Подбор и значение Бизнес-ассистента

Значение Бизнес-ассистента в жизни Руководителя

В жизни каждого руководителя, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее. Все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи.

Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю.

Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — это помощник, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить. Бизнес- ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

Зачем нужен личный помощник

• Освободить время. Назначение встреч в календаре, планирование расписания, поиск в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия являются пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
• Получить денежную выгоду. Ассистент может найти билеты на поезд, номер в гостинице, различные товары со скидкой, и тем самым сэкономит ваши деньги. И за счёт этих действий может окупать ваши затраты на него.  
• Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет руководителя своими навыками и умениями. 
• Дисциплина. Ассистент дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач. 

Что должен уметь бизнес-ассистент

Профессиональные навыки:

• Ведение документации;
• Тайм-менеджмент.
• Организация рабочих мероприятий.
• Работа заместителем.
• Финансовая грамотность.
• Управление секретариатом.
• Поддержание деловых контактов.
• Тravel-сопровождение.
• Работа переводчиком.
• Управление личными делами руководителя.

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• редактирование писем и бумаг, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты по степени важности и срочности, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• фиксация задач и информирование о встречах и деловых мероприятиях
• планирование и правильная постановка сроков

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• организация командировок и мероприятий руководителя

Работа заместителем (функции второго лица):

• навык управления бизнес-проектами: организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), контроль выполнение задач;

• уметь представлять интересы руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок, совмещение функций офис-менеджера;

• оформление договоренностей с поставщиками, оперативное решение вопросов с техническим обеспечением процесса работы;

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками, быть в курсе всех событий в компании, решать любые вопросы за минимально короткое время с положительным результатом;

• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании, поддерживать связь с клиентами

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах, ведение деловой переписки на иностранном языке.;

• письменный перевод документов;

Управление личными делами руководителя:

• необходимо ориентироваться в разных luxury брендах и сферах обслуживания –, знание лучших российских деятелей искусства;

• организация отдыха, медицинских мероприятий, спортивных хобби руководителя и аналогичное сопровождение родственников, партнеров и друзей руководителя;

Travel-сопровождение (дополнительный навык):

• организация деловых поездок и путешествий руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);

• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны, контроль и мониторинг подрядчиков и служб, в том числе и в других странах

Личные качества ассистента:

• умение предугадывать реакцию руководителя;

• коммуникабельность;

• организаторские способности;

• работа в режиме многозадачности;

• находчивость, быстрая реакция;

• стрессоустойчивость;

• эрудированность, знание различных областей;

• доброжелательность, улыбчивость;

• стремление развиваться (саморазвитие);

• дипломатичность;

• аккуратность;

• знание этикета

Требования к бизнес-ассистенту

Несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы

Подбор Бизнес-ассистента можно осуществить 3-мя способами:

• искать помощника собственными силами;

• обратиться за помощью в кадровое агентство;

• воспользоваться услугами HR-консалтинга;

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, о которых мы поговорим ниже.

Подбор помощника собственными силами — вполне хороший способ. При условии, что у вас достаточно свободного времени, есть опыт в собеседовании, анкетировании, проверочных заданиях. А самое главное — у вас есть программа адаптации бизнес-ассистента. Ведь найти помощник — это небольшая часть всей работы, также его надо ещё и обучить до уровня “чтения ваших мыслей”, выстроить эффективное взаимодействие и мотивацию.

Трудности, с которыми сталкивается собственник при самостоятельном подборе:

• Сроки уже выходят, но подходящий кандидат до сих пор не найден

• Сотрудник с отличными рекомендациями работает «спустя рукава»

• Профессиональное качество кандидатов не соответствует требованиям

• Нет системы адаптации для нового сотрудника

• Нет тестовых заданий для проверки навыков кандидатов

• Некорректно проведенное собеседование

• Не сформирована ценность компании

• Нет четкого плана задач и отслеживания результатов во время испытательного срока

• Не разработана система мотивации сотрудников в компании

Если у Вас, как у руководителю нет возможности сформировать и подготовить необходимые вышеперечисленные условия для подбора и адаптации помощника, тогда имеет необходимость воспользоваться услугами кадрового агентства, либо обратиться к специалистам по HR-консалтингу.

Продолжение: В чём разница между кадровым агентством и HR-консалтингом