Экспертный подбор Бизнес-ассистента

Способы подбора Бизнес-ассистента

Наша технология подбора бизнес-ассистента

Преимущества адаптации

Гарантия качества подбора

Статья раскрывает особенности услуги “Подбор и адаптация бизнес-ассистента” от Ассоциации Бизнес-репетитор

В жизни каждого руководителя, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят 20% результата. Это разные небольшие дела, операционка, которую легко делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-либо вещей, покупка различных билетов и так далее. Все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи.

Задача бизнес-ассистента — уменьшение нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — это помощник, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить. Бизнес- ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

Способы подбора Бизнес-ассистента

• Подобрать самостоятельно. При самостоятельном подборе компетентного бизнес-ассистента у собственников бизнеса часто возникают сложности. 

Во-первых, собственник может не ясно представлять, какие именно задачи можно/нужно делегировать ассистенту и какими компетенциями он должен обладать. Недостаточное понимание этого может привести к неправильному распределению обязанностей и неэффективной работе ассистента.

Во-вторых, руководитель может столкнуться с проблемой в проверке компетенций потенциального ассистента и принятии верного решения. Незнание, как оценить навыки, опыт и профессиональные качества кандидата, может привести к неправильному выбору и неподходящему сотрудничеству.

• Обратиться в кадровое агентство. В этом случае сложности, о которых мы говорили в первом пункте сохраняются, но у собственника освобождается время, так как кадровое агентство

Для решения этих проблем предлагаем нашу услугу, которая обеспечивает комплексный подход к подбору бизнес-ассистента. 

Наша команда экспертов по бизнес-модели и управлению тщательно анализирует ключевые бизнес-процессы компании, определяет необходимые задачи для делегирования и формулирует требуемые компетенции для бизнес-ассистента. А, наши HR-эксперты проводит проверку соответствия кандидатов указанным компетенциям   их психологический профиль. 

Наша технология подбора бизнес-ассистента

Этап 1. Составление профиля должности бизнес-ассистента 

Этот этап является важным для успешного найма квалифицированного бизнес-ассистента, который сможет эффективно поддерживать бизнес-процессы и способствовать развитию компании. Включает в себя несколько ключевых шагов.

1. Выявление потребностей и аудит бизнес-модели.
   Первым шагом является анализ потребностей компании и ее бизнес-модели. Это включает в себя изучение основных целей и стратегии компании, а также определение бизнес-процессов, где требуется поддержка бизнес-ассистента.
2. Утверждение функционала и бизнес-процессов в должности.
   На основе выявленных потребностей определяются функциональные обязанности и задачи, которые должен выполнять бизнес-ассистент. Это может включать в себя организацию рабочего процесса, управление документами, планирование встреч и мероприятий, а также другие административные и организационные задачи.
3. Создание профиля должности и профессиональной презентации вакансии (компании).
   На этом этапе разрабатывается детальное описание должности бизнес-ассистента, включая требования к кандидату, ключевые компетенции и навыки, опыт работы, образование и другие важные аспекты. После этого создается профессиональная презентация вакансии, которая будет использоваться для привлечения потенциальных кандидатов и представления компании с положительным позиционированием.

Этап 2. Разработка индивидуальной методологии подбора бизнес-ассистента 

Разработка индивидуальной методологии подбора бизнес-ассистента от Ассоциации Бизнес-репетитор включает в себя несколько шагов.

1. Анализ целевого рынка вакансий и кандидатов.
   - Изучение рынка труда: анализируются требования и ожидания работодателей и потенциальных кандидатов, а также текущие тенденции и особенности рынка труда исходя из специфики профиля подбираемого бизнес-ассистента.
   - Определение требований: выявляются ключевые критерии и навыки, которые необходимы для успешной работы в должности бизнес-ассистента.
   - Адаптация подхода: на основе полученной информации разрабатывается стратегия поиска и отбора кандидатов, учитывающая особенности целевого рынка.
2. Формирование тестовых заданий.
   - Разработка заданий: создаются задачи и тесты, которые позволят оценить профессиональные навыки, знания и компетенции кандидатов.
   - Соответствие требованиям: тестовые задания должны быть направлены на проверку соответствия кандидатов требованиям и задачам, которые предстоит выполнять на должности бизнес-ассистента.
3. Выбор методов поиска.
   - Определение источников: выбираются подходящие методы поиска кандидатов, такие как использование баз данных, публикация вакансий на различных платформах, холодный и горячий поиск и т.д.
   - Адаптация подхода: методы поиска должны быть выбраны с учетом особенностей целевого рынка и требований к вакансии бизнес-ассистента.
4. Формирование воронки подбора кандидатов.
   - Создание этапов отбора: определяются этапы, через которые проходят кандидаты, начиная с предварительного отбора и заканчивая принятием решения о найме.
   - Структурирование процесса: каждый этап имеет свои цели и критерии оценки, что позволяет систематизировать и упорядочить процесс подбора наиболее подходящих кандидатов.

