Тайм-менеджмент (ТМ) – это система для распределения времени и его правильного использования.
Эту технологию люди использовали в личных целях, чтобы каждый день правильно организовывать время, использовать ее каждую секунду, минуту и час. Но спустя некоторое время его начали использовать в корпоративных целях и для управления временем и ресурсами в офисах и компаниях.
Главные элементы для ЛИЧНОГО тайм-менеджмента
-
Хронометраж: этот метод помогает правильно распределять время, зафиксировав и рассчитав затраченное время на выполнение каких-либо действий. Он позволяет вычислить ту часть, где время попусту тратится. Для этого необходимо проводить аудит времени.
-
Слон: этот метод относится к выполнению дел по частям. К ним входят большие проекты, дело. И их нужно выполнять поэтапно.
-
Лягушка: это те дела, которые мешают вам сосредоточиться на главном, их нужно постараться выполнить пораньше и забыть.
-
«Швейцарский сыр»: данный принцип позволяет вам выполнять сначала легкие дела, а потом уже заняться сложными.
В корпоративную среду можно включить ТМ двумя способами:
ПЕРВЫЙ способ — это приглашения специальных консультирующих компаний.
Они обучат решению проблем, сделают аудит документов и предложат готовые решения. Компания, в которой сотрудников более 100 человек, должна потратить на это 3-4 млн. руб. Но такие тренинги полезны тем, что персонал научится решать проблемы и начнёт замечать изменения в работе. Они будут правильно тратить время на работу и за пределами компании.
Результатами будут те тренинги, которые включены для корпоративного обучения, а не одиночного обучения. Можно сравнить эти обучения с визитом в фитнес-клуб. Известно, что даже одно занятие спортом полезно для здоровья. Но, чтобы получить полноценное здоровье и физическую форму, нужен комплекс тренировок и занятий. Нужен тренер, диета, расписание занятий и мотивация, чтобы каждый раз посещать фитнес-клуб.
ВТОРОЙ способ включает в себя: внедрение ТМ «изнутри», то есть в компании. И для осуществления этого следует выполнить следующие шаги:
1. Нужно включить термин ТМ-бациллы – это правильное представление о времени, заложенное в мышлении людей.
Система ТМ-бациллы — это управление личным временем, когда оно ограничено, и этими действиями люди поймут то, что нужно оптимизировать деятельность. Но работники сами должны это понять, без наставления руководителей.
Термин «ТМ-бациллы» придумал классик А.К.Гастев, который занимался организацией труда. Чтобы соблюдать эти концепции, нужно научиться развивать трудовые способности. Чтобы выполнить этот шаг, понадобятся два тренера в Компании. Они должны пройти обучение по курсу тайм-менеджмента, для этого будет затрачено около 80 тыс. руб. После обучения они будут показывать коллегам качество инструментов данной системы и применять их в своей работе. Чтобы лучше обучить работников, тренеры должны быть из разной сферы деятельности и ее уровней.
2. Шаг под названием — «Терминология» позволяет разобраться в терминах. К примеру, «срочная задача» имеет много значений: нужно выполнить в определенное время. А срочную и нужную задачу необходимо закончить до вечера. Из-за неправильного определения терминов рабочий персонал большую часть рабочего времени тратит на то, чтобы выполнить эти срочные задачи. В итоге они становятся ненужными и будут лежать на столах, только занимая место.
3. Правильная организация формулировки правил, внесённых в данную систему.
Можно различать их таким образом: например, правило договоренности: к нему входят «правила хорошего тона», то есть отношение между сотрудниками; правило регламентов: то есть, их нужно выполнять.
В правила договоренности можно включать любые правила, которые должны соблюдать работники.
Например, в компании «Вимм-Билль-Данн» такая договоренность:
1) Время — это деньги. Если вы допустите ошибку, потеряете время, исправляя ее, ещё и лишитесь денег;
2) Договариваться по телефону, только если это срочно, в остальных вопросах — по почте;
3) Постараться все делать самому.
