Для чего нужен бизнес-ассистент:
- Чтобы удалить повторяющиеся задачи в вашей повседневной работе. Как владелец бизнеса, вы должны ценить свое время на высоком уровне и не застревать в мелких, регулярных операциях вашего бизнеса.
- Экономить ваше время. Самое главное преимущество отнюдь не деньги, а время. Вот почему так важно делегирование. Сложно держать всё в своих руках, потому предприниматели-одиночки обречены на провал, решая все административные задачи самостоятельно.
- Масштабируемость. Бизнес-ассистент позволяет вам увеличивать производительность с меньшим риском, так как рост требует вложений.
- Бухгалтерия. Владельцы малого бизнеса часто удивляются тому факту, что бизнес-ассистент может оказать помощь в бухгалтерии. Ваш помощник может заниматься такими вопросами, как бухгалтерский учёт, отчёты о расходах и создание счетов.
- Оптимизация процессов и ресурсов. Помимо всего вышеперечисленного, удаленный сотрудник может стабилизировать и оптимизировать ваши операции и действия.
Бизнес-ассистент своего рода опытный гид, который сопровождает ваш бизнес. Как гид по туризму “берёт за руку” туристов и ведёт их на отдых, так бизнес-ассистент ведёт вашу компанию в нужном направлении к быстрому развитию. Он играет важную роль в ориентировании и поддержке сотрудников компании и руководителя.
Как гид, бизнес-ассистент помогает руководителю разобраться в новых проектах, предоставляет информацию, направляет и рекомендует наилучшие пути действия.
Как гид, бизнес-ассистент создаёт индивидуальный подход к руководителю и каждому сотруднику компании. Гид по туризму может предложить туристу лучшие экскурсии и места для отдыха, а ассистент предоставляет персональные услуги бизнесу, чтобы удовлетворить все потребности и закрыть все боли бизнеса.
Как гид, бизнес-ассистент обеспечивает поддержку и помощь в решении возникающих вопросов, конфликтов, трениях компании. Гид помогает туристу справиться со стрессом в незнакомой стране, а бизнес-ассистент помогает справляться с рутинными деловыми задачами и проблемами бизнеса.
Как гид, бизнес-ассистент помогает руководителю эффективно использовать время. Гид помогает туристам оптимально спланировать маршрут, а бизнес-ассистент может организовать рабочее время и выполнение всех поставленных задач в срок.
Как гид, бизнес-ассистент информирует о всём, что необходимо знать руководителю для построения эффективного бизнеса. Гид рассказывает туристу о культурных особенностях, обычаях и традициях страны, а бизнес-ассистент информирует о рыночной ситуации и всех бизнес-процессах.
Даже если вам кажется, что вы всё знаете и сможете сделать сами, то не прогадаете в найме такого сотрудника, потому что профессиональный бизнес-ассистент работает как самая важная деталь в сложном механизме, которая имеет свой диапазон перемещений, а в этом диапазоне она двигается легко и без затруднений, успешно выполняя свои задачи.