Таким образом, эти шаги помогут разработать эффективную методологию подбора бизнес-ассистента, учитывая особенности рынка труда и требования к вакансии.

Этап 3. Подбор кандидатов

На следующем этапе начинаем подбор кандидатов и этот этап включает себя следующие шаги.

1. Оценка резюме.
   Изучение резюме кандидатов для проверки их соответствия требованиям вакансии. Этот шаг помогает сузить круг потенциальных кандидатов.
2. Телефонное интервью.
   Проведение интервью по телефону без участия заказчика. На этом этапе происходит первичный отбор кандидатов по компетенциям и ценностям. Критериями оценки служат модели компетенций, разработанных на основе ключевых требований. В ходе процедуры также выясняется соответствие кандидатов корпоративной культуре компании, её целям и стратегии.
3. Прохождение тестовых заданий.
   Включает выполнение различных тестов, включая задания на логическое мышление. Результаты тестов помогают провести дополнительный отбор кандидатов по компетенциям. 
4. Оценка soft-skills и hard-skills.
   Специально разработанная оценка навыков и компетенций кандидатов с учетом конкретных задач и требований должности.
5. Оценка прошлого опыта и рекомендаций.
   Анализ предыдущего опыта работы кандидатов и получение рекомендаций от предыдущих работодателей для объективной оценки их профессиональной компетентности.
6. Приглашение на собеседование.
   Кандидаты, успешно прошедшие все предыдущие этапы, приглашаются на собеседование с работодателем для окончательного выбора подходящего кандидата на должность.

Этап 4. Собеседование с руководителем

Собеседование с руководителем организуется следующим образом:

1. Составление и согласование графика собеседований:
   - Определение удобного времени для всех участников собеседования.
   - Согласование с кандидатами и руководителями время и дату проведения собеседования.
   - Организация и подготовка к проведению собеседований.
2. Фасилитация и управление собеседованием:
   - Эксперт фасилитирует собеседование с акцентом на объективную оценку кандидата.
   - Эксперт управляет процессом собеседования для эффективной и точной оценки кандидата в короткие сроки.
3. Организация отдельного совещания с работодателем:
   - Проведение отдельного совещания с работодателем для обсуждения результатов собеседования.
   - Получение обратной связи от работодателя по каждому кандидату.
4. Анализ кандидатов:
   - Проведение анализа всех кандидатов, участвовавших в собеседованиях.
   - Корректировка вакансий и методологии отбора, если требуется улучшить процесс подбора бизнес-ассистента.
5. Отнесение кандидата к категории:
   - Принятие решения по каждому кандидату о его дальнейшей судьбе.
   - Классификация кандидатов как "отказ" или "в список отбора" на основе результатов собеседования и анализа кандидатов.

Этап 5. Утверждение кандидата

1. Анализ результатов собеседований и тестовых заданий.
   В этом шаге проводится анализ кандидатов, которые попали в "список отбора". Еще раз оцениваются их навыки, профессионализм и соответствие требованиям вакансии.
2. Утверждение кандидата на должность бизнес-ассистента работодателем.
   После проведения анализа результатов, работодатель принимает решение об утверждении кандидата на должность бизнес-ассистента. Это означает, что кандидат выбран для занятой должности.
3. Личная встреча работодателя и кандидата.
   В этом шаге происходит личная встреча между работодателем и кандидатом. Встреча может быть как оффлайн, так и онлайн. Цель встречи - более тесное знакомство и установление контакта между работодателем и кандидатом.
4. Закрытие вакансии и приостановка поиска кандидатов.
   После утверждения кандидата на должность и проведения личной встречи, вакансия считается предварительно закрытой. Поиск новых кандидатов приостанавливается, включая снятие объявлений о вакансии в интернете.

