Подбор и адаптация бизнес-ассистента

Подберём

Персональных ассистентов (PA/EA)

Офис менеджеров / Администраторов офиса

Ассистентов руководителей

Специализированных помощников

Виртуальных ассистентов

Бизнес-ассистентов

Не знаете, какая специализация ассистента подходит под ваш запрос? Закажите услугу «подбора и адаптации помощников» и вам не придётся разбираться в нюансах названий должностей, пришедших из разных культур. Мы выясним, какие функции будет выполнять помощник, составим профиль идеального кандидата, должность и определим нужный вам вид ассистента. А cамостоятельно разобраться в специализациях помощников вы можете, ознакомившись со статьёй Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества.

Подбором и адаптацией вашего бизнес-ассистента будут заниматься профессиональные рекрутеры и эксперты по управлению.

Составим текущую бизнес-модель вашей компании, чтобы понять, с какими именно навыками и компетенциями нужен ассистент. Потому что для составления планов и принятия решений ваш будущий ассистент должен видеть причинно-следственные связи, знать бизнес-процессы и бизнес-модель.

Поможем составить требования к бизнес-ассистенту и разработаем индивидуальную методологию подбора кандидата со строгой системой оценки (тестовые задания на проверку компетенций, психологическое тестирование, углубленные HR-интервью, фасилитация собеседований с руководителем и т.д.). Сформируем подробную вакансию по авторской методологии, позволяющей привлекать наиболее подходящих ассистентов и отсекать не соответствующих требованиям.

Профессионально определим функционал и портрет бизнес-ассистента. Поможем определить функционал будущего сотрудника, даже если вы не знаете, какие задачи можно и нужно делегировать помощнику. Составим профиль идеального кандидата, учитывающий не только требования к компетентности, но и ценности, подход к работе, психологическую совместимость будущей «правой руки» с её руководителем.

Отобранные нами ассистенты заберут на себя не только рутинные и организационные задачи, но и те, выполнение которых требует от вас дополнительных усилий и самомотивации.

Например, если вы не любите заполнять таблицы, то мы найдем помощника, получающего удовольствие от систематизации данных. Сотрудник будет выполнять задачу с энтузиазмом и тщательностью, а вы сможете сосредоточиться на тех делах, которые заряжают вас энергией. Например, на разработке новых продуктов или стратегий продвижения.

Поможем с организацией и проведением адаптации вашего бизнес-ассистента. Используя наш 20-летний опыт в управлении персоналом в малом и среднем бизнесе, напишем или доработаем должность, инструкции и регламенты. Разработаем или усовершенствуем план адаптации помощника в компании, учитывающий не только бесшовное включение в рабочие задачи, но и адаптацию под руководителя и / или бизнес-модель компании.

За испытательный срок сотрудник исполнит все повторяющиеся бизнес-роли должности и переймёт образ мышления и стиль управления руководителя. Это позволит сотруднику не только выполнять порученные задачи по алгоритму, но и принимать самостоятельные решения, чтото и позволит собственнику снизить вовлечённость в операционное управление и заниматься вопросами развития бизнеса.

Будет подготовлен план адаптации совместно с вами, в нем мы пропишем всё, что наиболее важно сотруднику усвоить в течение первого месяца и начать применять. Hard и soft skills, навыки удаленной работы, какие-то особенные умения и навыки. План будет составлен по дням и по неделям, с указанием контрольных точек, на которых будет проверяться, насколько хорошо усвоен материал и насколько сотрудник применяет его в своей работе.

Сэкономим ваше время на поиск подходящего бизнес-ассистента. Наша команда профессионалов проведёт собеседования, тестирования и отсев, чтобы вы общались только с подходящими под ваш запрос и условия кандидатами.

Мы эксперты в оценке компетентности кандидатов в бизнес-ассистенты. Вы получите кандидата не просто с опытом выполнения схожих задач, но с компетенциями, позволяющими самостоятельно разруливать мелкие непредвиденные ситуации и вопросы

Больше информации о нашей авторской технологии и этапах отбора читайте в статье Экспертный подбор Бизнес-ассистента.

