От ручного управления к делегированию

Работа над текущей бизнес-моделью

Наставничество по управлению и делегированию

Подбор и адаптация управляющего

Обучение персонала управлению

Постсопровождение

Заключение

Статья раскрывает основные темы программы “От своего дела к бизнесу”от Ассоциации Бизнес-репетитор

В современном бизнесе переход от ручного управления к делегированию играет ключевую роль на определенном этапе развития компании. Работа над текущей бизнес-моделью и оптимизация бизнес-процессов становятся необходимыми шагами для эффективного функционирования организации. Также наступает время наставничества по управлению, где опытные руководители могут передать свои знания и навыки новым сотрудникам. Подбор и адаптация управляющего, будь то бизнес-ассистент или руководитель направления, становится важным этапом для формирования команды, способной эффективно реализовывать поставленные цели. Обучение персонала управлению становится приоритетом, чтобы каждый сотрудник мог понимать свою роль в общей системе и принимать обоснованные решения.

Мы уверены, что помочь собственникам начать выстраивать систему управления — значит помочь компании стать более конкурентоспособной и перейти на новый уровень развития. Поэтому мы разработали программу бизнес-практикума "От своего дела к бизнесу", которая поможет предпринимателям освоить основы построения системы управления и применить их на практике.

В термин “свое дело” мы вложили свое виденье и подробно об этом написали в статье Отличие “своего дела” от “Бизнеса”.

Четырехмесячная программа бизнес-практикума “От своего дела к бизнесу” включает:

• Работу над текущей бизнес-моделью. С клиентом работают эксперты по бизнес-модели и эксперты по управлению.

• Наставничество по управлению. С клиентом работает бизнес-наставник, помогает решать текущие задачи и составлять стратегические.

• Подбор и адаптация управляющего. Наши HR-эксперты на основе разработанного ТЗ экспертами по бизнес-модели и управлению подбирают бизнес-ассистента или руководителя направления.

• Обучение персонала управлению. Эксперт по управлению проводит обучение 1-2 управляющих бизнеса клиента.

Для своих клиентов после окончания программы мы предоставляем еще 2 месяца постсопровождения для поддержки в процессе внедрения изменений.

Работа над текущей бизнес-моделью

На первом этапе мы проводим анализ и оценку текущей бизнес-модели компании с целью выявления ее сильных и слабых сторон, определения возможных улучшений и разработки плана действий для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности. Достигаем этого с помощью описания бизнес-процессов и бизнес-ролей компании.

Для достижения указанных результатов мы придерживаемся и рекомендуем следующий план действий:

1. Составление списка текущих бизнес-ролей вашей компании:

• Проведите анализ всех ролей в компании, определите их функции и обязанности.
• Уточните, какие роли являются ключевыми для достижения целей компании.

2. Расстановка приоритетов и усиление бизнеса:

• Определите наиболее важные роли и задачи для достижения целей компании.
• Разработайте стратегию по усилению ключевых аспектов бизнеса через оптимизацию ролей и процессов.

3. Описание всех бизнес-ролей и их конечный измеримый результат:

• Создайте детальные описания каждой бизнес-роли, включая цели, задачи и ожидаемые результаты.
• Установите конкретные KPI для каждой роли, чтобы можно было измерить их эффективность.

4. Построение интеллект-карты бизнес-процессов:

• Изучите взаимодействие между различными бизнес-ролями в компании.
• Создайте интеллект-карту, отображающую процессы и взаимосвязи между ролями для оптимизации бизнес-процессов.

5. Разработка регламентов работы сотрудников и установление KPI:

• Сформулируйте четкие регламенты работы для каждой роли в компании.
• Определите ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого сотрудника, чтобы оценить их производительность.

Следуя этому плану действий, сможете оптимизировать работу вашей компании, улучшить взаимодействие между бизнес-ролями и достичь поставленных целей.

Наставничество по управлению и делегированию

После завершения работы над текущей бизнес-моделью и оптимизацией бизнес-процессов наступает этап внедрения изменений в компанию. На этом этапе ценно наставничество по управлению, где бизнес-наставник помогает эффективно внедрять изменения и использовать новую систему управления процессами, разработанную на первом этапе бизнес-практикума.

