Роли в бизнес-процессах строительства

Бизнес-процессы строительства. Референтная модель
Процессы управления
Основные бизнес-процессы
Вспомогательные бизнес-процессы
Бизнес-роли в строительстве
Как управлять бизнес-ролями
Пример взаимодействия ролей в команде проекта строительства
Продукт бизнес-ролей и бизнес-процессов сферы строительства
Примеры продукта в строительном бизнесе
Актуальность проектного управления в строительном секторе
Заключение

Строительная отрасль имеет свои специфические особенности, которые обусловлены как нюансами ведения строительного бизнеса, так и методикой расчёта прогнозных показателей.

Предприниматели, которые планируют заниматься строительным бизнесом или уже имеют свой бизнес в сфере строительства, чаще всего задаются вопросами о том:

• Как руководителю адаптировать сотрудников для автономной работы, чтобы не находиться постоянно в их рабочем процессе?

• Как брать новые проекты и быть уверенными в компетенции своих сотрудников и подрядчиков?

• Как сформулировать чёткие бизнес-роли и ответственность сотрудников, обеспечить эффективную коммуникацию, проводить обучение и развитие сотрудников, увеличивая объём делегирования, ответственности и принятия решений?

• Как перейти от делегирования задач к делегированию принятия решений и ответственности?

• Какие бизнес-процессы должны быть внедрены в строительную компанию для того, чтобы она завершала текущие объекты?

• Какое проектное управление актуально в сфере строительства и как его применить в бизнесе?

Это лишь некоторые из вопросов, с которыми предприниматели в строительной сфере могут столкнуться.

Бизнес-процессы строительства. Референтная модель

Любой бизнес состоит из системы бизнес-процессов. Они представляют собой последовательность операций, которые выполняются для достижения определенных целей в рамках строительных проектов и компании в целом. Они охватывают все этапы проекта, начиная от планирования и закупок до выполнения работ и контроля качества. В строительной отрасли роль такой чёткой систематизации возрастает ещё больше, потому что этот вид бизнеса зависит от многих внешних факторов, достаточно рискован, требует внешнего финансирования, потенциальных инвесторов и партнёров.

Перечень бизнес-процессов строительной компании, структура бизнес-модели зависят от того, на оказании каких услуг специализируется строительная компания.

При разработке перечня бизнес-процессов для строительного бизнеса целесообразно использовать референтную модель процессов.

Референтная модель — это модель эффективного бизнес-процесса, созданная для предприятия конкретной отрасли.

Пример референтной модели: Установка окон.

• Этап 1. Выявление потребности: С клиентом обсуждаются требования к окну, такие как размер, материал, стиль и функциональность.

• Этап 2. Закупка материалов: Осуществляется заказ окна у поставщика или производителя, учитывая требования клиента и соблюдение стандартов качества.

• Этап 3. Подготовка рабочей зоны: Проверяется готовность рабочей зоны для установки окна. Это может включать очистку поверхности, удаление старого окна и подготовку проёма.

• Этап 4. Установка окна: Работники устанавливают оконную раму в проём, используя инструменты и материалы, необходимые для крепления и утепления окна. Окно проверяется на правильность установки и функциональность.

• Этап 5. Заключительная отделка: Производится отделка оконной рамы с использованием декоративных элементов или герметика для обеспечения эстетического вида и герметичности.

• Этап 6. Проверка и тестирование: Окно проверяется на работоспособность, герметичность и соответствие требованиям клиента. При необходимости вносятся корректировки.

• Этап 7. Завершение процесса: Клиенту предоставляется информация о правильном использовании и уходе за окном. Процесс считается завершенным.

Референтные модели представляют собой эталонные схемы организации бизнеса, разработанные для конкретных бизнес-процессов на основе реального опыта внедрения в различных компаниях.

Референтные модели включают в себя основные и вспомогательные бизнес-процессы, а также процессы управления. Остановимся на них поподробнее.

Процессы управления

Бизнес-процессы управления - процессы, которые задают цели и направление основным и обеспечивающим процессам компании, регламентируют и определяют рамки всех бизнес-процессов.

1. Планирование работ (проектов):

• планирование строительства объектов на определенный период;

• распределение специалистов (сотрудников) по объектам;

• планирование и разработка рекламных стратегий.

2. Контроль проектов и сотрудников:

• контроль выполнения KPI по проектам сотрудниками;

• принятие управленческих решений.

3. Управленческий учёт:

• анализ общего баланса, деятельности;

• учёт и анализ ФОТа;

• ведение баланса по заказчикам, исполнителям, учёт расчётов;

• сбор информации и фиксирование движения денежных средств из всех источников;

• сбор всех финансовых отчётов по текущей ситуации раз в месяц;

• сбор информации и документации по утверждённым сметам и подрядам;

• расчёт дохода руководителей по проектам, учёт расчетов;

• расчёт дохода от взаимодействия с партнёрскими компаниями;

• создание и контроль реестра по парнёрским компаниям;

• создание, ведение и контроль реестра по заказчикам;

• расчёт предварительного и окончательного финансового результата по проектам;

• подготовка отчёта по всем объектам;

• подготовка отчёта по оплате труда/бонусам;

• подготовка рекламного отчёта и бюджета на будущий месяц.

4. Управление развитием (иногда относят в отдельную категорию процессов - “процессы развития”):

• продвижение и развитие новых направлений;

• реализация нового направления;

• развитие B2B направления;

• развитие направления продажи недвижимости;

• развитие направления эксплуатации и обслуживания.

Основные бизнес-процессы

Основные процессы - процессы, играющие фундаментальную роль в бизнесе и связанные непосредственно с процессом создания ценности, конечного продукта для внешнего потребителя (клиента). Основные бизнес-процессы - это последовательность процессов, создающих прибыль компании.

1. Создание архитектурных и дизайнерских решений:

• генерация и внедрение новых архитектурных решений.

2. Закупки:

• планирование закупок материалов, техники;

• аудит поставщиков;

• мониторинг цен;

• управление поставками.

3. Строительство:

• разработка ППР (План производства работ);

• разработка ПОС (Проект организации строительства);

• разработка графиков производства работ;

• разработка технологических карт по выполняемым операциям и внедрение в производство;

• проверка смет на полноту операций и правильность объёмов;

• контроль разработки проектов в соответствии со СНиПами;

• прохождение строительной экспертизы;

• анализ свойств используемых материалов, подбор аналогов по свойствам и качеству;

• разработка стандартов качества выполняемых работ;

• контроль качества выполнения работ на строительных площадках;

• функция технического надзора при внутренней приёмке выполненных работ;

• контроль качества и объёмов выполнения работ субподрядчиками;

• организация и контроль ведения строительной документации на объектах;

• учёт строительного имущества компании;

• сдача объектов заказчикам, оформление исполнительной документации;

• поиск и внедрение новых технологий выполнения работ.

4. Маркетинг и реклама:

• создание рекламных кампаний, включая подбор медиа-каналов и форматов рекламы;

• управление бюджетом рекламных мероприятий и оптимизация затрат;

• анализ эффективности рекламных кампаний и ведение отчётности о результатах;

• исследование рынка и конкурентов для выявления новых возможностей продвижения;

• взаимодействие с рекламными агентствами и поставщиками услуг для успешной реализации кампаний.

5. Продажи:

• обработка обращений клиентов, заключение договоров на оказание услуг/приобретение продуктов компании;

• исследование рынка и анализ конкурентов;

• разработка маркетинговой стратегии и плана продаж;

• привлечение новых клиентов и удержание существующих;

• реклама и продвижение услуг строительной компании.

Вспомогательные бизнес-процессы

Вспомогательные бизнес-процессы - обеспечивают бесперебойное и эффективное функционирование основных бизнес-процессов.

К вспомогательным бизнес-процессам можно отнести:

1. HR-процессы:

• контроль штатного расписания, разработка потребности в трудовых ресурсах;

• подбор сотрудников;

• проведение первичных собеседований;

• проведение собеседования с будущим прямым руководителем;

• анализ кандидатов и найм нового сотрудника;

• обучение и адаптация новых сотрудников;

• обучение, повышение квалификации текущих сотрудников;

• информирование/обучение сотрудников нововведениям в компании;

• формирование организационной структуры компании и оптимизация процессов между сотрудниками;

• контроль блока охраны труда;

• создание внутренних регламентов, документов;

• создание и контроль календаря отпусков для всех сотрудников.

2. Финансовое сопровождение (+ бухгалтерский учёт):

• оформление договоров и первичной документации с заказчиками;

• взаимодействие с банками, инвесторами и клиентами;

• подготовка оплаты по расчётным счетам;

• подготовка бухгалтерского отчёта;

• взаимодействия с органами государства.

3. Управление жизнедеятельностью офиса:

• оплата коммунальных счетов и налога;

• содержание участка (снег, газон, чистота, содержание биотуалетов и другое);

• уборка офиса;

• обеспечение сотрудников/клиентов питьевой водой, чаем, кофе и другим;

• закупка канцелярии.

Подход, основанный на таких процессах, помогает улучшить координацию работы. Процессный подход позволяет рассмотреть работу компании в целом, выявить ключевые бизнес-процессы и их взаимосвязи. Это помогает определить, какие отделы взаимодействуют между собой и какие процессы зависят от других. Система любых бизнес-процессов создаётся и управляется людьми и поэтому необходимо распределить и сформировать её по бизнес-ролям.

Бизнес-роли в строительстве

Основными участниками строительного процесса являются: заказчик, застройщик, инвестор, подрядчик, инженерная организация, проектная организация и другие в зависимости от направления бизнеса. Управлять проектами в строительстве могут сразу несколько человек.

Ниже приведём описание основных бизнес-ролей управления строительного бизнеса.

• Собственник проекта. Владелец или собственник заказывает проект и финансирует его. В зоне ответственности этого человека - высокоуровневое наблюдение за проектом и принятие всех важных решений (выбор метода реализации проекта, отбор подрядчиков, приёмка объектов и другое.).

• Подрядчик. В обязанности входит управление персоналом, контроль проведения строительных работ, поиск и обеспечение оборудования, материалов и рабочей силы, работа с разрешениями и лицензиями, коммуникация с собственником проекта.

• Менеджер строительного проекта. В зоне его ответственности - планирование, координация, надзор за проектом, составление бюджета, формирование сметы, контроль за графиком работ, управление заказами, работа с рисками, коммуникация с собственником.

Также крайне важно обозначить и описать неуправляющие, но ключевые бизнес-роли, без которых невозможно отладить систему управления бизнес-процессами.

• Специалист сметного отдела. Грамотный и профессионально подготовленный сметчик должен владеть несколькими методиками составления различных смет, используя при этом программные обеспечения. Сметчик должен уметь рассчитать оптимальную рентабельность проекта, оперативно устранить недочёты, предельно точно вести калькуляцию затрат и другое.

• Главный бухгалтер. Является основополагающим сотрудником в структуре любого бизнеса. Сложности ведения бухгалтерского учёта в строительстве, большой объём информации, колоссальная ответственность - все эти факторы требуют от главного бухгалтера высокого уровня профессиональных знаний.

• Инженер. Специалист, выполняющий технические расчёты и разработки, необходимые в строительном бизнесе. Например, инженеры-строители занимаются расчетом прочности конструкций, инженеры-электрики проектируют электроснабжение, а инженеры-теплотехники работают над системами отопления и вентиляции.

• Прораб. Прораб управляет сотрудниками и контролирует процесс выполнения работ по графику, устанавливает необходимые сроки и разрешает возникшие проблемы. Он отвечает за планирование и координацию всех этапов строительной работы, от закупки материалов до готовности объекта. Кроме того, прораб отвечает за соблюдение правил безопасности на месте работы. По сути, весь процесс строительных работ “держится на плечах” данного сотрудника. Прораб должен ориентироваться в качестве строительных материалов, оборудовании, в современных технологиях и прочем. Именно от прораба во многом зависит производительность труда, сроки и качество выполняемых работ.

• Мастер. Это тот же прораб, но только если прораб отвечает за строительство объекта в целом, мастер привязан к конкретному участку строительного объекта. Он руководит группой рабочих, определяет необходимые материалы и инструменты для проведения работ и наблюдает за их качеством. Также настроение трудового коллектива зависит от мастера. "Хороший мастер придёт - клиентов много приведёт, плохой мастер придёт - последний рубль пропадёт" - эта поговорка как нельзя лучше отражает значение представителей данной профессии для строительной компании.

• Юрист. Отвечает за юридическую поддержку компании, контроль правового соблюдения и регулятивных требований, разработку и проверку договоров.

• Снабженец. Обеспечивает строительное производство всеми видами материальных ресурсов, определяет и рассчитывает нужную потребность количества стройматериалов, изделий, конструкций, инвентаря, спецодежды и другого.

В зависимости от размера и структуры компании, роли могут быть комбинированными, распределены между несколькими сотрудниками или несколько ролей могут приписываться одной должности.

Так, если строительная организация - генподрядчик не очень большая, то собственник/руководитель проекта может брать на себя роль и менеджера проекта, и главного инженера, и технического директора. То есть сам выполняет функции данных ролей. Например, сам собственник бизнеса/проекта составляет график производства работ (ГПР), смету работ (где указывает сумму затрат на проект), выступая в данном случае в роли технического директора, специалиста по планированию (“планировщика”), инженера проекта, сметчика. В ГПР руководитель проекта прописывает перечень строительных работ, продолжительность и сроки работ, трудоёмкость, количество смен, график работ мастеров и так далее.. Далее руководитель проекта отправляет ГПР и смету прорабу на проверку и корректировку. В течение 3х рабочих дней со дня поступления всей необходимой документации, прораб вносит все необходимые корректировки в ГПР и передаёт руководителю для утверждения. После всех согласований собственник/руководитель проекта передает ГПР заказчику на согласование. После утверждения всей документации, подписания договорённостей, руководитель ставит задачи по строительству объекта прорабу.

Как управлять бизнес-ролями

Руководитель — не только лучший специалист, но и организатор труда других. Он должен уметь организовать работу сотрудников, распределяя между ними конкретные задания. Такую форму взаимоотношений между начальником и подчинённым принято называть делегированием. От того, насколько руководитель владеет искусством делегирования, зависит эффективность работы его подразделения и, следовательно, качество работы самого руководителя.

Обычно бизнес-роль определяется как совокупность задач, обязанностей и полномочий, связанных с конкретным участником бизнес-процесса, который отвечает за определенную функциональную область.

Делегирование в ролевой модели организации происходит путём:

a) определения и описания бизнес-процессов;

б) закрепления за каждым процессом владельца бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса является сотрудником, имеющим, помимо функциональной должности, определенную роль в бизнес-процессе, которая устанавливает за ним полную ответственность за этот процесс и определяется показателями эффективности этого процесса (KPI).

Для каждой бизнес-роли должен подбираться сотрудник с нужным набором компетенций (знаний, умений и навыков). Это необходимо для того, чтобы была возможность обеспечить качественное делегирование процесса сотруднику.

При соблюдении руководителем правил делегирования и подборе подходящего ответственного на делегируемый бизнес-процесс, будет достигнуто эффективное и результативное управление.

В зависимости от направления компании, текущих проектов и задач, одна и та же должность может включать в себя разные бизнес-роли.

Пример взаимодействия ролей в команде проекта строительства

• заказчик заключает договор подряда с одной строительной организацией, которая выступает в качестве генподрядчика.

• проектировщик разрабатывает проект строительства объекта, опираясь на свод нормативных требований и положений, регламентирующих проектирование и строительство (СНиП).

• далее проект передается главному инженеру на утверждение.

• главный инженер передает утвержденный проект строительства руководителю.

• специалист сметного отдела (сметчик) получает производственное задание от руководителя проекта на разработку сметы по проекту, устанавливая конкретный срок выполнения задачи (например, в течение 3х рабочих дней) .

• после разработанной сметы, сметчик отправляет документ на проверку главному инженеру.

• главный инженер проверяет правильность составления сметы по видам работ и необходимым материалам, утверждает в течение 2х рабочих дней. Если по видам работ и материалам сметы имеются замечания и доработки, то смета отправляется на доработку сметчику, пока не будет утверждена главным инженером. Устанавливаются сроки доработки.

• утвержденная и подписанная инженером смета возвращается руководителю проекта.

• далее вся готовая документация передается прорабу, мастеру и так далее в зависимости от структуры и иерархии компании и от ролей, выполняемых сотрудниками.

Продукт бизнес-ролей и бизнес-процессов сферы строительства.

Каждая бизнес-роль и бизнес-процесс должен иметь свой конечный измеримый результат. Правильно понимать целевой продукт процесса важно, чтобы понимать, какой результат процесса нужен, и какие меры нужно принять, чтобы достичь этого результата. Ниже приведём продукты бизнес-ролей стройки.

1. Бизнес-роль: Менеджер по закупкам.
   Конечный измеримый результат: Сокращение затрат на закупку материалов на 10% за квартал.
   Это может быть достигнуто путём идентификации альтернативных поставщиков, сравнения цен, пересмотра условий контрактов и проведения переговоров для получения лучших цен и условий.
2. Бизнес-роль: Менеджер проекта.
   Конечный измеримый результат: Завершение проекта строительства в срок и в пределах бюджета.
   Это может быть достигнуто путём разработки детального плана проекта, установления контрольных точек, надлежащего управления ресурсами и обеспечения эффективной коммуникации с командой и заинтересованными сторонами.
3. Бизнес-процесс: Процесс закупки материалов.
   Конечный измеримый результат: Снижение времени закупки материалов на 20%.
   Это может быть достигнуто путём оптимизации процесса поиска поставщиков, автоматизации процедур заказа и оплаты, использования цифровых инструментов для отслеживания поставок и установления долгосрочных партнерских отношений с надежными поставщиками.
4. Бизнес-процесс: Процесс установки систем отопления.
   Конечный измеримый результат: Увеличение производительности работы на 15%.
   Это может быть достигнуто путём оптимизации последовательности операций, использования специализированного инструмента и оборудования, обучения сотрудников новым методам работы и внедрения проверок качества на разных этапах процесса.

Конечные измеримые результаты должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Они помогают определить конкретные цели и оценить выполнение бизнес-роли или бизнес-процесса в сфере строительства.

Продукт в строительном бизнесе — это законченный объект (здания, сооружения, конструкции) и прочие законченные работы и услуги строительного характера.

Примеры продукта в строительном бизнесе:

1. Новостройка жилых домов: Строительство и продажа новых жилых комплексов, включающих квартиры, дома или многоквартирные здания.
2. Ремонт и реконструкция: Предоставление услуг по ремонту и реконструкции жилых и коммерческих объектов, включающих обновление интерьера, замену систем отопления, водоснабжения и электроснабжения.
3. Установка систем безопасности: Установка систем видеонаблюдения, контроля доступа, пожарной сигнализации и других систем безопасности для домов, офисов и коммерческих объектов.
4. Строительство коммерческих объектов: Строительство офисных зданий, торговых центров, складских помещений и других коммерческих объектов.
5. Установка систем отопления и кондиционирования: Установка и обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха для жилых и коммерческих объектов.
6. Строительство инфраструктуры: Строительство дорог, мостов, аэропортов, портов и других инфраструктурных объектов.
7. Производство и продажа строительных материалов: Производство и продажа кирпича, бетона, металлоконструкций, окон, дверей и других строительных материалов.
8. Архитектурное проектирование: Предоставление услуг по разработке архитектурных проектов для новых строительных объектов или реконструкции существующих.
9. Услуги по благоустройству: Ландшафтный дизайн, установка систем орошения, создание спортивных площадок, обустройство парков и садов.
10. Энергетические решения: Установка солнечных панелей, ветрогенераторов и других альтернативных источников энергии для снижения энергозатрат и экологического следа.

Актуальность проектного управления в строительном секторе

Строительную отрасль принято считать консервативной. Здесь много ручного труда, бумажной волокиты, а онлайн-технологии внедряются медленно, а зачастую и нехотя. Многие крупные застройщики уже внедряют высокие технологии в свой бизнес, усиливают IT-отделы, учат сотрудников новым цифровым специальностям. Но инновации для многих строителей начинаются уже на этапе управления бизнесом. Наиболее проблемными бизнес-процессами строительства, с точки зрения его цифровизации, являются:

• сбор исходно-разрешительной документации;

• управление проектом и персоналом;

• организация строительства;

• календарное планирование.

Для сотрудников, руководителей строительной ниши мы рекомендуем внедрять в свой бизнес онлайн-управление. Что же это такое?

1. Фиксация в google документе. Отчёты/резюме планёрок, планирование, постановка задач сотрудникам, зафиксированные в документе, позволяют всем участникам процесса быть в курсе и в любой момент обратиться к документу и не тратить времени на запрос информации, то есть постоянно находиться в доступе и владении информацией.

2. Описание бизнес-ролей сотрудников. Фиксация в документе обязанностей, задач, результата каждой бизнес-роли сотрудника позволяет понимать, что, кому, когда сделать. Это позволяет вести автономную работу сотрудников, не находясь руководителю постоянно в операционке.

3. Фиксация в google документе всех бизнес-процессов. Когда участники процесса понимают бизнес-процессы, их продукты, то бизнес действует слаженно и приносит нужный результат.

4. Договора, регламенты, инструкции, собранные в одном месте, к которым имеют доступ нужные сотрудники, делают процесс взаимодействия в бизнесе более продуктивным. Сотрудники, участвующие в процессе строительства, должны в любой момент обратиться к доступному файлу с исходной документацией, необходимыми разрешительными документами, чтобы верно организовать строительный процесс.

5. Календарное планирование. Внесение в календарь, доступный всем участникам проекта, событий, встреч и прочего для скоординированной работы и вовремя исполняемых задач.

Без внедрения в практику элементарных онлайн-технологий повседневной деятельности участников строительного бизнеса, без взаимодействия строителей, прорабов, инженеров, подрядчиков и прочих, достижение качественных результатов не получится. Как показывает практика, внедрение такого проектного управления определяет будущее строительства.

Заключение

Управление проектами в строительстве охватывает важнейшие этапы и процессы. От планирования до закрытия и анализа работы. Каждый этап требует внимания, привлечения разных специалистов и, конечно, инновационных инструментов работы с бизнес-процессами.

Управление проектами в строительстве — это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются чёткие цели строительного проекта. В ней учитывается баланс между объёмом работ, ресурсами (материалы, люди, деньги, энергия, пространство и другое), временем, качеством и рисками. Собственник бизнеса должен понимать все основные бизнес-процессы, грамотно выстраивать систему управления командой.

Ведь управление командой в строительном бизнесе - это не просто постановка задач и наведение порядка на стройке. Этот процесс включает правильное определение целей и стратегий, оценку работы, контроль на всех этапах системы, контроль рабочей загрузки и многое другое. Это также про своевременное выявление проблем, разрешение конфликтов и стимулирование продуктивности.