Операционный консалтинг

Операционный консалтинг — это комплексная диагностика и совершенствование бизнес-процессов компании. Цель — оптимизация использования ресурсов, рост прибыли, конкурентоспособности и производительности. Такой вид консалтинга помогает грамотно выстроить стратегическое и операционное управление персоналом организации.

Польза операционного консалтинга для компании

• Выявляет и устраняет операции, не несущие ценности для компании, сокращает издержки и оптимизирует бизнес-процессы. Например, несколько сотрудников параллельно выполняют одну задачу или сотрудник занят «работой на корзину» — выполняет бесполезные для бизнеса действия, но отнимающие время.

• Снижает затраты на производство, складское хозяйство и логистику. Повышает производительность, благодаря внедрению гибкой системы управления и технологий.

• Помогает развивать персонал, обучая сотрудников усовершенствованным процессам и повышая тем самым их квалификацию.

• Проводит регламентацию и стандартизацию работы, чтобы получать прогнозируемые результаты.

• Помогает выявить процессы, на которых не хватает сотрудников, сформировать должности и тексты вакансий, чтобы получить отклики от наиболее релевантных кандидатов.

• Определяет неравномерную нагрузку на сотрудников, содействует грамотному распределению полномочий, задач и ответственности.

• Проектирует и внедряет бюджетирование согласно возможностям целям компании.

• Помогает в разработке системы мотиваций, корпоративной культуры и в решении конфликтов между сотрудниками.

• Создаёт адаптивные системы, которые быстро реагируют на изменения рынка.

• Оптимизирует процесс взаимодействия с клиентами, улучшая сервис и удовлетворённость потребителей.

• Выявляет и минимизирует операционные риски.

• Помогает структурировать и оптимизировать текущую бизнес-модель или разработать бизнес-модель будущего.

• Способствует разработке и внедрению стандартов качества и системы контроля.

• Помогает внедрить системы учёта и отчётности, способствующие рационализации контроля и планирования.

• Облегчает делегирование за счёт обучения руководителя необходимым навыкам и постановке задач так, чтобы получать нужный результат.

• Создаёт целостную систему управления операциями компании.

Когда нужно операционное управление персоналом

Операционное управление сотрудниками требуется для решения ежедневных задач компании. Его цель — оптимизировать процессы так, чтобы снизить затраты и при этом сохранить или повысить качество продукции или услуг. Рассмотрим случаи, когда требуется такое сопровождение.

• Компания работает без регламентов, а собственник завяз в рутине 24/7.

• Хочется масштабироваться, но у бизнеса нестабильные невоспроизводимые результаты.

• Бизнес съедает все доходы. Нет чистой прибыли или она минимальная.

• Сотрудники вроде работают, но постоянно теряют задачи, не согласовывают действия. Все чем-то заняты, а результата нет.

• Собственник хочет делегировать некоторые обязанности, но не знает, как это правильно сделать, чтобы получить нужный ЦКП или показатели.

• Требуется создать гибкую систему производства и управления, чтобы поддержать конкурентоспособность компании и быстро перестраиваться под изменения рынка.

• Нужно координировать работу специалистов и организовать параллельную работу подразделений во время запуска новых продуктов или услуг.

• Необходимо управление поставками, материально-техническим снабжением и информационным обеспечением, чтобы контролировать производственные процессы.

• Компания хочет нарастить производственные обороты с помощью оптимизации затрат, производственных процессов или внедрения новых технологий.

• Нужен контроль качества для продуктов или услуг для работы с обратной связью от клиентов.

• Важно соблюдение нормативов, чтобы контролировать, как соблюдаются правила безопасности, экологические требования, нормы пожарной безопасности и трудовое законодательство.

Ошибки при выборе операционного и тактического управления

Привлекать консультантов, с небольшим опытом или только теоретическими знаниями. Ассоциация «Бизнес-репетитор» уже более 20 лет предоставляет услуги по операционному управлению персоналом. Методика опробована в более чем в 500 нишах. У нас много положительных отзывов от владельцев компаний в различных областях: в сфере технологий, строительства, инвестиций, агропромышленности, производства, торговли, медицины, консалтинга, недвижимости, промышленности, общепита, IT-технологий.

Игнорировать специфику бизнеса. Решения, которые сработали у одной компании, не гарантируют результат у другой, даже если у них одна и та же ниша.