Рабочий день с Бизнес-ассистентом и без
Без бизнес-ассистента |
С бизнес-ассистентом |
---|---|
Бизнес-процессы управления и контроля |
|
Отправка ТЗ инженеру |
Бизнес-ассистент: - ведёт коммуникацию с инженерами; - устанавливает сроки; - пишет ТЗ; - согласовывает ТЗ с руководителем; - передаёт ТЗ инженеру; - утверждает дальнейшие действия с руководителем (например, отправлено ТЗ инженеру на основе брифа, где ответы на все 50 вопросов брифа заполнены подробно) |
Запоминание договорённостей, самостоятельная постановка задач |
Бизнес-ассистент: - присутствует на встречах с клиентами, партнёрами; - фиксирует договорённости, документирует переговоры; - высылает документ с итогами переговоров руководителю; - по итогам переговоров ставит задачи сотрудникам с указанием сроков выполнения; - высылает список задач и собирает от сотрудников письменные подтверждения об ознакомлении с документом, подтверждение сроков; - производит контроль выполнения поставленных задач; - ведёт отчёт о ходе выполненных работ и высылает руководителю на ознакомление (например, каждый месяц до 31 числа 12.00 мск отчёт загружается на google диск в папку “Отчёты за период”) |
Составление письма компании посреднику |
Бизнес-ассистент: - формирует письмо, исходя из потребностей руководителя и высылает с рабочей почты компании посреднику; - мониторит ответы посредников, предоставляя данные руководителю (например, мониторит каждые 2 дня ответ от компании посредника и собирает ответы в одну таблицу, изучает ответы, рекомендует руководителю, с кем из подрядчиков стоит провести переговоры в первую очередь) |
Переписка с заводом производителем по новому направлению (обсуждение ассортимента, цен) |
Бизнес-ассистент: - уточняет у руководителя вводные проекта; - определяет направление, фиксирует, какие вопросы необходимо решить с производителем; - ведёт переписку, переговоры с производителем по ассортименту, ценам; - фиксирует предварительные договорённости; - передаёт данные руководителю для принятия решения; - после принятия решения готовит документы для заключения соглашения о сотрудничестве; - передаёт документы на утверждение руководителю. |
Письмо международным логистам с запросом на разъяснение их документов |
Бизнес-ассистент: - выясняет все непонятные моменты, запрашивает разъяснения у логистической компании; - мониторит ответ; - представляет результат руководителю в виде понятного, правильно оформленного в соответствии с правилами компании, документа. (Например, документ должен быть размещен на google диске в папке “Логистика”, название соответствует названию логистической компании с указанием даты создания документа, шрифт Times New Roman 12, структура документа должна содержать заголовки и подзаголовки, документ должен быть пронумерован, все термины разъяснены, доступ к документу открыт всем заинтересованным лицам, просматриваем на мобильном устройстве, планшете, выделены абзацы, оставлены интервалы и прочее) |
Письмо логисту по подтверждению даты поставки из Китая |
Бизнес-ассистент: - оформляет письмо по вводным руководителя; - берёт задачу на контроль, проверяет соблюдение сроков; - получает ответ - подтверждение от логистов и передаёт руководителю |
Запрос новому поставщику в Китае на цену проектной модели для нового крупного клиента |
Бизнес-ассистент: - оформляет и высылает письмо по вводным руководителя; - контролирует ответ на запрос; - предоставляет данные руководителю |
Коммуникации с исполнителем о создании сайта (затем по доработке дизайна сайта) |
Бизнес-ассистент: - проводит подбор исполнителя на фрилансе; - пишет ТЗ по проекту создания сайта; - утверждает ТЗ у руководителя (вводные, структуру, сроки); - ведёт проект от начала до конца, контролируя сроки исполнения, согласовывая ключевые решения с руководителем; - принимает проект совместно с руководителем ( при необходимости внося правки, отправляет на доработку, учитывает все нюансы проекта, согласно ТЗ) |
Добавление в CRM новых индивидуальных моделей товара |
Бизнес-ассистент: - проводит анализ рынка; - устанавливает критерии продаваемых товаров; - разрабатывает собственные модели по вводным руководителя; - размещает в CRM |
Работа в CRM - распределение клиентов по менеджерам по продажам |
Бизнес-ассистент применяет индивидуальный подход к клиентам и самостоятельно подбирает менеджера, исходя из психотипа каждого |
Делегирование обязанностей фрилансерам |
Бизнес-ассистент: - ведёт поиск и подбор фрилансеров для делегирования им функций и задач; - пишет ТЗ; - следит за сроками и контролирует исполнение |
В связи с загруженностью руководителя перенос важного совещания |
Бизнес-ассистент; - уточняет необходимую информацию у руководителя, запрашивает задачи; - самостоятельно проводит переговоры; - предоставляет полный доклад по переговорам руководителю |
