Бизнес-ассистент: почему его ещё нет и как его найти

В современном бизнесе роль бизнес-ассистента становится все более важной и неотъемлемой. Этот профессионал способен значительно облегчить рабочий процесс руководителя, а также повысить эффективность работы бизнеса в целом.

Рассмотрим значимость бизнес-ассистента в современном бизнесе, а также представим рекомендации по подбору и делегированию задач этому специалисту. Обсудим почему вам может понадобиться бизнес-ассистент, как правильно подобрать такого специалиста, как эффективно делегировать задачи и приведем примеры успешного сотрудничества с бизнес-ассистентом.

Почему у вас ещё нет бизнес-ассистента?

У собственников бизнеса может не быть ассистента по разным причинам, несмотря на то, что он может быть очень полезен для развития компании. Одной из распространенных причин являются деструктивные мысли, которые имеют свои последствия, например:

"Я могу справиться самостоятельно": Это мышление может привести к перегрузке работой, усталости и снижению производительности. Например, собственник может упустить возможности для роста бизнеса, так как не имеет достаточно времени на стратегическое планирование.

"Ассистент будет стоить слишком дорого": Это убеждение может привести к экономии на персонале, но в итоге отсутствие помощника может замедлить развитие бизнеса. Например, собственник может тратить много времени на выполнение рутинных задач, вместо того чтобы сосредоточиться на ключевых стратегических аспектах.

"Мне не нужно делиться контролем": Некоторые собственники могут испытывать страх потерять контроль над бизнесом, что мешает им делегировать задачи ассистенту. Это может привести к перегрузке и ограничению роста бизнеса из-за невозможности эффективного управления временем и ресурсами.

Еще причины?

• Вы не умеете делегировать ответственность, задачи, принятие решения.

• Вы считаете, что если будет крутой помощник, то ему придётся много платить.

• Не понимаете, какие задачи нужно передать личному помощнику и как их ставить, чтобы получить результат.

• Нет отлаженной системы тайм-менеджмента (у Вас нет времени поставить задачу личному помощнику).

• У Вас никогда не было помощника и вы думаете, а что тогда буду делать я?

• Нет чёткого понимания, что у личного помощника Вы покупаете высвобождение от рутины и экономию времени.

Все эти мысли могут привести к проблемам в управлении бизнесом, снижению эффективности и потере возможностей для развития.

Таким образом, необходимо осознать важность наличия ассистента в бизнесе и преодолеть психологические барьеры, чтобы обеспечить более эффективное функционирование компании и достижение поставленных целей.

Почему вам нужен бизнес-ассистент

Работа с бизнес-ассистентом может значительно сэкономить время и ресурсы, позволяя эффективнее использовать свои возможности и достигать поставленных целей быстрее и эффективнее.

Список преимуществ работы с бизнес-ассистентом:

1. Эффективное управление временем: бизнес-ассистент поможет оптимизировать расписание, планировать встречи и делегировать задачи, освобождая Ваше время для более важных дел.
2. Повышение продуктивности: ассистент может выполнять рутинные задачи, обработку почты, организацию документов и другие оперативные задания, что позволит Вам сосредоточиться на стратегических задачах.
3. Поддержка в организации: бизнес-ассистент поможет Вам организовать рабочие процессы, подготовить презентации, составить отчеты и обеспечить плавное функционирование Вашего офиса.
4. Профессиональная поддержка: ассистент с опытом работы в сфере бизнеса может предложить ценные советы и помочь в решении различных задач, связанных с вашим бизнесом.
5. Сокращение стресса: имея поддержку ассистента, Вы можете рассчитывать на помощь в управлении повседневными задачами и уменьшить уровень стресса, связанного с перегрузкой работой.
6. Экономия ресурсов: работа с бизнес-ассистентом позволит Вам оптимизировать затраты на выполнение различных задач и использовать ресурсы компании более эффективно.
7. Увеличение свободного времени: благодаря помощи ассистента, Вы сможете освободить время для личных дел, семьи или отдыха, что важно для поддержания баланса между работой и личной жизнью.