Обращаться к другим не с вопросом, а вариантами, среди которых сложно выбрать;
4) Проблема состоит в том, что вы должны решать сами. Не просите помощи, потому что услышите «нет»;
5) При отправке e-mail не забудьте написать тему и на сколько она важна;
6) Не опаздывайте. Но если уже не исправить положение, тогда предупредите;
7) В каждом запросе назначайте точный срок выполнения и не завышайте его.
8) Не критикуйте, а предлагайте свои идеи решения.
9) Нельзя употреблять пищу на рабочем месте. Это может отвлечь других работников от их дел;
10) Дважды в день все должны выйти из кабинета, чтобы проветрить помещение, хотя бы на 15 минут;
11) Если вам нужно сосредоточиться над большим проектом, а вы не хотите, чтобы кто-то вас беспокоил, тогда установите на столе надпись о том, что вас нельзя беспокоить.
4. Существуют инструменты, которые не дают сделать неправильно, и человек сам решает нарушать это правило или нет.
Один инструмент находится в банке. Например: сотрудники стараются не опаздывать на совещание, не от того, что боятся начальства, а от того, что им придется заплатить за опоздание 500 рублей. В зале для совещания стоит ваза из хрусталя и там копятся деньги. Деньги перечисляются корпоративным культурным мероприятиям.
Следующий инструмент направлен на качество командной работы с государственными органами, который действует в одной компании. Для этого в отделе компании поставлен стенд. Тот сотрудник, который собирается обращаться в комитет, сообщает об этом. Если у других коллег есть работа или дела в том комитете, то они пишут на стенде, например, «осведомите Иванова о том-то», «забрать документы у Петрова». Таким образом, экономится время и расходы, а также быстро решаются задачи.
Еще один инструмент эффективен для выполнения поставленных целей.
На местах каждого отдела офиса размещают стенд: там записана главная цель и задача отдела на этот месяц. Ниже прикреплены стикеры со списками заданий, выполнив которые можно достичь цели. Внизу есть конверт с ФИО рабочих. Работники выбирают стикер с заданиями, которые могут выполнить, получают разрешения у руководства и после выполнения кладут стикер в конверт со своей фамилией. В конце месяца, исходя из итогов и количества стикеров в конверте, тому, кто больше сделал вклад присуждается два дня оплаченных выходных.
Чтобы управлять временем и планировать работу, можно использовать ежедневники. Там можно регулировать время и свои задачи. Например, вы можете для этого использовать инструмент MSOutlook.
Чтобы развивать и совершенствовать данную систему ТМ, нужно организовывать встречи раз в четыре месяца. Сотрудники научатся за 1 час новым стратегиям и инструментам для верного использования времени.
Такая система ТМ уже использована в компаниях (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Поволжье, РусАл и др.) и уже доказано, что все эти инструменты дают результат. И их деятельность, и успехи увеличились на 10-20%.
Экономику Тайм-менеджмента нелегко подсчитать, но, если качество работы увеличится на 0,5%, то будет результат. Тайм-менеджмент нужно включить в корпоративные культуры каждой компании и внедрять его в учебную программу ВУЗов. Когда есть конкуренция, главным фактором является время. От него зависит успех и поражение компании.
Тайм-менеджмент — нужный источник для экономии ресурсов и времени. Результат действия тайм-менеджмента — это то, что появляется больше времени, тем самым можно успеть выполнять работу и за это потом получить деньги, а «не оплачивать хождение рабочих по цеху», как говорил американский промышленник Генри Форд.
Если вы руководитель, то перед тем, как правильно управлять сотрудниками, нужно начать с себя, то есть обучиться лидерским навыкам.
Мы предлагаем обучение гибких навыков — SOFT SKILLS!
-
Каждому предоставим свою программу, исходя из ваших уже имеющихся навыков, качеств и умений.
-
На обучении рядом будут наши опытные наставники, которые помогут в развитии навыков руководителя!
-
Научитесь управлять временем, а также научить этому окружение.
-
Повысится качество работы, и, конечно, появятся новые знания.
Не упускайте шанс стать лучшим руководителем, смелее оставляйте заявку на обучение!
