Роли сотрудников в огранизации. Управление ролями сотрудника

Имеющиеся в интернете базовые должностные инструкции нуждаются в адаптации под индивидуальные условия бизнеса. Должность (должностные инструкции) и Бизнес-роли связаны между собой, но именно Бизнес-роли обеспечивают функционирование Бизнес-модели компании и естественное управление бизнес-процессами.

Должность является совокупностью Бизнес-ролей, однако один сотрудник может выполнять Бизнес-роли разных должностей в рамках одной компании и это является еще одним преимуществом работы по Бизнес-ролям.

Бизнес-роль – это набор полномочий и ответственности, необходимых для выполнения определенных функций в рамках конкретного бизнес-процесса. Бизнес-роли характеризуются тем, что имеют измеримый конечный комплексный результат процесса, называемый “Продукт” Бизнес-роли. Именно Продукт Бизнес-роли вносит необходимую ясность в работу любой компании и значительно облегчает процесс управления.

Продукт Бизнес-роли

Каждая Бизнес-роль имеет свой Продукт Бизнес-роли, который определяется приоритетами компании и стратегией развития в соответствии с Бизнес-моделью Будущего. Продукт Бизнес-роли в свою очередь определяет “как” будет выполняться входящая задача, соответствующая этой Бизнес-роли и какой конечный Продукт Задачи будет переходить от одной Бизнес-роли к другой. Формирование задач и взаимодействие между Бизнес-ролями показано на схеме.

При постановке задачи, зная Бизнес-роль и ее Продукт сотрудник может сам определять план действий, которые приведут к выполнению задачи и может легко делегировать её другим сотрудникам в случаях непредвиденных обстоятельств.

Практическая значимость Продукта Бизнес-роли (Продукта Задачи) определяется качеством выполняемых задач и четко определенной ответственностью сотрудников по каждой выполненной задаче.  Такой подход обеспечивает слаженную работу и эффективное управление.

Бизнес-роли на примере Бизнес-ассистента

На плечи любого Бизнес-ассистента ложится много задач, основная цель которых – разгрузить руководителя от рутинной работы, чтобы основная его деятельность была направлена на развитие бизнеса. В результате Бизнес-ассистент выполняет множество Бизнес-ролей: от решения организационных задач, до принятия управленческих решений в период отсутствия руководителя.

 Бизнес-роли Бизнес-ассистента

• Составление оперативных планов (месячные и декадные) и утверждение их у руководителя. Ведение календаря руководителя.

• Подбор и адаптация новых сотрудников.

• Контроль исполнения поставленных задач (планов) сотрудниками (подрядчиками, фрилансерами).

• Организация мероприятий в online и offline формате.

• Организация делопроизводства, ведение документации компании (юридическая и экономическая проработка договоров, контрактов, соглашений и другие).

• Обработка входящей информации (телефонные звонки, почта).

• Организация командировок.

• Разработка и совершенствование системы мотивации (вознаграждения) сотрудников.

• Выполнение иных необходимых Бизнес-ролей.

Бизнес-роли ассистента состоят из довольно большого перечня и если ассистент выпадает из рабочего процесса (в силу болезни или других обстоятельств), то все обязанности ложатся на плечи руководителя, так как отсутствие Бизнес-ассистента всерьез сказывается на эффективности работы всей компании. 

Как избежать таких последствий?

Любые задачи можно делегировать другому исполнителю, если у задачи определена Бизнес-роль и ее Продукт, а сотрудники компании ознакомлены с ними и знают Бизнес-модель всей компании.

Возьмем, например, Бизнес-роль которая есть в любой компании “Подбор новых сотрудников”.

Пример Задачи которая ставится в рамках этой Бизнес-роли: 

Продукт задачи Бизнес-роли: 

Исходя из продукта задачи любой сотрудник сможет быстро расписать план действий по достижению продукта этой задачи:

1. Упаковка Бизнес-ролей (продуктов Бизнес-ролей) менеджера по продажам в должностные обязанности, например, работа с входящим трафиком по скрипту компании, составление договора, контроль оплаты в срок, контроль качества оказания услуги и т.д.

2. Утверждение заработной платы, условий премирования и мотивации кандидата, утверждение личных качеств и опыта кандидата. 

3. Составление технического задания на вакансию менеджера по персоналу, утверждение у РОП и директора.

4. Публикация объявления о вакансии на “сервисах” и самостоятельный поиск по резюме кандидатов с целью соблюдения сроков выполнения задачи.

5. Собеседование с приглашенными кандидатами.

6. Выбор кандидата соответствующего техническому заданию на вакансию, приём на стажировку.

7. Адаптация менеджера в соответствии с планом адаптации компании.

Мы прописали действия Бизнес-ассистента в рамках задачи конкретной Бизнес-роли. Имея подробно описанные Бизнес-роли, перед руководителем не возникнет проблем во время отсутствия Бизнес-ассистента поручить выполнение задачи другому сотруднику.

Также на примере Бизнес-роли “Подбор новых сотрудников” наглядно показано, что наличие формализованных Бизнес-ролей компании позволяют легко подбирать сотрудников под задачи необходимые в текущих процессах (текущей Бизнес-модели).

