать на себя три функции:

      1. Административную. Если в компании пока нет места для администратора или офис-менеджера или нагрузки слишком много для текущего сотрудника, но недостаточно для двоих, ассистенту можно поручить:

        • Закупку расходных материалов, инвентаря, техники и офисной мебели.

        • Ведение документооборота.

        • Организацию переговоров, мероприятий, рабочих мест.

        • Работу со входящей информацией (звонки, письма).

        • Уведомление сотрудников о новых документах, организационных изменениях, внутренних мероприятиях.


      2. Исполнительную. Ассистент может брать на себя возникающие разовые задачи или выполнять регулярные работы, для которых пока нет возможности или нецелесообразно нанять отдельного специалиста:

        • Составление ежемесячных отчётов.

        • Проведение переговоров (когда работает не первый месяц).

        • Создание презентации.


      3. Управление. Бизнес-ассистент, в отличие от секретаря или личного помощника погружается в бизнес-процессы и может брать на себя задачи планирования, организационные, мотивационные и контроля:

        • Отслеживание хода работ.

        • Планирование мероприятий и графика руководителя.

        • Инструктаж сотрудников о новых заданиях.

        • Контроль выполнения задач соответственно плану.

      На старте бизнес-ассистент может выполнять личные поручения руководителя и секретарские задачи: заказывать столики в ресторане для бизнес и частных встреч, бронировать гостиницы для рабочих поездок и отдыха, вести документацию и оформлять визы. По мере роста бизнеса за помощником руководителя закрепляются обязанности, не позволяющие уделять время ролям секретаря и личного ассистента.

      Ваш ассистент не справляется с решением бизнес-задач?
      Поможем развить личного помощника до профессионального бизнес-ассистента!

      Бизнес-ассистент – это вертикальная должность. Карьерный трек позволяет помощнику руководителя вырасти в ассистента по развитию бизнеса, руководителя отдела, заместителя генерального директора, директора по развитию, операционного директора или до другой руководящей должности.

      Неделя с Бизнес-ассистентом и без

      Продемонстрируем на типичных бизнес-процессах:

      • Какие действия предпринимает руководитель, работающий самостоятельно.

      • Как выстроена совместная работа руководителя и бизнес-ассистента.

      • Как делегировать без потери контроля над процессами компании.

      Бизнес-процесс «Проведение совещаний и постановка задач сотрудникам»

      Рассмотрим список действий, совершаемых в рамках бизнес-процесса:

      Составление графика совещаний

      • Изучить график руководителя, выбрать даты и время для совещаний с руководителями подразделений / командами.

      • Разослать график сотрудникам, дождаться подтверждений. При необходимости согласовать новые даты и время.

      • Утвердить график совещаний, донести его до всех причастных.

      Подготовка к совещанию

      • Формулировка и приоритизация вопросов, рассматриваемых на совещании.

      • Составление плана совещания.

      • Донесение вопросов мероприятия до участников.

      • Сбор подтверждений о готовности к совещанию и присутствии.

      Проведение совещания

      • Проведение совещания согласно плану.

      • Контроль времени, отведённого на каждый вопрос.

      • Фиксация ключевых моментов и задач в гугл-документах, crm-системах, таск-трекерах.

      • Подведение итогов.

      • Фиксация итогов в гугл-документах для дальнейшей постановки задач.

      Постановка задач сотрудникам

      • Распределение задач по сотрудникам.

      • Составление плана работ.

      • Рассылка задач и плана работ сотрудникам.

      • Мониторинг подтверждений о получении планов.

      • Сбор подтверждений, предложений и возражений по разосланным планам.

      • Согласование и утверждение рабочего плана.

      Контроль выполнения работ согласно плану

      • Отправка запросов о текущем ходе работ.

      • Сбор ответов, если есть отставания от графика, то уточнение причин.

      • При необходимости согласование и утверждение нового плана работ.

      • Повторение цикла «отправка-сбор ответов- согласование и утверждение» до завершения работ.

      Без бизнес-ассистента все перечисленные действия на руководителе. Показываем, что меняется при работе с помощником.

      Что делает руководитель

      Что делает ассистент

      • Ставит задачу ассистенту о составлении графика совещаний.