Наши компетенции и принципы подбора адаптации позволяют нам находить именно те 20% сотрудников, которые будут приносить 80% результата в долгосрочной перспективе.

Воспользовавшись услугой подбора вы получите не только результат в виде ассистента, подходящего именно вам, но и повысите собственные hr-компетенции благодаря взаимодействию с экспертами:

• Узнаете алгоритм поиска сотрудников, позволяющий самостоятельно привлекать осознанных и заинтересованных сотрудников.

• Научитесь управлять бизнес-ассистентом: как ставить задачи, чтобы получать нужный результат.

Освоите навыки делегирования без чувства потери контроля. Услуга подбора помощников для вас, если:

Вы увязли в бесконечных рутинных задачах. Вам не хватает времени на управленческую работу, вы вынуждены постоянно контролировать сотрудников, отвечать на их вопросы, исправлять чужие «косяки», решать мелкие проблемы и разруливать критические ситуации.

Мы подберём вам ассистента, который умеет принимать решения, исправлять мелкие «косяки», управлять сотрудниками и проектами, организует ваш график и высвободит время для вопросов управления и развития.

Компетентный бизнес-ассистент = 80 % свободного времени руководителя.

Вам нужен второй вы. Вы мечтаете о собственном двойнике на работе, ведь никто не справится с задачами лучше вас. Не можете ни на кого положиться, ведь у окружающих вас людей нет нужного опыта и квалификации. Считаете, что проще и быстрее выполнить дело самостоятельно, чем объяснять кому-то, какой результат должен получиться в конце.

Мы найдём для вас ассистента, который будет думать как вы. Которому вы сможете доверять в решении бизнес-задач как себе. Обладающего всеми нужными навыками и квалификацией. Кандидатов, подходящих на 80% дообучим до требуемых 100%.

У вас будет ассистент, который сделает работу в срок и сам доложит о том, что задача выполнена. За ним не нужно будет ходить и проверять. Ассистент самостоятельно составит план действий на завтра, отчитается о проделанной работе и о невыполненных задачах. У вас будет сотрудник, который не станет подменять результат процессом, создавая только вид деятельности и просто отрабатывая часы.

У вас ещё не было ассистента. Вы не знаете, какие задачи можно делегировать ассистенту. И как ставить задачи, чтобы получить нужный результат.

Мы подробно опишем функционал, который будет выполнять ваш ассистент, составим инструкции (карты рабочего дня) и чек-листы. Вы сможете делегировать до 50% задач и высвободить время на решения задач управления и развития.

Вам кажется, что ассистент с нужными компетенциями вам не по карману.Наша методика позволяет дообучить кандидата за время прохождения адаптации. Кандидаты с нужными навыками и опытом претендуют на зарплату в 150 000 рублей, а вы не можете позволить себе платить больше 100 000 рублей? Мы подберём кандидата, подходящего на 80% по компетенциям за 80 000 рублей, подтянем его до требуемого уровня компетенций в 100% и вы будете платить ему 100 000 рублей.

Опасаетесь, что он научится и уйдет? А не боитесь, что не научится и останется?

У вас был печальный опыт взаимодействия с ассистентом. Вы остались не удовлетворены сотрудничеством: помощник выполнял поручения не так как надо, неправильно понимал задачи, требовал постоянного контроля, советов и поучений. Вам оказалось проще работать без него.

Мы отберём кандидата с релевантным опытом и навыками, а во время адаптации научим его работать именно с вами. При необходимости дообучим базовым деловым и специфическим навыкам.

Вам предстоит масштабирование бизнеса. Вы понимаете, что открывая новые направления или филиалы, будете уже не в силах контролировать все бизнес-процессы самостоятельно.

