Бизнес-Репетитор
Управленческий консалтинг
+7 (495) 505-50-93
Заказать звонок
О нас
  • О наставничестве
    • Нужен ли вам наставник?
    • Виды наставничества
    • Цели Наставничества
    • Передача знаний
    • История наставничества
  • Наша миссия
  • Эксперты
  • Партнеры
  • Отзывы
  • Вопрос-ответ
  • Контакты
Программы
Услуги
Бизнес-роли
Бизнес-модель Будущего
От Своего дела к Бизнесу
Масштабирование
Статьи
Отзывы
    Бизнес-Репетитор
    О нас
    • О наставничестве
      • Нужен ли вам наставник?
      • Виды наставничества
      • Цели Наставничества
      • Передача знаний
      • История наставничества
    • Наша миссия
    • Эксперты
    • Партнеры
    • Отзывы
    • Вопрос-ответ
    • Контакты
    Программы
    Услуги
    Бизнес-роли
    Бизнес-модель Будущего
    От Своего дела к Бизнесу
    Масштабирование
    Статьи
    Отзывы
      Бизнес-Репетитор
      • О нас
        • Назад
        • О нас
        • О наставничестве
          • Назад
          • О наставничестве
          • Нужен ли вам наставник?
          • Виды наставничества
          • Цели Наставничества
          • Передача знаний
          • История наставничества
        • Наша миссия
        • Эксперты
        • Партнеры
        • Отзывы
        • Вопрос-ответ
        • Контакты
      • Программы
      • Услуги
      • Бизнес-роли
      • Бизнес-модель Будущего
      • От Своего дела к Бизнесу
      • Масштабирование
      • Статьи
      • Отзывы
      • +7 (495) 505-50-93
      Адрес: Москва, ул. Большая Новодмитровская, 36
      info{@}biznes-repetitor.ru
      • Вконтакте
      • Telegram
      • Google Plus
      • Главная
      • Статьи
      • Подбор и значение Бизнес-ассистента

      Подбор и значение Бизнес-ассистента

      12 мая 2022 10:28
      // Управление персоналом
      Подбор и значение Бизнес-ассистента

      Бизнес-ассистент – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании.

      Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя – это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд супер сложной.

      Значение Бизнес-ассистента в жизни Руководителя

      В жизни каждого руководителя, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее. Все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи.

      Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю.

      Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — это помощник, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить. Бизнес- ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

      Зачем нужен личный помощник

      • Освободить время. Назначение встреч в календаре, планирование расписания, поиск в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия являются пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
      • Получить денежную выгоду. Ассистент может найти билеты на поезд, номер в гостинице, различные товары со скидкой, и тем самым сэкономит ваши деньги. И за счёт этих действий может окупать ваши затраты на него.  
      • Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет руководителя своими навыками и умениями. 
      • Дисциплина. Ассистент дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач. 

      Что должен уметь бизнес-ассистент

      Профессиональные навыки:

      • Ведение документации;
      • Тайм-менеджмент.
      • Организация рабочих мероприятий.
      • Работа заместителем.
      • Финансовая грамотность.
      • Управление секретариатом.
      • Поддержание деловых контактов.
      • Тravel-сопровождение.
      • Работа переводчиком.
      • Управление личными делами руководителя.

      Рассмотрим их подробнее.

      Ведение документации:

      • редактирование писем и бумаг, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
      • работа с почтой: сортировка почты по степени важности и срочности, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

      Тайм-менеджмент:

      • фиксация задач и информирование о встречах и деловых мероприятиях
      • планирование и правильная постановка сроков

      Организация рабочих мероприятий:

      • подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
      • организация командировок и мероприятий руководителя

      Работа заместителем (функции второго лица):

      • навык управления бизнес-проектами: организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), контроль выполнение задач;

      • уметь представлять интересы руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;

      Управление секретариатом:

      • постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок, совмещение функций офис-менеджера;

      • оформление договоренностей с поставщиками, оперативное решение вопросов с техническим обеспечением процесса работы;

      Поддержание деловых контактов:

      • уметь управлять информационными потоками, быть в курсе всех событий в компании, решать любые вопросы за минимально короткое время с положительным результатом;

      • ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании, поддерживать связь с клиентами

      Работа переводчиком:

      • перевод на деловых встречах, ведение деловой переписки на иностранном языке.;

      • письменный перевод документов;

      Управление личными делами руководителя:

      • необходимо ориентироваться в разных luxury брендах и сферах обслуживания –, знание лучших российских деятелей искусства;

      • организация отдыха, медицинских мероприятий, спортивных хобби руководителя и аналогичное сопровождение родственников, партнеров и друзей руководителя;

      Travel-сопровождение (дополнительный навык):