      • Утверждает график совещаний, составленный бизнес-ассистентом.

      • Изучает график руководителя, выбирает свободное время для совещаний.

      • Рассылает руководителям подразделений / командам / сотрудникам сообщение с временными интервалами, в которые можно провести совещания.

      • Отслеживает ответы, ведёт переписку для согласования времени совещаний.

      • Составляет график совещаний.

      • Приносит руководителю подготовленный график совещаний на утверждение.

      • Рассылает всем причастным утверждённый график совещаний.

      • Собирает подтверждения об изучении графика совещаний.

      • Ставит задачу ассистенту задачу составить план совещания.

      • Утверждает принесённые ассистентом план или вносит корректировки.

      • Уточняет и предлагает вопросы, которые нужно рассмотреть в рамках совещания.

      • Рассылает список вопросов всем участникам.

      • Уточняет, сколько времени потребуется участникам на раскрытие вопросов.

      • Составляет план совещания.

      • Приносит план совещания руководителю.

      • Доносит утверждённый план до участников.

      • Собирает подтверждение участия и ознакомления с планом.

      • Проводит совещание по подготовленному ассистентом плану.

      • Получает документ, резюмирующий ход и итоги совещания.

      • Следит, чтобы участники укладывались в отведённые временные промежутки.

      • Фиксирует все возникшие по ходу предложения и задачи.

      • Конспектирует ход совещания.

      • По завершении совещания составляет документ в установленной компанией форме с резюме совещания.

      • Отсылает резюме совещания руководителю.

      • Ставит ассистенту задание распределить выявленные на совещании задачи между сотрудниками.

      • Получает план выполнения работ с указанием ответственных.

      • Определяет приоритетность задач.

      • Рассылает уведомления сотрудниками о новых задачах.

      • Получает ответы о: взятии заданий в работу, необходимости корректировок, невозможности взяться за выполнение.

      • С учётом ответов составляет план выполнения задач сотрудниками.

      • Отправляет план на рассмотрение руководителю.

      • Доносит согласованный план выполнения задач до сотрудников.

      • Контролирует выполнение заданий.

      • Ставит ассистенту задачу контролировать ход работ и отчитываться о результатах.

      • Получает и изучает присылаемые ассистентом раз в неделю отчёты.

      • Отправляет запросы о текущем ходе работ.

      • Собирает ответы, если есть отставания от графика, то уточняет причины.

      • При необходимости согласование и утверждение нового плана работ.

      • Повторение цикла «отправка-сбор ответов- согласование и утверждение» до завершения работ.

      • Предоставление отчётов в установленной компании форме в заявленный промежуток времени (например, отчёты предоставляются еженедельно по пятницам до 15.00 мск).

      Бизнес-процесс «Поиск исполнителя»

      Рассмотрим ещё один пример работы предпринимателя над бизнес-процессом совместно с бизнес-ассистентом и без него.

      Выявление задач, на выполнения которых не хватает времени или компетенции текущих сотрудников

      • Отслеживание «повисших» задач.

      • Поиск ответственных за невыполненные работы.

      • Выявление причин, из-за которых поручения выполняются с задержкой или некорректно.

      • Составление списка задач и процессов, на выполнение которых не хватает человеческих ресурсов.  

      Поиск исполнителя

      • Определение портрета идеального исполнителя (фрилансера или постоянного сотрудника).

      • Составление текста вакансии.

      • Составление тестового задания, для оценки навыков кандидатов.

      • Поиск площадок для размещения объявление о поиске исполнителя.

      • Размещение вакансии на площадках и контроль своевременной платы за объявления.

      • Мониторинг откликов и первичный отсев.

      • Проведение первичных собеседований.

      • Раздача тестовых заданий для вакансий, требующих проверки знаний и навыков.

      • Сбор и оценка выполненных тестовых заданий.

      • Собеседование с корректно выполнившими задания соискателями.

      • Обсуждение условий с релевантными кандидатами.

      • Выбор исполнителя, согласование условий.

      • Составление договора.

      • Согласование и подписание договора.

      Постановка задач сотрудникам и контроль качества и сроков

      • Обсуждение рабочей задачи с исполнителем.

      • Согласование промежуточных результатов, сроков, способах оценки, KPI.