Обратившись к нам, подходящего вам по рабочим и личным качествам. Во время адаптации, благодаря нашей методике, помощник руководителя или бизнес-ассистент начинает мыслить как вы, перенимает ваш стиль управления, ценности, приоритеты.

Любой помощник — это сотрудник, который помогает развивать компанию. Даже личный, который освобождая вас от бытовых дел даёт вам возможность заниматься бизнесом.

У вас нет возможности или hr-компетенции для самостоятельного отбора помощника. Вы не знаете, что писать в вакансии, как грамотно себя позиционировать, как распаковать ценность компании, чтобы привлекать достойных кандидатов, какие вопросы задавать соискателям, как исключить ошибки, связанные с оценкой ассистентов. У вас нет времени, чтобы тратить его на обучение, дообучение и адаптацию неподходящих людей.

У вас не было ассистента, и вы не понимаете, как им управлять. Мы научим выбирать задачи для делегирования, наиболее продуктивным форматам взаимодействия, правилам постановки задач, позволяющим получить ожидаемые или сверх ожидаемые результаты.

Вам важна точность подбора. Вам нужен не просто ассистент, прошедший стандартное обучение на помощника и обладающий опытом решения схожих задач. Вам нужен помощник, заинтересованный в продуктивной работе (работе на результат) и саморазвитии. Тот, кто готов развивать свой потенциал и управленческие навыки и брать на себя ответственность за результаты.

Бизнес-ассистент — это некий «инкубатор» функций будущих отделов вашего бизнеса. В перспективе он вырастет вместе с вашим бизнесом до руководителя отдела, проектного менеджера, исполнительного директора, младшего партнёра по бизнесу.

Вам нужна гарантия быстрой и успешной адаптации бизнес-ассистента для подключения его к актуальным бизнес-задачам. Наша авторская методика адаптации позволяет помощнику включиться в рабочие задачи с первого дня испытательного срока и за 2 недели взять на себя все обязанности должности. Через неделю взаимодействия руководители отмечают существенное сокращение времени, требующегося на проведение совещаний с бизнес-ассистентом и постановку задач.

У вас есть на примере сотрудник, которого бы вы хотели видеть ассистентом, но у него не хватает навыков и компетенций?

Компетентность бизнес-ассистента

Компетентность бизнес-ассистента должна включать в себя широкий спектр навыков и знаний, необходимых для успешной работы в сфере бизнеса. Вот некоторые из них:

1. Организация и планирование. Бизнес-ассистент должен уметь эффективно организовать свое время, чтобы успевать выполнять задачи, которые ему поручены. - Опыт результативного бизнес-тайминга;

• Ассистирование Интегрированного бизнес-планирования (IBP).

• Организация и проведения квартального PI планирования на более, чем 450 сотрудников.

2. Коммуникативные навыки: Бизнес-ассистенту необходимо обладать отличными коммуникативными навыками, чтобы эффективно общаться с коллегами, клиентами и партнерами.

• Опыт составления билингвальных деловых писем, приказов, положений и пр.

3. Знание бизнес-процессов: Бизнес-ассистент должен иметь хорошее понимание бизнес-процессов, чтобы помочь в их оптимизации и улучшении.

• Опыт запуск/настройки процессов автоматизации на базе программы Jira, Confluence, Б24 и других.

4. Управление проектами: Бизнес-ассистент также должен уметь управлять проектами, включая планирование, координацию и контроль выполнения задач.

• Опыт сопровождения старта и реализации проектов.

• Уверенное владение методологиями и основными фреймворками проектного управления и менеджмента (FPX, Agile, Canban и пр.)

5. Работа с информацией: Бизнес-ассистент должен быть способен быстро и эффективно обрабатывать и анализировать информацию, чтобы принимать правильные решения.

• Опыт регулярного и срочного формирование обзорных данных, различных отчетов, презентаций, заметок;

• Знание делового протокола и деловой этики; Опыт работы с конфиденциальной информацией.