Наставничество по управлению – это процесс, в рамках которого опытный бизнес-наставник помогает успешно внедрить изменения, проведенные в рамках оптимизации бизнес-процессов и разработки новой бизнес-модели. Бизнес-наставник обычно обладает большим опытом в управлении компаниями и может помочь преодолеть возможные трудности при внедрении изменений.

Наставничество включает:

• Помощь в планировании и координации процесса внедрения изменений. Настройка управленческой отчетности. 

• Обучение новым процессам и новой процессной системе управления.

• Поддержка и консультирование клиента во время переходного периода.

• Оценка эффективности внедренных изменений и корректировка стратегии при необходимости.

• Работа над стратегией развития бизнеса.

• Помощь в делегировании полномочий, принятия решений и ответственности, а не задач. 

• Работа по привлечению надёжного бизнес-партнёра.

На делегировании остановимся подробнее. Основная цель создания системы управления процессами заключается в том, чтобы определить потребности процесса, а не просто должности или конкретного сотрудника. Делегирование должно способствовать передаче полномочий, принятию решений и принятию ответственности, а не простому выполнению задач. Важно при постановке задач держать фокус внимания глобально на бизнес-процессах в целом и на своих навыках доносить до своих управленцев ясность цели выполняемых задач. На этом этапе мы уже отказываемся от того, чтобы делать все самому, объяснять линейному сотруднику или подрядчику самостоятельно. Дадим некоторые рекомендации по делегированию.

При постановке задач необходимо учитывать их приоритетность и классифицировать их по важности и срочности. Принципы приоритезации задач могут включать:

1. Адекватная оценка срочности и важности задачи: определить, какие задачи требуют немедленного решения, а какие могут подождать.
2. Анализ ресурсов и возможностей: оценить доступные ресурсы и определить, сколько времени и усилий потребуется для выполнения каждой задачи.
3. Установление приоритетов: на основе оценки срочности, важности и ресурсов расставить приоритеты для задач, начиная с самых важных и срочных.
4. Гибкость и адаптивность: готовность к изменению приоритетов в зависимости от новых обстоятельств или информации.
5. Коммуникация и сотрудничество: вовлечение других людей в процесс приоритезации, чтобы учесть их мнение и опыт.
6. Регулярное обновление приоритетов: проводить ревизию списка задач и приоритетов с определенной периодичностью, чтобы убедиться, что они актуальны и соответствуют текущей ситуации.

У каждой задачи есть: “продукт” задачи, процесс и результат.

При постановке задач важно четко формулировать ожидаемый "продукт" задачи, то есть конкретный, измеримый результат, который должен быть достигнут в результате выполнения задачи. “Продукт” задачи часто отражает саму цель задачи.

Частая ошибка заключается в постановке задачи через процесс. Если задача поставлена через процесс, то это может привести к тому, что сотрудники будут тратить много времени на выполнение ненужных действий или на решение вопросов, которые не имеют отношения к достижению цели. Например, вместо того чтобы поставить задачу "подготовить отчёт по стандарту", руководитель может сказать "собрать данные для отчета". 

Если задача была корректно сформулирована и выданы необходимые ресурсы, то “продукт” задачи (цель) будет соответствовать результату. При этом процесс выполнения компетентный подчиненный сможет определить сам.

Рассматривая штатные задачи в рамках должностной инструкции или в рамках бизнес-ролей, то руководителю будет достаточно сформулировать “продукт” бизнес-роли ориентируясь на плановые показатели.

Для контроля выполнения задач можно использовать различные форматы и инструменты, такие как отчеты о выполнении, ежедневные или еженедельные встречи, системы учёта времени и т.д. Важно установить ясные правила и ожидания для исполнителей, чтобы они знали, каким образом должны предоставлять информацию о выполнении задач.

Руководитель также должен определить неделегируемые задачи, которые требуют его личного вмешательства и контроля. Неделегируемые задачи для собственника могут включать в себя принятие стратегических решений по развитию бизнеса, установление целей и приоритетов компании, привлечение инвестиций и финансирования, утверждение ключевых бизнес-процессов, политики и корпоративной культуры организации и обеспечение ее соблюдения, участие в ключевых переговорах и сделках, а также решение критических проблем и конфликтов в компании. Эти задачи обычно требуют прямого участия собственника и его экспертного мнения, поэтому их сложно или невозможно делегировать другим сотрудникам или управляющим.