      • Промежуточный контроль.

      • Обсуждение возникающих проблем.

      • Обсуждения переноса сроков при необходимости.

      • Составления акта принятых работ.

      Коммуникации с исполнителями-фрилансерами

      • Обсуждение задачи и фиксация достигнутых договорённостей.

      • Дополнительные коммуникации для решения возникающих проблем.

      • Контроль выполнения работ согласно графику.

      • Поиск нового исполнителя, если фрилансер пропал со связи.

      • Согласование промежуточных работ.

      • Приёмка итоговой работы.

      • Проведение оплаты за принятую работу.

      • Получение претензии о том, что в платёж не был включён налог.

      • Перевод суммы налога.

      Рассмотрим, какие из перечисленных действий может взять на себя бизнес-ассистент.

      Что делает руководитель

      Что делает ассистент

      • Получает отчёт о задачах, которые не выполняются из-за нехватки времени или компетенции текущих сотрудников.

      • Ставит задачу о поиске исполнителя для «незакрытых» задач.

      • Отслеживает «зависшие» задачи.

      • Находит ответственных за невыполненные работы.

      • Узнаёт причины, из-за которых поручения выполняются с задержкой или некорректно.

      • Составляет список задач и процессов, на выполнение которых не хватает человеческих ресурсов.

      • Приносит руководителю отчёт о дефиците человеческих ресурсов. 

      • Утверждает принесённые бизнес-ассистентом портрет исполнителя, текст вакансии и тестовое задание для кандидатов.

      • Согласует отобранные помощником по бизнесу площадки для размещения вакансии и бюджет.

      • Проводит собеседования с прошедшими отбор кандидатами.

      • Обсуждает условия с релевантными кандидатами.

      • Выбирает лучшего соискателя.

      • Подписывает договор.

      • Составляет:
        – портрет идеального исполнителя (фрилансера или постоянного сотрудника);
        – текст вакансии;
        – тестовое задание, для оценки навыков кандидатов.

      • Находит площадки для размещения объявления о поиске исполнителя.

      • Размещает вакансии на площадках и контролирует своевременную оплату за размещённые объявления.

      • Мониторит отклики и проводит первичный отсев.

      • Проводит первичные собеседования.

      • Раздаёт тестовые задания.

      • Собирает и оценивает выполненные тестовые задания.

      • Согласует и помогает руководителю проводить собеседования с корректно выполнившими задания соискателями.

      • Фиксирует условия релевантных кандидатов.

      • Составляет договор.

      • Приносит договор руководителю на подписание.

      • Получает отчёты о ходе работ.

      • Принимает выполненную работу.

      • Подписывает акт выполненных работ, принесённый ассистентом.

      • Передаёт подготовленную и согласованную с руководителем задачу исполнителю, согласует понимание бизнес-роли.

      • Согласовывает промежуточные результаты, сроки, способы оценки, KPI.

      • Отслеживает ход работ, составляет отчёты для руководителя.

      • Решает возникающие проблемы.

      • Переносит сроки при необходимости.

      • Составляет акт выполненных работ.

      • Изучение предоставляемых отчётов о ходе работ.

      • Согласование промежуточных результатов.

      • Приёмка готовой работы.

      • Согласование переводов за выполненную работу.

      • Обсуждает задачу и фиксирует достигнутые договорённости.

      • Решает возникающие проблемы.

      • Контролирует выполнение работ согласно графику.

      • Находит нового исполнителя, если фрилансер пропал со связи.

      • Согласовывает промежуточные работы.

      • Предоставляет отчёт о проведённых работах, составляет акты.

      • Проводит оплату за принятую работу.

      • Получает претензии о том, что в платёж не был включён налог.

      • Рассчитывает сумму налога и проводит дополнительный перевод.


      Бизнес-ассистент – это правая рука руководителя и помощник в управлении бизнесом. Он помогает высвободить время и энергию руководителя для организаторских и управленческих целей, что позитивно влияет на развитие бизнеса.

      Продуктивность руководителя напрямую зависит от того, как работает ассистент. Рабочий день руководителя, загрузка делами, время в пути, посещение совещаний и мероприятий, состояние бодрости или усталости, наличие времени для спортзала, отдыха и личной жизни – всё зависит от того, как ассистент спланировал график. 