Руководитель готовит презентацию проекта для партнёров |
Бизнес-ассистент: - собирает всю необходимую информацию, документацию по проекту; - оговаривает с руководителем основные моменты, на которые нужно обратить внимание; - составляет структуру презентации и согласовывает с руководителем; - дорабатывает презентацию, направляет руководителю на согласование; - устраняет недоточёты, указанные руководителем; - предоставляет готовую к использованию презентацию в установленный срок |
После переговоров с партнёрами необходимо внести изменения в проект |
Бизнес-ассистент: - присутствует на переговорах с парнёрами вместе с руководителем; - фиксирует ход переговоров, все договорённости; - после переговоров предоставляет руководителю документально зафиксированный ход переговоров, где также зафиксированы изменения, которые необходимо внести в проект; - передаёт руководителю на согласование; - после согласования запрашивает у руководителя срок, в который необходимо внести изменения в проект (например, внести изменения, зафиксировать в договоре, предоставить договор на подписание партнёрам 20 августа 2023 до 14.00 мск); - к установленному сроку вносит все изменения в проект, готовит договора и предоставляет всем сторонам на ознакомление и далее на подписание договорённостей |
Контролировать сроки и выполнение договорённостей участниками в рамках проекта |
Бизнес-ассистент: - информирует с рабочей почты всех участников проекта о соблюдении договорённостей и установленных сроков исполнения (например, прописывает с рабочей почты в письме “срок завершения всех задач по проекту, подробный отчет необходимо предоставить не позднее 10.00 мск 20 декабря 2023. Промежуточные результаты выполнения работ необходимо предоставлять в письменном виде каждое 5-е число текущего месяца до 12.00 мск”); - запрашивает письменное подтверждение от всех участников об ознакомлении с проектом и подтверждение сроков; - вносит задачи в программное обеспечение, сроки в график, календарь для дальнейшего контроля; - контролирует работу, промежуточные сроки, запрашивает информацию от участников проекта о ходе проводимых работ; - в сроки, установленные договором/соглашением запрашивает от всех участников конечный результат, продукт проекта; - собирает всю информацию, делает сводный отчёт (например, создаёт файл на Google диске, куда вносит все выполненные задачи, установленные в рамках проекта, сроки исполнения, исполнителя, конечный результат); - передаёт отчёт о проделанной работе руководителю (проверяет доступ к файлу, читаемость документа на мобильном устройстве, планшете); - высылает ссылку на файл руководителю для ознакомления и запрашивает срок, в который руководитель ознакомится и даст свои комментарии или утвердит данный документ |
Планирование |
|
Руководитель самостоятельно думает о том, как улучшить процессы в своём бизнесе |
Бизнес-ассистент проводит трекинг компании, модулированность действий руководителя, вносит предложения по увеличению прибыли и масштабированию |
Регулярная проверка запланированных звонков и встреч |
Бизнес-ассистент: - контролирует планирование рабочего дня, недели, месяца, организацию рабочего дня руководителя и сотрудников; - ведёт календарь и график руководителя; - поддерживает деловые контакты: ведение переписки, звонки и встречи с партнёрами, клиентами, поставщиками |
Руководитель мониторит мероприятия, в которых примет участие |
Бизнес-ассистент: - мониторит мероприятия, которые руководителю были бы интересны (форумы, конференции, мастермайнды и прочее); - все мероприятия с описанием вносит в календарь руководителя, контролируя загруженность (например, вносятся в календарь по договорённости с руководителем мероприятия на 2 месяца вперёд); - уведомляет руководителя о внесении мероприятий в календарь; - назначает с руководителем встречу для согласования мероприятий; - готовит к встрече подробные описания мероприятий; - на встрече отвечает руководителю на все вопросы по мероприятиям; - в ходе беседы корректирует календарь руководителя, фиксирует все дальнейшие пожелания по поводу участия в мероприятиях; - после встречи составляет график тем для мероприятий и высылает руководителю; - каждый день ведёт контроль календаря руководителя, напоминает о планах, событиях, предоставляет всю необходимую документацию для участия в мероприятии (например, мероприятие запланировано на 22 августа 2023 15.00 мск. Бизнес-ассистент 21 августа не позднее 18. 00 высылает руководителю напоминание о мероприятии с вложенными файлами или ссылками на документы, необходимыми для данного мероприятия, временем, местом проведения. Запрашивает у руководителя подтверждение об ознакомлении, участии в мероприятии) |
Сбор и обработка необходимой информации |
