Значение Бизнес-ассистента в жизни Руководителя
В жизни каждого руководителя, а тем более предпринимателя, есть вещи, которые отнимают до 80% времени и приносят 20% результата. Это разные небольшие и незначительные дела, операционка, которую легко можно делегировать, а также личные задачи: планирование деятельности, доставка и получение каких-то вещей, покупка различных билетов и так далее. Все эти дела здорово отвлекают от рабочих задач и убивают время, которое можно потратить на более эффективные для бизнеса вещи.
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю.
Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — это помощник, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить. Бизнес- ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.
Зачем нужен личный помощник
- Освободить время. Назначение встреч в календаре, планирование расписания, поиск в интернете, могут занимать до 80% времени. Эти действия являются пожирателями времени. Их нужно скидывать на помощника.
- Получить денежную выгоду. Ассистент может найти билеты на поезд, номер в гостинице, различные товары со скидкой, и тем самым сэкономит ваши деньги. И за счёт этих действий может окупать ваши затраты на него.
- Поручить задачи, с которыми он справится лучше. Помощник дополняет руководителя своими навыками и умениями.
- Дисциплина. Ассистент дисциплинирует и учит тонкому искусству делегирования и постановки задач.
Что должен уметь бизнес-ассистент
Профессиональные навыки:
- Ведение документации;
- Тайм-менеджмент.
- Организация рабочих мероприятий.
- Работа заместителем.
- Финансовая грамотность.
- Управление секретариатом.
- Поддержание деловых контактов.
- Тravel-сопровождение.
- Работа переводчиком.
- Управление личными делами руководителя.
Рассмотрим их подробнее.
Ведение документации:
- редактирование писем и бумаг, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
- работа с почтой: сортировка почты по степени важности и срочности, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.
Тайм-менеджмент:
- фиксация задач и информирование о встречах и деловых мероприятиях
- планирование и правильная постановка сроков
Организация рабочих мероприятий:
- подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
- организация командировок и мероприятий руководителя
Работа заместителем (функции второго лица):
-
навык управления бизнес-проектами: организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), контроль выполнение задач;
-
уметь представлять интересы руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
Управление секретариатом:
-
постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок, совмещение функций офис-менеджера;
-
оформление договоренностей с поставщиками, оперативное решение вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
Поддержание деловых контактов:
-
уметь управлять информационными потоками, быть в курсе всех событий в компании, решать любые вопросы за минимально короткое время с положительным результатом;
-
ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании, поддерживать связь с клиентами
Работа переводчиком:
-
перевод на деловых встречах, ведение деловой переписки на иностранном языке.;
-
письменный перевод документов;
Управление личными делами руководителя:
-
необходимо ориентироваться в разных luxury брендах и сферах обслуживания –, знание лучших российских деятелей искусства;
-
организация отдыха, медицинских мероприятий, спортивных хобби руководителя и аналогичное сопровождение родственников, партнеров и друзей руководителя;
Travel-сопровождение (дополнительный навык):
-
организация деловых поездок и путешествий руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
-
организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны, контроль и мониторинг подрядчиков и служб, в том числе и в других странах
Личные качества ассистента:
-
умение предугадывать реакцию руководителя;
-
коммуникабельность;
-
организаторские способности;
-
работа в режиме многозадачности;
-
находчивость, быстрая реакция;
-
стрессоустойчивость;
-
эрудированность, знание различных областей;
-
доброжелательность, улыбчивость;
-
стремление развиваться (саморазвитие);
-
дипломатичность;
-
аккуратность;
-
знание этикета
Требования к бизнес-ассистенту
Несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.
- высшее образование;
- опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет;
- свободное знание требуемого языка;
- готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
- возраст;
- личностные качества (исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь).
Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы
Подбор Бизнес-ассистента можно осуществить 3-мя способами:
-
искать помощника собственными силами;
-
обратиться за помощью в кадровое агентство;
-
воспользоваться услугами HR-консалтинга;
Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы, о которых мы поговорим ниже.
Подбор помощника собственными силами — вполне хороший способ. При условии, что у вас достаточно свободного времени, есть опыт в собеседовании, анкетировании, проверочных заданиях. А самое главное — у вас есть программа адаптации бизнес-ассистента. Ведь найти помощник — это небольшая часть всей работы, также его надо ещё и обучить до уровня “чтения ваших мыслей”, выстроить эффективное взаимодействие и мотивацию.
Трудности, с которыми сталкивается собственник при самостоятельном подборе:
-
Сроки уже выходят, но подходящий кандидат до сих пор не найден
-
Сотрудник с отличными рекомендациями работает «спустя рукава»
-
Профессиональное качество кандидатов не соответствует требованиям
-
Нет системы адаптации для нового сотрудника
-
Нет тестовых заданий для проверки навыков кандидатов
-
Некорректно проведенное собеседование
-
Не сформирована ценность компании
-
Нет четкого плана задач и отслеживания результатов во время испытательного срока
-
Не разработана система мотивации сотрудников в компании
Если у Вас, как у руководителю нет возможности сформировать и подготовить необходимые вышеперечисленные условия для подбора и адаптации помощника, тогда имеет необходимость воспользоваться услугами кадрового агентства, либо обратиться к специалистам по HR-консалтингу.
Продолжение: В чём разница между кадровым агентством и HR-консалтингом