Как успевать общаться с клиентами, контролировать сотрудников и освобождать время на личную жизнь?
Многие вещи вы можете делегировать своему бизнес-ассистенту, при этом не теряя эффективности работы компании, а только увеличивать её.
Для чего нужен бизнес-ассистент:
- Чтобы удалить повторяющиеся задачи в вашей повседневной работе. Как владелец бизнеса, вы должны ценить свое время на высоком уровне и не застревать в мелких, регулярных операциях вашего бизнеса.
- Экономить ваше время. Самое главное преимущество отнюдь не деньги, а время. Вот почему так важно делегирование. Сложно держать всё в своих руках, потому предприниматели-одиночки обречены на провал, решая все административные задачи самостоятельно.
- Масштабируемость. Бизнес-ассистент позволяет вам увеличивать производительность с меньшим риском, так как рост требует вложений.
- Бухгалтерия. Владельцы малого бизнеса часто удивляются тому факту, что бизнес-ассистент может оказать помощь в бухгалтерии. Ваш помощник может заниматься такими вопросами, как бухгалтерский учёт, отчёты о расходах и создание счетов.
- Оптимизация процессов и ресурсов. Помимо всего вышеперечисленного, удаленный сотрудник может стабилизировать и оптимизировать ваши операции и действия.
Бизнес-ассистент своего рода опытный гид, который сопровождает ваш бизнес. Как гид по туризму “берёт за руку” туристов и ведёт их на отдых, так бизнес-ассистент ведёт вашу компанию в нужном направлении к быстрому развитию. Он играет важную роль в ориентировании и поддержке сотрудников компании и руководителя.
Как гид, бизнес-ассистент помогает руководителю разобраться в новых проектах, предоставляет информацию, направляет и рекомендует наилучшие пути действия.
Как гид, бизнес-ассистент создаёт индивидуальный подход к руководителю и каждому сотруднику компании. Гид по туризму может предложить туристу лучшие экскурсии и места для отдыха, а ассистент предоставляет персональные услуги бизнесу, чтобы удовлетворить все потребности и закрыть все боли бизнеса.
Как гид, бизнес-ассистент обеспечивает поддержку и помощь в решении возникающих вопросов, конфликтов, трениях компании. Гид помогает туристу справиться со стрессом в незнакомой стране, а бизнес-ассистент помогает справляться с рутинными деловыми задачами и проблемами бизнеса.
Как гид, бизнес-ассистент помогает руководителю эффективно использовать время. Гид помогает туристам оптимально спланировать маршрут, а бизнес-ассистент может организовать рабочее время и выполнение всех поставленных задач в срок.
Как гид, бизнес-ассистент информирует о всём, что необходимо знать руководителю для построения эффективного бизнеса. Гид рассказывает туристу о культурных особенностях, обычаях и традициях страны, а бизнес-ассистент информирует о рыночной ситуации и всех бизнес-процессах.
Даже если вам кажется, что вы всё знаете и сможете сделать сами, то не прогадаете в найме такого сотрудника, потому что профессиональный бизнес-ассистент работает как самая важная деталь в сложном механизме, которая имеет свой диапазон перемещений, а в этом диапазоне она двигается легко и без затруднений, успешно выполняя свои задачи.