Не проводить предварительный анализ. Недостаточная подготовка, отсутствие анализа процессов и данных перед началом отладки операционного управления подразделениями приводят к поверхностным результатам и отсутствию долгосрочного развития компании.

Экономить на качестве. Операционный менеджмент и управление процессами требует глубокого погружения в деятельность компании. Такие задачи невозможно решить за несколько дней, а значит, стоимость услуги не может быть дешёвой.

Не желать менять процессы. Иногда персонал и руководство сопротивляются внедрению новых методик. Боятся что-то менять, кажется что новшества только усложняют работу и бесполезны. Но важно помнить, что у каждого действия обязательно должен быть результат и все процессы должны быть направлены на поддержание текущей бизнес-модели или её развитие. Если в этой области есть пробелы, тогда компании нужны перемены.

Не делать описание задач каждого сотрудника. Только благодаря полному описанию каждого процесса в компании можно выявить именно те процессы, которые не работают конкретно в этой бизнес-модели и отсеять их.

Опасения, связанные с операционным консалтингом

• Отсутствие контроля над информацией. Некоторые собственники боятся утечки данных. Наша Ассоциация с 2003 года помогает компаниям наладить механизм операционного управления, и за это время не было ни одного случая, где эксперты бы раскрыли информацию без согласия клиента. Мы не просим доступ к секретным данным и разработкам и не требуем информацию, которая не нужна для совместной работы. Мы никогда не продаём данные третьим лицам, потому что дорожим как своей репутацией, так и репутацией клиентов.

• Рекомендации не принесут пользы. Владельцы компаний боятся, что рекомендации не дадут нужного эффекта и придётся вновь искать способы оптимизации системы управления операционными задачами. Но согласно статистике Ассоциации в условиях постоянных рыночных изменений 85% наших клиентов отметили повышение устойчивости своего бизнеса к внешним вызовам после внедрения всех наших рекомендаций. Подход, который используют наши эксперты, позволяет не только выживать, активно развиваться, но и повысить эффективность компании на 30% за 3 месяца без увеличения штата, даже при ограниченных ресурсах.

• Бесполезный слив бюджета. Как правило, финансы компании ограничены, поэтому существует страх потратить деньги впустую и, кроме проблем с операционной составляющей, получить ещё и перерасход бюджета. В арсенале «Бизнес-репетитора» есть кейсы клиентов, которые показывают снижение операционных затрат на 25% уже в первый год внедрения рекомендаций. А благодаря оптимизации управленческих и продажных процессов, компании достигают увеличения дохода на 15—20%.

• Пустая трата времени. У собственников компаний и так весь день расписан по минутам, поэтому существуют опасения, что такой ценный ресурс, как время, просто потратится зря. Хотим заметить, что наши программы благодаря автоматизации и улучшению процессов демонстрируют сокращение времени на рутинные операции до 40%. А это освобождение до 10 часов рабочего времени в неделю, которое можно направить, например, на развитие стратегических проектов.

От перекладывания ответственности до оптимизации бизнес-процессов

В Ассоциацию «Бизнес-репетитор» обратились 3 собственника, владеющие управляющей компанией с просьбой создать рациональную среду и структуру управления. В рамках операционного консалтинга требовалось выбрать, внедрить и настроить автоматизированное управление бизнес-процессами и процедурами в компании.

Что сделали в рамках услуги операционного консалтинга наши эксперты.

1. Определили входящие и выходящие потоки информации.
2. Провели классификацию входов и выходов на первичные и вторичные.
3. Составили список существующих бизнес-процессов.
4. Проанализировали данные и обнаружили недостающие бизнес-процессы.
5. Составили регламенты новых бизнес-процессов.
6. Распределили бизнес-роли (функции) между отделами компании.

Что сделали для минимизации затрат.

• Провели анализ расходов компании за отчётный период.

• Сделали анализ отчётов об эффективности работы каждого из отделов компании.

• Выявили убыточные действия и неэффективных сотрудников.

• Прекратили выполнение нецелевых и малопродуктивных действий, перераспределили финансирование в пользу экономически эффективных процессов.

• Оптимизировали работу неэффективных сотрудников с помощью введения новых KPI и корректировки должностных инструкций.

Результат сотрудничества.