В статье Неделя с Бизнес-ассистентом — до и после раскрываем роль и преимущества работы с бизнес-ассистентом. С помощью понятных примеров объясняем, как эффективно использовать помощника в своем бизнесе, чтобы оптимизировать рабочий процесс, сделать его более продуктивным и высвободить время для стратегических задач.

Примеры успешного использования должности бизнес-ассистента в бизнесе

• Кейс компании полиграфических услуг: Компания использовала должность бизнес-ассистентов для автоматизации рутинных задач, таких как обработка документов, управление расписанием и коммуникация с клиентами. Это позволило сотрудникам компании сосредоточиться на более важных задачах, увеличив производительность и эффективность работы.

• Кейс компании недвижимости: Компания внедрила бизнес-ассистентов для обработки большого объема запросов от клиентов и хозяев жилья. Благодаря автоматизации ответов на часто задаваемые вопросы и поддержке в онлайн-чате, компания смогла значительно сократить время ответа на запросы и улучшить общее обслуживание.

• Кейс консалтинговой компании: Маленькая консалтинговая компания использовала бизнес-ассистента для управления базой данных клиентов и контрагентов. Ассистент автоматизировал процессы ведения клиентской информации, напоминал о важных событиях и встречах, а также помогал с формированием отчетов. Это позволило сотрудникам компании более эффективно управлять клиентскими отношениями и сосредоточиться на стратегических задачах.

Примеры наглядно показывают, как бизнес-ассистенты могут быть эффективно использованы для оптимизации бизнес-процессов, улучшения обслуживания клиентов и повышения производительности.

Подбор бизнес-ассистента

Трудности, с которыми сталкивается собственник при подборе и найме бизнес-ассистента:

• Сроки уже выходят, но подходящий кандидат до сих пор не найден.

• Сотрудник с отличными рекомендациями работает «спустя рукава».

• Профессиональное качество кандидатов не соответствует требованиям.

• Нет системы адаптации для нового сотрудника.

• Нет тестовых заданий для проверки навыков кандидатов.

• Некорректно проведенное собеседование.

• Не сформирована ценность компании.

• Нет четкого плана задач и отслеживания результатов во время испытательного срока.

• Не разработана система мотивации сотрудников в компании.

Существует несколько способов подбора бизнес-ассистента. Вот некоторые из них, а также их плюсы и минусы:

Способ 1. Рекрутинговое агентство.

Плюсы: Рекрутинговые агентства обладают опытом в подборе кандидатов, могут предложить широкий выбор профессионалов и облегчить процесс отбора.

Минусы: Услуги рекрутинговых агентств могут быть дорогими, а также процесс подбора может занять длительное время.

Способ 2. Публикация вакансии на специализированных сайтах или в социальных сетях.

Плюсы: Этот способ может привлечь широкую аудиторию кандидатов, включая специалистов с различным опытом и навыками.

Минусы: Процесс отбора может быть трудоемким из-за большого количества откликов, а также качество кандидатов может быть неравномерным.

Способ 3. Рекомендации от коллег, друзей или партнеров.

Плюсы: Рекомендации могут помочь найти кандидата с проверенными навыками и профессионализмом.

Минусы: Ограниченный выбор кандидатов, а также возможные предвзятости или конфликты интересов.

Способ 4. Проведение собеседований и тестов для потенциальных кандидатов.

Плюсы: Позволяет лично оценить навыки, опыт и личностные качества кандидатов.

Минусы: Требует времени и ресурсов на проведение собеседований, а также может быть сложно оценить все аспекты кандидата за короткое время.

Способ 5. Экспертный подбор с двойной экспертизой.

Способ, который имеет множество плюсов и преимуществ для бизнеса.

Наша команда экспертов по бизнес-модели и управлению тщательно анализирует ключевые бизнес-процессы (бизнес-модель) компании, определяет необходимые задачи для делегирования и формулирует требуемые компетенции для бизнес-ассистента. А, наши HR-эксперты проводит проверку соответствия кандидатов указанным компетенциям и анализирует их психологический профиль.

Делегирование задач бизнес-ассистенту

Если вы решили самостоятельно подбирать бизнес-ассистента, то рекомендуем начать с диагностики бизнес-модели, определить задачи и сформировать ожидания. Это позволит понять какими самыми важными навыками и умениями должен обладать бизнес-ассистент, а что будет являться преимуществом. При приеме очень важно обеспечить нового сотрудника понятной и последовательной адаптацией. 

