Тайм-менеджмент как повышение эффективности компании

Тайм-менеджмент (ТМ) – это система для распределения времени и его правильного использования. Эту технологию люди использовали в личных целях, чтобы каждый день правильно организовывать время, использовать ее каждую секунду, минуту и час. Но спустя некоторое время его начали использовать в корпоративных целях и для управления временем и ресурсами в офисах и компаниях.

Главные элементы для ЛИЧНОГО тайм-менеджмента

1. Хронометраж: этот метод помогает правильно распределять время, зафиксировав и рассчитав затраченное время на выполнение каких-либо действий. Он позволяет вычислить ту часть, где время попусту тратится. Для этого необходимо проводить аудит времени.
2. Слон: этот метод относится к выполнению дел по частям. К ним входят большие проекты, дело. И их нужно выполнять поэтапно.
3. Лягушка: это те дела, которые мешают вам сосредоточиться на главном, их нужно постараться выполнить пораньше и забыть.
4. «Швейцарский сыр»: данный принцип позволяет вам выполнять сначала легкие дела, а потом уже заняться сложными.

В корпоративную среду можно включить ТМ двумя способами:

ПЕРВЫЙ способ — это приглашения специальных консультирующих компаний.

Они обучат решению проблем, сделают аудит документов и предложат готовые решения. Компания, в которой сотрудников более 100 человек, должна потратить на это 3-4 млн. руб. Но такие тренинги полезны тем, что персонал научится решать проблемы и начнёт замечать изменения в работе. Они будут правильно тратить время на работу и за пределами компании.

Результатами будут те тренинги, которые включены для корпоративного обучения, а не одиночного обучения. Можно сравнить эти обучения с визитом в фитнес-клуб. Известно, что даже одно занятие спортом полезно для здоровья. Но, чтобы получить полноценное здоровье и физическую форму, нужен комплекс тренировок и занятий. Нужен тренер, диета, расписание занятий и мотивация, чтобы каждый раз посещать фитнес-клуб.

ВТОРОЙ способ включает в себя: внедрение ТМ «изнутри», то есть в компании. И для осуществления этого следует выполнить следующие шаги:

1. Нужно включить термин ТМ-бациллы – это правильное представление о времени, заложенное в мышлении людей.

Система ТМ-бациллы — это управление личным временем, когда оно ограничено, и этими действиями люди поймут то, что нужно оптимизировать деятельность. Но работники сами должны это понять, без наставления руководителей.

Термин «ТМ-бациллы» придумал классик, который занимался организацией труда А.К.Гастева. Чтобы соблюдать эти концепции, нужно научиться развивать трудовые способности. Чтобы выполнить этот шаг, понадобятся два тренера в Компании. Они должны пройти обучение по курсу тайм-менеджмента, для этого будет затрачено около 80 тыс. руб.  После обучения они будут показывать коллегам качество инструментов данной системы и применять их в своей работе. Чтобы лучше обучить работников тренеры должны быть из разной сферы деятельности и ее уровней.

2. Шаг под названием — «Терминология» позволяет разобраться в терминах. К примеру, «срочная задача» имеет много значений: нужно выполнить в определенное время. А срочную и нужную задачу необходимо закончить до вечера. Из-за неправильного определения терминов рабочий персонал большую часть рабочего времени тратит на то, чтобы выполнить эти срочные задачи. В итоге они становятся ненужными и будут лежать на столах, только занимая место.

3. Правильная организация формулировки правил, внесённых в данную систему.

Можно различать их таким образом: например, правило договоренности: к нему входят «правила хорошего тона», то есть отношение между сотрудниками; правило регламентов: то есть, их нужно выполнять.

В правила договоренности можно включать любые правила, которые должны соблюдать работники.