Прекратилась текучка кадров и перекладывание ответственности между сотрудниками. Благодаря грамотно построенному операционному управлению командой был предотвращён риск ссоры между партнёрами и упадок бизнеса.

Масштабирование команды маркетинга и внедрение управления задачами

В Ассоциацию обратился владелец e-commerce компании с оборотом 15 миллионов рублей в месяц. Операционная загруженность руководителя и ведущего специалиста-аналитика в отделе маркетинга не позволяли развивать новые направления деятельности и тестировать маркетинговые гипотезы в нужном количестве. Также отсутствовали ассистент и качественное делегирование. В рамках операционного управления офисом требовалось выгрузить время ключевых специалистов, которое они тратили на поддержание текущих бизнес-процессов, и передать их качественно подобранному и обученному специалисту. Это требовалось для повышения производительности сотрудников и эффективности маркетинга в целом.

Что сделали в рамках услуги операционного консалтинга наши эксперты.

• Описали бизнес-процессы отдела маркетинга.

• Составили регламенты работы сотрудников.

• Выявили недостатки и утечки в бизнес-процессах, провели их изменение и улучшение.

• Подобрали ТОП-сотрудника (PR-менеджера).

• Составили портрет должности ассистента отдела маркетинга, на основе которого компания сама подобрала и успешно адаптировала нового сотрудника.

• Выявили дополнительные возможности оптимизации процессов с последующим подбором новых штатных единиц.

Результат сотрудничества.

Оборот компании вырос до 25 миллионов рублей в месяц. Появилось время на развитие 2 новых маркетинговых направлений.

Оптимизация операционного менеджмента и управления процессами компании

В Ассоциацию обратился собственник кейтеринговой компании, где были трудности в подборе и адаптации персонала, текучка кадров. Ещё были проблемы с постановкой задач и делегированием текущих задач сотрудникам. Требовалось развитие компетенций в управлении бизнесом и оптимизация управленческого процесса.

Что сделали в рамках услуги операционного консалтинга наши эксперты.

• Составили индивидуальный план развития компетенций руководителей (с рекомендуемой литературой).

• Разработали и систематизировали бизнес-роли для всех сотрудников компании.

• Подготовили систему документооборота для фиксации текущих показателей бизнеса.

• Спроектировали систему планирования бюджета, и путей увеличения прибыли.

• Совместно с экспертом по управлению составили вакансии сотрудников, которых в компании не хватает.

• Также составили план адаптации как пример корпоративного онбординга сотрудника.

• Автоматизировали процессы работы с сотрудниками.

• Ввели и отработали систему отчётности, совместных совещаний по отделам и совещаний по задачам.

• Прописали ответственность сотрудников за каждый бизнес-процесс.

Результат сотрудничества.

Сплочённая команда сотрудников, которые работают по единой системе взаимодействия. Были внедрены процедуры и ритуалы управления компанией, делегированы многие бизнес-процессы. Это освободило время собственника. Теперь владелец бизнеса вместо операционки занимается стратегическим управлением и ставит необходимые цели и коммерческие задачи, которые исполняются в срок сотрудниками.

Операционный консалтинг под запрос бизнеса

Эксперты Ассоциации «Бизнес-репетитор» готовы оказать услугу операционного консалтинга для решения задач, которые стоят перед компанией.

• Если вы думаете о возможных точках роста, хотите оптимизировать систему управления и развивать свой продукт/услугу вам подойдёт программа «Бизнес-модель будущего». Эксперты помогут поставить цели бизнес-модели будущего и определить миссию компании. Также вам помогут определить промежуточную модель бизнеса и составить план перехода к будущей бизнес-модели.

• Если вы хотите повысить компетенции в управлении, регламентировать и стандартизировать бизнес-процессы и масштабировать бизнес, предлагаем программу «Масштабирование бизнеса». Наши эксперты помогут вам составить описание текущих бизнес-ролей, создать бизнес-модель будущего, разработать проект масштабирования и определить сроки внедрения. Также в результате прохождения программы вы научитесь грамотно управлять бизнесом и персоналом.

• Если вам необходимо определить и систематизировать бизнес-процессы, предлагаем услугу «Управление бизнесом через бизнес-роли». Эксперты Ассоциации помогут построить текущую бизнес-модель компании, проведут её диагностику и сформируют новую ролевую концепцию процессного управления, а также составят план внедрения изменений.