Благодаря наставничеству по управлению компания может более эффективно использовать новые процессы и системы управления, что поможет ей достичь поставленных целей и улучшить свою конкурентоспособность.

Отработка процесса постановки задач включает определение конкретных целей и ожиданий, четкое формулирование задачи, установление сроков выполнения и распределение ресурсов. Важно также убедиться, что исполнитель полностью понимает поставленную задачу и имеет все необходимые ресурсы для её выполнения.

Подбор и адаптация управляющего 

Наша услуга подбора и адаптации управляющего (РОП, менеджеры среднего звена, руководитель отдела) обеспечивает комплексный подход к подбору и обеспечивает наиболее целевой подбор сотрудника с компетенциями необходимыми для бизнес-модели клиента. 

На первом этапе бизнес-практикума эксперты по бизнес-модели и управлению тщательно анализируют ключевые бизнес-процессы компании, определяют необходимые задачи для делегирования и формулируют требуемые компетенции для управляющего (бизнес-ассистента или руководителя направления). А, наши HR-эксперты проводят проверку соответствия кандидатов указанным компетенциям и анализирует их психологический профиль. 

Вся технология подбора состоит из 6 этапов.

Этап 1. Составление профиля должности бизнес-ассистента.

Этап 2. Разработка индивидуальной методологии подбора бизнес-ассистента. 

Этап 3. Подбор кандидатов.

Этап 4. Собеседование с руководителем.

Этап 5. Утверждение кандидата.

Этап 6. Адаптация кандидата к работе.

Гарантия качества подбора. Гарантия качества подбора управляющего означает, что мы тщательно отбираем кандидатов, учитывая их профессиональные навыки, опыт работы и личностные качества. Мы стремимся найти наилучшего кандидата, который подходит именно под бизнес-модель и требования/ожидания клиента.

Наша гарантия заключается в том, что если клиент не удовлетворен выбранным бизнес-ассистентом в течение 6 месяцев, мы предоставляем замену. Удовлетворение и успех бизнеса клиента — наш главный приоритет.

Обучение персонала управлению

Подобранный управляющий (РОП, менеджеры среднего звена, руководитель отдела) становится участником бизнес-практикума. Эксперт по управлению оценивает компетенции и бизнес-модель компании и составляет программу обучения. Знания сразу отрабатываются на практике.

1. Общие и управленческие компетенции (теория)

Диагностика компетенций (умений, навыков). Рациональная организация работы. Делегирование полномочий. Распределение рабочего времени (тайм-менеджмент). Принятие решений. Утверждение решений. Грамотный подбор персонала под бизнес-процесс. Навыки системного мышления. Навык задавания вопросов. Разрешение споров и конфликтов.

2. Основы управления бизнес-процессами и командой

Организация бизнес-процессов. Правила описания бизнес-ролей. Основы планирования. Правила постановки задач исполнителям. Неделигируемые задачи руководителя. Контроль выполненных задач исполнителями. Правила результативной обратной связи. Развитие сотрудников. Корпоративный университет для развития и адаптации сотрудников. Оценка эффективности. Оценка коллектива и отдельных сотрудников. Нематериальная мотивация сотрудников.

Постсопровождение

Наша программа бизнес-практикума разработана и реализуется с целью достижения конкретных результатов. После завершения программы мы предоставляем 2 месяца постсопровождения, чтобы помочь клиентам применить полученные знания и навыки на практике, устранить возможные проблемы и продолжить развитие своего бизнеса. 

Постсопровождение помогает клиентам максимально эффективно использовать полученный опыт и уверенно применять его в своей деятельности.

Заключение

Программа бизнес-практикума представляет собой уникальную возможность для вашей компании преобразить свою текущую бизнес-модель и оптимизировать бизнес-процессы. Наставничество по управлению, подбор и адаптация управляющего (бизнес-ассистента или руководителя направления), обучение персонала управлению — все это поможет вашей компании достичь новых высот эффективности и успеха. А постсопровождение в течение 2 месяцев после завершения программы гарантирует, что внедрение результатов будет максимально успешным.