Например, в компании «Вимм-Билль-Данн» такая договоренность:

• Время — это деньги. Если вы допустите ошибку, потеряете время, исправляя ее, ещё и лишитесь денег;
• Договариваться по телефону, только если это срочно, в остальных вопросах — по почте;
• Постараться все делать самому. Обращаться к другим не с вопросом, а вариантами, среди которых сложно выбрать;
• Проблема состоит в том, что вы должны решать сами. Не просите помощи, потому что услышите «нет»;
• При отправке e-mail не забудьте написать тему и на сколько она важна;
• Не опаздывайте. Но если уже не исправить положение, тогда предупредите;
• В каждом запросе назначайте точный срок выполнения и не завышайте его.
• Не критикуйте, а предлагайте свои идеи решения.
• Нельзя употреблять пищу на рабочем месте. Это может отвлечь других работников от их дел;
• Дважды в день все должны выйти из кабинета, чтобы проветрить помещение, хотя бы на 15 минут;
• Если вам нужно сосредоточиться над большим проектом, а вы не хотите, чтобы кто-то вас беспокоил, тогда установите на столе надпись о том, что вас нельзя беспокоить.

4. Существуют инструменты, которые не дают сделать неправильно, и человек сам решает нарушать это правило или нет.

• Один инструмент находится в банке. Например: сотрудники стараются не опаздывать на совещание, не от того, что бояться начальства, а от того, что им придется заплатить за опоздание 500 рублей.  В зале для совещания стоит ваза из хрусталя и там копятся деньги. Деньги перечисляются корпоративным культурным мероприятиям.
• Следующий инструмент направлен на качество командной работы с государственными органами, который действует в одной компании. Для этого в отделе компании поставлен стенд. Тот сотрудник, который собирается обращаться в комитет, сообщает об этом. Если у других коллег есть работа или дела в том комитете, то они пишут на стенде, например, «осведомите Иванова о том-то», «забрать документы у Петрова». Таким образом, экономится время и расходы, а также быстро решаются задачи.
• Еще один инструмент эффективен для выполнения поставленных целей.

На местах каждого отдела офиса размещают стенд: там записана главная цель и задача отдела на этот месяц. Ниже прикреплены стикеры со списками заданий, выполнив которые можно достичь цели. Внизу есть конверт с ФИО рабочих. Работники выбирают стикер с заданиями, которые могут выполнить, получают разрешения у руководства и после выполнения кладут стикер в конверт со своей фамилией. В конце месяца, исходя из итогов и количества стикеров в конверте, тому, кто больше сделал вклад присуждается два дня оплаченных выходных.

Чтобы управлять временем и запланировать работу можно использовать ежедневники. Там можно регулировать время и работу. Например, вы можете для этого использовать инструмент MSOutlook.

Чтобы развивать и совершенствовать данную систему ТМ нужно организовывать встречи раз в четыре месяца. Сотрудники научатся за 1 час новым стратегиям и инструментам для верного использования времени.

Такая система ТМ уже использована в компаниях (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Поволжье, РусАл и др.) и уже доказано, что все эти инструменты дают результат. И их деятельность, и успехи увеличились на 10-20%.

Экономику Тайм-менеджмента нелегко посчитать, но, если качество работы увеличится на 0,5%, то будет результат. Тайм-менеджмент нужно включить в корпоративные культуры каждой компании и внедрять его в учебную программу ВУЗов. Когда есть конкуренция главным фактором является время. От него зависит успех и поражение компании.

Тайм-менеджмент — нужный источник для экономии ресурсов и времени.  Результат действия тайм-менеджмента — это то, что появляется больше времени, тем самым можно успеть выполнять работу и за это потом получить деньги, а «не оплачивать хождение рабочих по цеху», как говорил американский промышленник Генри Форд.

Если вы руководитель, то перед тем, как правильно управлять сотрудниками, нужно начать с себя, то есть обучиться лидерским навыкам. 

Мы предлагаем обучение гибких навыков — SOFT SKILLS! 

• Каждому предоставим свою программу, исходя из ваших уже имеющихся навыков, качеств и умений. 
• На обучении рядом будут наши опытные наставники, которые помогут в развитии навыков руководителя! 
• Научитесь управлять временем, а также научить этому окружение. 
• Повысится качество работы, и, конечно, появятся новые знания. 

Не упускайте шанс стать лучшим руководителем, смелее оставляйте заявку на обучение!

Источник: Архангельский Г.А. «Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы: монография».