6. Лидерские качества: Бизнес-ассистент может также обладать лидерскими качествами, чтобы мотивировать и вдохновлять свою команду на достижение общих целей.

• Опыт управления командой от 8 человек.

7. Аналитические способности: Бизнес-ассистент должен обладать аналитическими способностями, чтобы оценивать эффективность бизнес-процессов и предлагать улучшения.

• Опыт создания обзорных аналитических презентаций с использованием графиков и сложных таблиц.

8. Умение работать в команде: Бизнес-ассистент должен работать в тесном сотрудничестве с другими членами команды, чтобы достигать общих целей и помогать в решении сложных задач.

• Поддержание внутренних коммуникаций, участие в PR и HR активностях, в том числе в других проектах компании (координация / администрирование).

9. Навыки работы с компьютером: Бизнес-ассистент должен хорошо владеть компьютером и офисными программами, чтобы эффективно работать с документами и электронной почтой.

• Цифровая грамотность и уверенный пользователь: MS Office, GoogleDocs, Trello, Notion, Miro, ЭДО, 1С, Bitrix24, SAP, Action Log, Мегаплан, почтовыми клиентами, Photoshop, Zoom, владение оргтехникой на уровне пользователя.

10. Умение принимать решения: Бизнес-ассистент должен принимать решения в сложных ситуациях и уметь объяснять свои действия коллегам и руководству.

• Навыки быстрого и эффективного решения задач, управления изменениями

В зависимости от конкретной компании и ее бизнес-модели, список навыков может быть расширен или изменен.

Наш подход

Что еще мы проверяем при подборе

1. Человеческие навыки – умение хорошо общаться с другими членами команды и понимать, как завязывать и строить долгосрочные отношения. В том числе это выражается в своевременной, четкой, ясной коммуникации.
2. Умение учиться – навык получения новых знаний в условиях неопределенности, умение отойти от того «что я уже знаю» и попробовать научиться чему-то новому, чтобы выполнить задачу.
3. Рабочая этика – умение быть надежным и исполнительным, выполнять обязательства и соблюдать установленные сроки, а если не получается, вовремя это обсуждать.
4. Желание – внутренняя мотивация что-то делать, обусловленная важностью или интересом к деятельности. На самом деле, что именно создает желание – тема непростая, на этот счет многие организационные психологи спорят до сих пор. Но когда у человека действительно есть то самое желание - это сразу видно, и это важный фактор при отборе.
5. Критическое мышление – комплекс ключевых навыков грамотного суждения и принятия самостоятельных решений. А в случае, если данных для принятия решения недостаточно – это навык спрашивать и добывать информацию, которая необходима для оперативного решения задачи.
6. К критическому мышлению приписываем еще два важных навыка, сочетание которых показывает человека в позитивном для найма ключе:
   a. Навык принимать решения на основе данных (сбор, очистка, анализ, выводы из данных)
   b. Навык принимать решения на основе взаимодействия с людьми (эмпатия, интервью, опросы, интуиция)

Результат

Дополнительные услуги и программы

Мы оказываем услуги по «Обучению бизнес-ассистента», услуги по корпоративному обучению «Корпоративный университет»

Изменения в бизнесе наших клиентов

Ассоциация «Бизнес-Репетитор»

Мы занимаемся подбором управленческого персонала уже более 20 лет

• Опыт. За это время мы подобрали более 1100 личных помощников. Знаем нюансы и специфику сотрудников для 125 разных ниш. Предусмотрим даже то, что не приходит в голову вам.

• Скорость. Этап отбора отлажен годами. Только рабочее и эффективное тестирование. Грамотно составленные вакансии позволяют привлечь самых достойных кандидатов, и оперативно продолжить отбор.

• Собственная школа персональных помощников. Ассоциация Бизнес-Репетитор обучает soft skills. В штате компании более 50 потенциально успешных ассистентов.

Выгода. Если по каким-то причинам вы не найдете общего языка с помощником, бесплатно заменим кандидата в течение шести месяцев