От должности к отделу

А теперь рассмотрим как Бизнес-роли взаимодействуют между собой на примере HR-процессов, именно с него начинается построение и управление Своим Бизнесом.

Выделим пять Бизнес-ролей:

1. Управление кадрами.

2. Подбор и обучение кадров.

3. Анализ рынка труда.

4. HR-брендинг.

5. Управление кадровым документооборотом.

6. Бюджетирование HR-процессов.

В начале становления бизнеса эти роли может выполнять Бизнес-ассистент совместно с руководителем. По мере расширения бизнеса эти Бизнес-роли делегируются отдельной должности – HR-директору (или нанимается внешний HR-консультант под определенные задачи).

HR-директор дает руководителю рекомендации по управлению персоналом, разрабатывает необходимые документы и процедуры, организовывает оценку и обучение сотрудников, формирует роли сотрудников, необходимые для эффективной работы бизнеса, вводит новые должности и оптимизирует работу всех отделов компании.

Руководители малого и среднего бизнеса нуждаются в хорошем HR, если решили:

В связи с расширением фирмы или желанием повысить результативность трудовой деятельности возникает потребность в подборе квалифицированных кадров. Для того, чтобы исключить риск найма персонала, не соответствующего требованиям конкретной должности, каждый кандидат должен пройти многоуровневую систему отбора и чётко понимать, какие роли в бизнесе ему необходимо будет выполнять. Они должны быть максимально конкретными, регламентирующую сферу его обязанностей и порядок их выполнения.

Соответственно, чем крупнее компания становится, тем выше нагрузка на каждую Бизнес-роль. И при масштабировании под каждую Бизнес-роль принимается отдельный сотрудник. 

Так, одна должность HR-директора в малом бизнесе превращается в целый отдел при масштабировании. Все это происходит быстро и естественным путем только при формализованных Бизнес-ролях. При этом время вхождения в должность минимальное, так как функционал сотрудника уже прописан и есть понимание критериев качества его работы.

На схеме изображены Бизнес-роли HR-отдела и показано их взаимодействие.

Формализованные Продукты Бизнес-ролей обеспечивают работу отдела как “единого механизма”. Зона ответственности каждой Бизнес-роли чётко определяется Продуктом Бизнес-роли, а значит исключается потеря времени на несогласованные действия, ошибки бизнес-процессов, конфликты на почве выполнения задач. Продукт Задачи Бизнес-роли позволяет объективно принимать решение о мерах поощрения или наказания.  

Таким образом, Бизнес-роли не являются организационно-штатной структурой с конкретным прописыванием должностей и не привязываются к личности или конкретному исполнителю. 

Бизнес-роли являются “живым организмом”, состояние которого описывает текущее положение дел в компании и на поддержание которого работают все исполнители. Бизнес-роли по мере необходимости подвергаются корректировке, как и любой живой организм в случае сбоев в его функционировании.

Так зачем компании прописывать Бизнес-роли?

1. Понимать как функционирует ваш бизнес и эффективно управлять им. Бизнес-роли формируют документы единого свода ролей бизнес-процессов, подпроцессов и  регламентов, которые происходят в компании. 

2. Используя данные Бизнес-ролей вы сможете подбирать целевых сотрудников под вашу бизнес-модель, без труда составите вакансию,  план адаптации, должностную инструкцию или иные документы.

3. Динамично распределять обязанности между всеми сотрудниками,  передавать обязанности сотрудников от одного к другому без влияния на качество выполняемой работы, что не позволяет должностная инструкция.

4. Сотрудники будут чётко знать свои Бизнес-роли, критерии качества выполняемых обязанностей, исключается риск халатного отношения сотрудника к работе. Они работают как единый механизм, передавая свой Продукт Задачи другой Бизнес-роли.

5. С помощью анализа Бизнес-ролей можно трезво оценить загрузку сотрудников и  отделов, пересмотреть штат, рассмотреть необходимость расширения штата или сокращения. 

6. Бизнес-роли удобно масштабировать, что ведёт к естественному росту бизнеса. Бизнес-роли, принадлежащие к развитию, покажут вам пошаговый план  действий в сторону Бизнес-модели Будущего.

7. Бизнес-роли являются детализированной бизнес-моделью и идут в неразрывной связке с ней. Описание Бизнес-ролей обеспечивает функционирование бизнес-модели без перебоев.

Находясь в постоянной рутине бизнеса, даже самый успешный предприниматель не замечает, как можно оптимизировать процесс работы всей компании и увеличить прибыль в несколько раз.

Имея бизнес-модель и описанные Бизнес-роли, вы имеете карту движения к цели, вы чётко понимаете, какое количество сотрудников вам необходимо, какой функционал они должны выполнять и как взаимодействовать. 

Если вы являетесь владельцем бизнеса и достигли уровня на котором уже не обойтись без профессионального управления, первое что вам необходимо сделать – это прописать Бизнес-роли, которые выполняете вы и ваши сотрудники.