      • организация деловых поездок и путешествий руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);

      • организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны, контроль и мониторинг подрядчиков и служб, в том числе и в других странах

      Личные качества ассистента:

      • умение предугадывать реакцию руководителя;

      • коммуникабельность;

      • организаторские способности;

      • работа в режиме многозадачности;

      • находчивость, быстрая реакция;

      • стрессоустойчивость;

      • эрудированность, знание различных областей;

      • доброжелательность, улыбчивость;

      • стремление развиваться (саморазвитие);

      • дипломатичность;

      • аккуратность;

      • знание этикета

      Требования к бизнес-ассистенту

      Несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

      • высшее образование;
      • опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет;
      • свободное знание требуемого языка;
      • готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
      • возраст;
      • личностные качества (исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь).

      Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы

      Подбор Бизнес-ассистента можно осуществить 3-мя способами:

      • искать помощника собственными силами;

      • обратиться за помощью в кадровое агентство;

      • воспользоваться услугами HR-консалтинга;

      Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, о которых мы поговорим ниже.

      Подбор помощника собственными силами — вполне хороший способ. При условии, что у вас достаточно свободного времени, есть опыт в собеседовании, анкетировании, проверочных заданиях. А самое главное — у вас есть программа адаптации бизнес-ассистента. Ведь найти помощник — это небольшая часть всей работы, также его надо ещё и обучить до уровня “чтения ваших мыслей”, выстроить эффективное взаимодействие и мотивацию.

      Трудности, с которыми сталкивается собственник при самостоятельном подборе:

      • Сроки уже выходят, но подходящий кандидат до сих пор не найден

      • Сотрудник с отличными рекомендациями работает «спустя рукава»

      • Профессиональное качество кандидатов не соответствует требованиям

      • Нет системы адаптации для нового сотрудника

      • Нет тестовых заданий для проверки навыков кандидатов

      • Некорректно проведенное собеседование

      • Не сформирована ценность компании

      • Нет четкого плана задач и отслеживания результатов во время испытательного срока

      • Не разработана система мотивации сотрудников в компании

      Если у Вас, как у руководителю нет возможности сформировать и подготовить необходимые вышеперечисленные условия для подбора и адаптации помощника, тогда имеет необходимость воспользоваться услугами кадрового агентства, либо обратиться к специалистам по HR-консалтингу.

      Продолжение: В чём разница между кадровым агентством и HR-консалтингом


      Программы и услуги
      Подбор и адаптация бизнес-ассистента
      Подбор и адаптация бизнес-ассистента
      Обучение Бизнес-Ассистента
      Обучение Бизнес-Ассистента
      Назад к списку Следующая статья
      Категории
      • Управление бизнесом19
      • Стратегия развития бизнеса2
      • Систематизация бизнеса3
      • Масштабирование бизнеса1
      • О наставничестве3
      • Управление персоналом9
      • Партнёрское соглашение5
      • Личностное развитие18
      • Коммуникация3
      • Личная эффективность5
      • Маркетинг1
      • Притчи4
      Это интересно
      • Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества
        Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества
        17 апреля 2023
      • ТОП 5 системных ошибок в поиске личного помощника
        ТОП 5 системных ошибок в поиске личного помощника
        2 августа 2022
      • HR generalist
        HR generalist
        20 июля 2022
      • В чём разница между кадровым агентством и HR-консалтингом
        В чём разница между кадровым агентством и HR-консалтингом
        12 мая 2022
      • Ассессмент центр
        Ассессмент центр
        29 августа 2021
      • Как придать эффективность командной работе?
        Как придать эффективность командной работе?
        13 января 2020
      • Примеры развития командной работы
        Примеры развития командной работы
        18 декабря 2019
      • Качественные HR-процессы или случайный сотрудник
        Качественные HR-процессы или случайный сотрудник
        20 октября 2018
      Облако тегов
      soft skills бизнес гибкие навыки коммуникативные навыки окружение планирование саморазвитие упорство управление успех цель
      Услуги
      Подбор и адаптация бизнес-ассистентов
      Бизнес Ментор
      Бизнес Наставник
      Бизнес-разбор
      Партнёрское соглашение
      Монетизация и развитие Бизнес-Клубов
      Программы
      Бизнес Модель Будущего
      Масштабирование бизнеса
      Из своего дела в Бизнес
      Управление бизнесом
      Обучение Бизнес Ассистентов
      Информация
      Наставничество
      Оферта
      Контакты
      Статьи
      Обучение в рассрочку
      Оставайтесь на связи
      Наши контакты

      +7 (495) 505-50-93
      Адрес: Москва, ул. Большая Новодмитровская, 36
      info{@}biznes-repetitor.ru
      © 2003-2023 Ассоциация «Бизнес-репетитор»