      Бизнес-ассистент берёт на себя часть задач по планированию, управлению, организации и контролю, что даёт руководителю возможность сосредоточиться на вопросах развития. Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия. Высококвалифицированные специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, «докрутить» задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не всё, на что способен ассистент.

      Даже если вам кажется, что вы всё знаете и сможете сделать сами, то не прогадаете в найме такого сотрудника. Нет фиксированного списка задач, который необходимо делегировать. Вы сами выбираете задачи для передачи ассистенту. Не любите составлять таблицы и вести документацию? Ищите помощника, который любит. Оставляйте себе задачи, выполнение которых приносит удовольствие, вдохновляет и заряжает вас энергией, отдавайте то, что заставляете себя выполнять.

      Ассоциация «Бизнес-репетитор» поможет вам найти именно вашего ассистента и незаменимого помощника в бизнесе. Разработаем индивидуальную методологию подбора под вашу бизнес-модель и компетенции. Поможем в организации и проведении первичной адаптации. Найдём ассистента, который с удовольствием будет выполнять задачи, которые вы сами делать не хотите. 

      Доверьте подбор компетентного бизнес-ассистента команде профессионалов, которая сэкономит ваше время и подберёт целевого кандидата. Мы не только находим «идеального помощника», но и проведём его обучение и адаптацию, чтобы вы получили максимально полезного ассистента.


      Поделиться:


      Программы и услуги
      Подбор и адаптация бизнес-ассистента
      Подбор и адаптация бизнес-ассистента
      Обучение Бизнес-Ассистента
      Обучение Бизнес-Ассистента
      Назад к списку Следующая статья
      Категории
      • Управление бизнесом28
      • Стратегия развития бизнеса2
      • Систематизация бизнеса7
      • Масштабирование бизнеса2
      • О наставничестве6
      • Управление персоналом15
      • Партнёрство11
      • Личностное развитие16
      • Коммуникация3
      • Личная эффективность4
      • Маркетинг1
      • Полезное8
      • Притчи4
      Это интересно
      • Почему сначала нужно выстроить операционное управление, а только потом внедрять CRM
        4 июня 2025
      • Баддинг как метод наставничества
        26 апреля 2025
      • KPI для менеджера по продажам: что это, как использовать
        7 декабря 2024
      • Управленческий консалтинг и рост компаний: что среднему бизнесу нужно делать прямо сейчас
        14 июля 2024
      • Отличие «Своего дела» от «Бизнеса»
        3 июля 2024
      • Тайм-менеджмент как стиль руководства
        11 апреля 2024
      • Анализ бизнес-управления
        10 апреля 2024
      • Бирюзовые организации
        7 апреля 2024
      • Бизнес-консультация: инструменты и методики для повышения эффективности
        5 апреля 2024
      • Диагностика бизнеса (аудит управления)
        29 марта 2024
      Максим Платонов
      Михаил Платонов
      Эксперт-наставник

      Выбираете оптимальную программу?
      Оставьте заявку, поделимся бизнес-решением.

      +7 (495) 505-50-93
      Людмила Аксенова
      Людмила Аксенова
      Эксперт-наставник

      Выбираете оптимальную услугу?
      Оставьте запрос, поделимся опытом.

      +7 (969) 199-67-99
      Услуги
      Подбор и адаптация бизнес-ассистентов
      Ментор
      Бизнес-наставник
      Бизнес-разбор
      Партнёрское соглашение
      Программы
      Бизнес-роли
      Бизнес Модель Будущего
      Масштабирование бизнеса
      От своего дела к Бизнесу
      Управление бизнесом
      Обучение Бизнеса-ассистентов
      Информация
      Наставничество
      Оферта
      Контакты
      Статьи
      Политика обработки персональных данных
      Наши контакты

      +7 (495) 505-50-93
      +7 (969) 199 67 99
      Заказать звонок >
      Адрес: Москва, ул. Большая Новодмитровская, 36
      info@biznes-repetitor.ru
      Оставайтесь на связи
      • Подписывайтесь на наш telegram канал
      • Группа ВКонтакте
      © 2003-2025 Ассоциация «Бизнес-репетитор»