Бизнес-ассистент: - собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию по запросу руководителя; - предоставляет информацию в готовом виде (в оформленном, согласно правилам компании документе, где понятно прописана вся информация, тезисы, соблюдена структура документа и прочее) |
Постановка задач сотрудникам на неделю |
Бизнес-ассистент: - совместно с руководителем формирует план задач на неделю; - разделяет задачи по приоритетности; - распределяет задачи по сотрудникам; - прописывает сроки исполнения; - контролирует ход выполнения задач, следит за сроками и качеством выполнения; - собирает информацию, предоставляет подробный отчёт руководителю в конце каждой недели (например, каждую пятницу до 21.00 мск) |
НR - процессы |
|
Ведение личных дел сотрудников |
Бизнес-ассистент: - создаёт файлы, вводит данные о сотрудниках в базу данных; - отслеживает часы, график работы сотрудников |
Руководитель ведёт подбор новых сотрудников |
Бизнес-ассистент: - составляет текст вакансии и согласовывает с руководителем; - публикует и обновляет объявления о вакансиях; - контролирует своевременную оплату объявления на площадках; - проводит собеседования и первичный отбор кандидатов; - составляет, направляет и проверяет тестовые задания кандидатов; - согласовывает время с руководителем и первично отобранными кандидатами для собеседования |
Руководитель создаёт план адаптации новых сотрудников |
Бизнес-ассистент: - координирует программу адаптации сотрудника, программы ориентации или тренинги; - предоставляет доступ сотрудникам к внутренним ресурсам компании; - контролирует изучение сотрудниками внутренних документов, регламентов, инструкций и прочего |
Разговор по расчёту зп с бухгалтерией, выдаче зп сотрудникам |
Бизнес-ассистент ведёт таблицу по зп и согласовывает выплаты с бухгалтером и руководителем |
Руководитель принимает документы от подчиненных |
Бизнес-ассистент: - осуществляет лично приём заявлений сотрудников компании и иных документов; - изучает, вносит правки, отправляет на доработку; - затем передаёт верно оформленные документы на подпись руководителю |
Офисные процессы |
|
Контроль за техническим обеспечением |
Бизнес-ассистент формирует и контролирует график обеспечения расходными материалами офиса и оргтехникой (заказ воды, закупка бумаги и иных канцелярских товаров и прочего для нужд компании) |
Организация установки программы для всех компьютеров в офисе |
Бизнес-ассистент: - определяет необходимость установки тех или иных программных обеспечений сотрудникам; - координирует работу специалиста технической поддержки по установке ПО; - проверяет исправность работы программ |
Личные задачи |
|
Переписка с клининговой компанией для заказа клининга в квартиру |
Бизнес-ассистент осуществляет поиск клининга под запрос руководителя, анализирует по рекомендациям, отзывам, формирует график и контролирует его соблюдение |
Проведение ресерча в интернете по возможности заказа смартфона из Кореи в Россию |
Рассматривает все варианты, выбирает самый лучший и подходящий |
Поиск нужной модели ноутбука, заказ доставки на дом курьером |
Бизнес-ассистент: - проверяет соотношение цена/качество; - проверяет все критерии товара; - оговаривает доставку; - контролирует своевременную доставку; - производит оплату |
Оплата подписок и сервисов |
Бизнес-ассистент: - отслеживает наличие акций, скидок и бонусов; - контролирует своевременную оплату сервисов и подписок |
Звонки и переписки с двумя банками по валютным переводам |
Бизнес-ассистент самостоятельно ведёт переписки, контроль переводов |
Планирование отпуска |
Бизнес-ассистент: - обеспечивает Travel-поддержку, поиск и покупку билетов, оформление виз, шенгенов, транспорта. |
Бизнес-ассистент – это “правая рука” руководителя и помощник в управлении бизнесом.
Результат деятельности руководителя напрямую зависит от того, как работает ассистент. Даже как пройдет рабочий день руководителя, где и когда он будет находиться, насколько будет вымотан или будет находить еще время и на спортзал, и на личную жизнь, и на отдых — всё зависит от того, как ассистент спланировал его день. Вся эффективность зависит от работы ассистента. Соответственно, развитие бизнеса тоже зависит от компетентности и опыта помощника.
Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия, что положительно влияет на бизнес. Такие специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не всё, на что способен ассистент.
Ассоциация “Бизнес-репетитор” поможет вам найти именно вашего ассистента и незаменимого помощника в бизнесе. Разработаем индивидуальную методологию подбора под вашу бизнес-модель и компетенции. Поможем в организации и проведении первичной адаптации.
Доверьте подбор компетентного бизнес-ассистента команде профессионалов, которая сэкономит ваше время и подберёт целевого кандидата