1. Диагностика бизнес-модели и процессов: Понимание своей бизнес-модели и процессов поможет определить, какие задачи могут быть делегированы бизнес-ассистенту. Определите ключевые области, в которых Вам нужна помощь.
2. Определение приоритетов: Выделите задачи, которые требуют Вашего личного вмешательства, и задачи, которые можно делегировать. Определите, какие задачи бизнес-ассистент может выполнять наиболее эффективно.
3. Создание четких инструкций и ожиданий: Подготовьте детальные инструкции о том, какие задачи должен выполнять бизнес-ассистент и какие результаты ожидаются. Это поможет избежать недопониманий и уточнений.
4. Обучение и поддержка: Обеспечьте бизнес-ассистенту необходимое обучение и поддержку для выполнения задач. Поддерживайте открытую коммуникацию и готовность помочь в случае возникновения вопросов.
5. Отслеживание и обратная связь: Регулярно отслеживайте выполнение задач бизнес-ассистентом, давайте обратную связь и корректируйте процессы при необходимости. Это поможет обеспечить эффективное сотрудничество.

Следуя этим рекомендациям, Вы сможете эффективно делегировать задачи бизнес-ассистенту и освободить время для стратегически важных задач.

Компетентность бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент играет важную роль в организации, обеспечивая эффективное функционирование бизнеса. Для успешного выполнения своих обязанностей этот специалист должен обладать разносторонними навыками и знаниями. В частности, бизнес-ассистент должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь эффективно взаимодействовать с коллегами и клиентами. Также важно иметь хорошее понимание организационных процессов и умение работать с офисным программным обеспечением. Навыки планирования, организации и управления временем также являются ключевыми для бизнес-ассистента. Кроме того, знание основ бухгалтерии, умение проводить анализ данных и составлять отчеты помогут этому специалисту эффективно поддерживать бизнес-процессы. В целом, компетентность бизнес-ассистента включает в себя широкий спектр навыков и знаний, которые позволяют ему успешно функционировать в сфере бизнеса.

В статье Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества мы уже рассматривали роль бизнес-ассистента в компании, его отличия от секретаря и личного помощника, а также основные компетенции и личные качества, которыми должен обладать эффективный ассистент. Также в статье представлены советы по найму подходящего ассистента и разбираются ошибки, которых следует избегать при выборе кандидата на эту должность.

Обучение бизнес-ассистента

Иногда бывает, что сотрудник на позиции бизнес-ассистента имеет потенциал, который ценится руководством, но собственник ожидает более эффективного и качественного выполнения задач, чтобы помощь в бизнесе была максимально продуктивной. 

В таких случаях обучение бизнес-ассистента может стать ключом к повышению профессионализма и эффективности работы, помогая сотруднику развивать необходимые навыки и знания для успешного выполнения своих обязанностей.

Наша программа "Обучение бизнес-ассистента" специально разработана для того, чтобы помочь вашему сотруднику стать более компетентным и уверенным в своей работе, повысив тем самым эффективность и результативность его деятельности. На программе “Обучение бизнес-ассистента” составим картину необходимых компетенций (знаний, умений и навыков), продиагностируем компетенции бизнес-ассистента, определим направление развития, и ваш бизнес-ассистент начнёт в своей работе применять и отрабатывать новые навыки для достижения целей бизнеса. В рамках программы "Обучение бизнес-ассистента" гарантируем, что теоретические знания будут применены на практике в вашем бизнесе. В результате, бизнес-ассистент будет способен безупречно выполнять свои обязанности, внося вклад в развитие бизнеса.

Заключение

В заключении статьи можно подчеркнуть, что наличие бизнес-ассистента может значительно улучшить эффективность работы бизнеса. Он поможет освободить время для более стратегически важных задач, улучшить организацию рабочего процесса и повысить производительность. Правильный подбор компетентного бизнес-ассистента, основанный на его качествах и навыках, а также обучение его основам вашего бизнеса, сделают его ценным и надежным партнёром в вашей работе. Внедрение бизнес-ассистента в команду может стать ключевым шагом к успеху вашего предприятия.