Этап 6. Адаптация кандидата к работе

Этап адаптация кандидата к работе в должности бизнес-ассистента начинается с разработки плана адаптации (он в большинстве случаев готов уже в процессе подбора ассистента).

1. Разработка плана адаптации.
   При отсутствии в компании плана адаптации, первым шагом является разработка такого плана. Этот план будет охватывать период с момента утверждения сотрудника на должность и будет продолжаться до окончания испытательного срока, который обычно длится 2 недели. План адаптации поможет новому сотруднику быстрее войти в ритм работы и освоить свои обязанности.
2. Анализ плана адаптации.
   В случае наличия плана адаптации, следующим шагом будет его анализ. После анализа мы выявляем возможные улучшения и корректируем план, чтобы сделать процесс адаптации более эффективным и продуктивным для нового сотрудника.
3. Составление регламента работы ассистента.
   Далее, составляется регламент работы бизнес-ассистента. Этот документ определяет обязанности, права и ответственности сотрудника, а также процессы и процедуры, которые необходимо соблюдать в рамках его должностных обязанностей.
4. Сопровождение адаптации.
   Важным шагом является сопровождение нового сотрудника в течение испытательного срока, который длится 2 недели. Благодаря подготовленному плану адаптации и регламенту этого срока вполне хватает. В этот период эксперт по управлению Ассоциации обеспечивает необходимую поддержку, помощь и обратную связь новому сотруднику, чтобы помочь ему успешно войти в рабочий процесс.
5. Гарантия замены кандидата.
   Наконец, предусмотрена процедура замены кандидата в течение 6 месяцев. Это означает, что в случае необходимости замены сотрудника, компания имеет определенный срок для поиска и утверждения нового кандидата на должность бизнес-ассистента.

Преимущества адаптации

Процесс адаптации в рамках услуги подбора бизнес-ассистента имеет ряд значительных преимуществ. Для сотрудника это означает быструю интеграцию в коллектив, понимание корпоративной культуры и ценностей компании, что способствует повышению его профессиональной эффективности и удовлетворенности работой. 

Для компании же это означает уменьшение времени, затраченного на обучение и поддержку нового сотрудника, улучшение его адаптации к рабочей среде, а также сокращение текучести кадров. Кроме того, процесс адаптации способствует более эффективному использованию ресурсов компании и повышению общей производительности труда.

Ускорение процесса адаптации: Благодаря подготовленному плану адаптации и регламенту испытательного срока, новый сотрудник быстрее вливается в рабочий процесс и начинает быть продуктивным.

Уменьшение стресса: Поддержка и помощь эксперта по управлению во время адаптации помогают новому сотруднику чувствовать себя более уверенно и уменьшают уровень стресса.

Повышение удовлетворенности сотрудника: Получение обратной связи и поддержки важно для нового сотрудника, что способствует его удовлетворенности работой и принадлежности к команде.

Улучшение ретеншна: Эффективное сопровождение адаптации помогает уменьшить вероятность ухода нового сотрудника в период испытательного срока, что способствует улучшению ретеншна в компании.

Повышение качества работы: Хорошо адаптированный сотрудник быстрее достигает оптимальной производительности и качества работы, что в итоге положительно сказывается на бизнес-показателях компании.

Таким образом, сопровождение адаптации бизнес-ассистента играет важную роль в успешной интеграции нового сотрудника и повышении эффективности работы команды.

Гарантия качества подбора

Гарантия качества подбора бизнес-ассистента означает, что мы тщательно отбираем кандидатов, учитывая их профессиональные навыки, опыт работы и личностные качества. Мы стремимся найти наилучшего кандидата, который подходит именно под требования и ожидания.

Наша гарантия заключается в том, что если клиент не удовлетворен выбранным бизнес-ассистентом в течение 6 месяцев, мы предоставляем замену. Удовлетворение и успех бизнеса клиента - наш главный приоритет.

Наша команда профессионалов гарантирует не только идеальный подбор бизнес-ассистента, но и его быструю и эффективную адаптацию в бизнесе. 

Профессионально, качественно и в срок.

Обращайтесь, вместе мы сделаем ваш бизнес еще мощнее!