Рабочий день с Бизнес-ассистентом и без
Без бизнес-ассистента |
С бизнес-ассистентом |
---|---|
Бизнес-процессы управления и контроля |
|
Отправка ТЗ инженеру |
Бизнес-ассистент:
|
Запоминание договорённостей, самостоятельная постановка задач |
Бизнес-ассистент:
|
Составление письма компании посреднику |
Бизнес-ассистент:
|
Переписка с заводом производителем по новому направлению (обсуждение ассортимента, цен) |
Бизнес-ассистент:
|
Письмо международным логистам с запросом на разъяснение их документов |
Бизнес-ассистент:
|
Письмо логисту по подтверждению даты поставки из Китая |
Бизнес-ассистент:
|
Запрос новому поставщику в Китае на цену проектной модели для нового крупного клиента |
Бизнес-ассистент:
|
Коммуникации с исполнителем о создании сайта (затем по доработке дизайна сайта) |
Бизнес-ассистент:
|
Добавление в CRM новых индивидуальных моделей товара |
Бизнес-ассистент:
|
Работа в CRM - распределение клиентов по менеджерам по продажам |
Бизнес-ассистент применяет индивидуальный подход к клиентам и самостоятельно подбирает менеджера, исходя из психотипа каждого |
Делегирование обязанностей фрилансерам |
Бизнес-ассистент:
|
В связи с загруженностью руководителя перенос важного совещания |
Бизнес-ассистент;
|
Руководитель готовит презентацию проекта для партнёров |
Бизнес-ассистент:
|
После переговоров с партнёрами необходимо внести изменения в проект |
Бизнес-ассистент:
|
Контролировать сроки и выполнение договорённостей участниками в рамках проекта |
Бизнес-ассистент:
|
Планирование |
|
Руководитель самостоятельно думает о том, как улучшить процессы в своём бизнесе |
Бизнес-ассистент проводит трекинг компании, модулированность действий руководителя, вносит предложения по увеличению прибыли и масштабированию |
Регулярная проверка запланированных звонков и встреч |
Бизнес-ассистент:
|
Руководитель мониторит мероприятия, в которых примет участие |
Бизнес-ассистент:
|
Сбор и обработка необходимой информации |
Бизнес-ассистент:
|
Постановка задач сотрудникам на неделю |
Бизнес-ассистент:
|
НR - процессы |
|
Ведение личных дел сотрудников |
Бизнес-ассистент:
|
Руководитель ведёт подбор новых сотрудников |
Бизнес-ассистент:
|
Руководитель создаёт план адаптации новых сотрудников |
Бизнес-ассистент:
|
Разговор по расчёту зп с бухгалтерией, выдаче зп сотрудникам |
Бизнес-ассистент ведёт таблицу по зп и согласовывает выплаты с бухгалтером и руководителем |
Руководитель принимает документы от подчиненных |
Бизнес-ассистент:
|
Офисные процессы |
|
Контроль за техническим обеспечением |
Бизнес-ассистент формирует и контролирует график обеспечения расходными материалами офиса и оргтехникой (заказ воды, закупка бумаги и иных канцелярских товаров и прочего для нужд компании) |
Организация установки программы для всех компьютеров в офисе |
Бизнес-ассистент:
|
Личные задачи |
|
Переписка с клининговой компанией для заказа клининга в квартиру |
Бизнес-ассистент осуществляет поиск клининга под запрос руководителя, анализирует по рекомендациям, отзывам, формирует график и контролирует его соблюдение |
Проведение ресерча в интернете по возможности заказа смартфона из Кореи в Россию |
Рассматривает все варианты, выбирает самый лучший и подходящий |
Поиск нужной модели ноутбука, заказ доставки на дом курьером |
Бизнес-ассистент:
|
Оплата подписок и сервисов |
Бизнес-ассистент:
|
Звонки и переписки с двумя банками по валютным переводам |
Бизнес-ассистент самостоятельно ведёт переписки, контроль переводов |
Планирование отпуска |
Бизнес-ассистент:
|
Бизнес-ассистент – это “правая рука” руководителя и помощник в управлении бизнесом.
Результат деятельности руководителя напрямую зависит от того, как работает ассистент. Даже как пройдет рабочий день руководителя, где и когда он будет находиться, насколько будет вымотан или будет находить еще время и на спортзал, и на личную жизнь, и на отдых — всё зависит от того, как ассистент спланировал его день. Вся эффективность зависит от работы ассистента. Соответственно, развитие бизнеса тоже зависит от компетентности и опыта помощника.
Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия, что положительно влияет на бизнес. Такие специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не всё, на что способен ассистент.
Ассоциация “Бизнес-репетитор” поможет вам найти именно вашего ассистента и незаменимого помощника в бизнесе. Разработаем индивидуальную методологию подбора под вашу бизнес-модель и компетенции. Поможем в организации и проведении первичной адаптации.
Доверьте подбор компетентного бизнес-ассистента команде профессионалов, которая сэкономит ваше время и подберёт целевого кандидата
Поделиться: