Бизнес процессы с новыми вводными

Одной из важных характеристик современного бизнеса является высокая динамика изменений. Технологии развиваются быстрыми темпами, рынки становятся все более конкурентными, потребности клиентов постоянно меняются. 

В такой ситуации компании, успешно функционирующие в прошлом, могут столкнуться с проблемами, которые необходимо решить для сохранения своей конкурентоспособности.

Введение новых данных в бизнес-процессы — это процесс, в результате которого компания изменяет свои методы работы и направление решения задачи на основе новых факторов. Эти факторы могут быть различными: изменение потребностей клиентов, появление новых технологий, программных обеспечений, изменение законодательства и многое другое.

Например, когда бизнес работал традиционными методами взаимодействия (совещания, планёрки, личное взаимодействие с партнёрами, отчетность на бумажных носителях), и вдруг партнёры переходят на онлайн-платформы или мобильные приложения, компания должна приспосабливаться к этим изменениям, разрабатывая новые способы работы или улучшая существующие.

Успешные компании понимают важность адаптации к новым вводным и интегрируют их в свои бизнес-процессы. Они проводят анализ рынка и отслеживают тенденции, определяют потребности клиентов и используют эту информацию для разработки новых продуктов и услуг.

Но  изменения не всегда проходят гладко. Введение новых вводных в бизнес-процессы может потребовать значительных изменений в структуре компании и ее организационных процессах. Например, необходимость внедрения новых технологий может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, работники могут испытывать стресс и не смогут исполнять свои обязанности в полной мере,  что потребует дополнительных усилий со стороны руководства.

В любом рабочем взаимодействии может возникнуть ситуация введения новых условий сотрудничества или новых обстоятельств в рамках выполнения задачи.

Давайте вспомним старый анекдот.

Кто узнаёт себя в этой комичной ситуации?

Наверняка у каждого было что-то подобное в рабочем процессе. Когда заказчик или сотрудник постоянно меняет условия сотрудничества, постоянно возникают обстоятельства, которые мешают достичь поставленного результата. 

В данном случае «отец» — это исполнитель, «сын» — играет роль молодого руководителя, который вернулся с курсов повышения квалификации и готов применить весь набранный потенциал и участвует в рабочем процессе, «мать» — отдел обеспечения рабочего процесса. Что происходит в результате: есть задача - заготовить дров и исполнитель смело принимается за дело, руководитель во всём следует за исполнителем и даёт ценные указания по исполнению задачи. При этом руководитель не преследует главную цель процесса — заготовить дрова, он участвует в процессе и применяет все знания, полученные на обучении, сразу и в рамках одной задачи.

Основная цель, к которой приходят в результате своей многообразной деятельности руководитель и сотрудник: все знания применены, отработаны сценарии действий в чрезвычайных ситуациях, но дрова не заготовлены, нет качественного результата, которым можно измерить процесс, в результате вся проделанная работа осуществлялась впустую. 

При таком подходе к выполнению задачи страдают все. Сотрудник тратит большое количество сил на исполнение «новых вводных», но дрова не заготовлены. Отдел обеспечения не знает сроков предоставления материалов для выполнения задачи, испытывает стресс и не может исполнять свои обязанности в полной мере. Руководитель полностью погружён в рабочий процесс и упускает из виду основную цель процесса.

Что можно сделать, чтобы задача была исполнена:

• заранее предусмотреть все возможные сложности, спланировать ход действий, чтобы прийти к истинной цели;

• исполнителю необходимо обсуждать с руководителем ход исполнения поставленной задачи, предложить своё видение ситуации и обговаривать все действия;

• руководителю необходимо прислушиваться к подчинённым, так как они могут иначе смотреть на решение задачи, с точки зрения эксперта;

• руководитель не должен быть погружён в процесс исполнения задачи наравне с сотрудником, он должен решать более глобальные задачи руководства и управлять всем рабочим процессом, а не одним сотрудником;

• при получении «новых вводных» необходимо пересмотреть весь процесс решения задачи так, чтобы она в итоге была решена.

В процессе управления может возникать множество непредвиденных ситуаций, но даже их возникновение можно спланировать, если подходить к этому процессу с умом, с позиции руководителя.

Бизнес-процессы бизнеса, постоянно требуют усовершенствования и адаптации к новым вводным. Компании должны быть готовы к изменениям и быть гибкими в своем подходе, чтобы успешно справиться с вызовами, стоящими перед ними. Это поможет поддерживать конкурентоспособность и достигать поставленных целей.