Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов
Что должен уметь бизнес-ассистент?
Компетенции бизнес-ассистента
Личные качества бизнес-ассистента
Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?
Топ-ошибок при найме ассистента
Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?
Основа любого успешного бизнеса - правильно подобранный персонал, который начинается с найма бизнес-ассистента.
Бизнес-ассистент - это человек, которому можно доверить если не всё, то очень многое. В зависимости от его полномочий и функционала, такой сотрудник может выполнить практически любые поручения: напомнить о дне рождении двоюродной бабушки или нанять специалистов на аутсорс.
Это не тот, кто просто обладает дипломом секретаря и умеет заниматься административной деятельностью. Бизнес-ассистент - это правая рука собственника и доверенное лицо, которое помогает придерживаться заданного курса.
Поэтому собственнику очень важно найти не просто компетентного ассистента, но и того, кому можно полностью доверять - без этого работать в надежном тандеме точно не получится.
Для чего в первую очередь необходим бизнес-ассистент:
- Для освобождения времени, большая часть которого уходит на такие задачи, как документооборот, поиск в Интернете, планирование расписания.
- Для делегирования, которое для многих собственников является довольно болезненным процессом. Почему? Передать дела - значит, разделить ответственность. А именно: разграничить полномочия, определить должностные функции, уменьшить контроль, заняться обучением нового члена команды. И пройти данный процесс в тандеме с доверенным лицом значительно проще и легче.
- Для оптимизации бизнес-процессов: работа ассистента нацелена на достижение результатов, поэтому в его задачи входит курирование вопросов, которые влияют на успех всего предприятия в целом.
Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов
Мальчик на побегушках, администратор или правая рука? Чтобы лучше понять, кто вам больше подходит, ниже подробнее разберем типы ассистентов.
Личный помощник выполняет несложные поручения руководителя и требует чётких прямых указаний. Например, отправить электронное письмо, назначить встречу, отправить посылку, забрать собаку после груминга.
Проще говоря, личному помощнику нужен подробный комментарий каждого последующего шага. Его главная задача - освободить руководителю время и взять на себе решение конкретных задач..
Секретарь - тот, кто следит за расписанием, отвечает на звонки, назначает встречи, встречает гостей шефа и предлагает им напитки. В его обязанности также входят обработка корреспонденции и организация переговоров.
Есть еще секретари-референты. Это специалисты, которые отвечают за документооборот, сопровождение руководителя на встречах, протоколирование и выполнение отдельных рабочих поручений.
Офис-менеджер - человек, который следит за жизнеобеспечением офиса и его материально-техническим оснащением, занимается первичной документацией. Часто совмещает роль секретаря и личного помощника.
Бизнес-ассистент - правая рука своего руководителя. Он может совмещать функции всех вышеперечисленных помощников, но, в отличие от других, проявляет больше самостоятельности.
Например, бизнес-ассистент часто выполняет сложные и довольно неординарные задачи, которые выходят далеко за рамки обязанностей секретаря или помощника. Придумать и внедрить систему геймификации в рабочие процессы, составить новые регламенты взаимодействия между отделом маркетинга и продажниками, провести летучку с руководителями подразделений, предложить изменения в расписании - работа бизнес-ассистента включает различные виды полномочий, творчество и инициативу.
Личные помощники и секретари - это чаще всего молодые люди с высшим или неоконченным высшим образованием и опытом работы на релевантной позиции не менее 2 лет. Бизнес-ассистент - взрослый состоявшийся специалист, который обладает высшим образованием в области управления или же имеет управленческий опыт на других должностях.
Личный помощник/секретарь - тот, кто ассистирует конкретному руководителю.
Бизнес-ассистент - тот, кто помогает бизнесу работать. Поэтому, если вы нанимаете такого специалиста, нужно понимать, что личные поручения не должны занимать более 5-10% его рабочего времени.
Благодаря двойной экспертизе мы предлагаем только наиболее подходящих кандидатов для финального собеседования с руководителем компании и проводим адаптацию бизнес-ассистента в должности.
Что должен уметь бизнес-ассистент?
Профессиональный бизнес-ассистент обладает не только багажом прокаченных компетенций, но и определенными личными качествами, которые делают его работу быстрой, незаметной и своевременной. О том, и о другом расскажем подробнее ниже.
Компетенции бизнес-ассистента
Как мы уже говорили выше, бизнес-ассистент- это отдельная самостоятельная боевая единица, которая может принять решение и “разрулить” вопросы, касающиеся каких-либо рабочих процессов, самостоятельно. А именно:
- Тайм-менеджмент. Бизнес-ассистент занимается расписанием руководителя, планирует и информирует его о встречах/мероприятиях, фиксирует задачи собственника и напоминает об их выполнении.
- Работа с документами. Редактирует или пишет письма, работает с почтой и обрабатывает корреспонденцию, оформляет приказы/регламенты/любые внутренние документы компании.
- Частичное управление персоналом. Координирует и организовывает работу водителей, курьеров, технических кадров (электрики, сантехники), контролирует сроки и процесс выполнения.
- Работа с поставщиками. Самостоятельно ведет переговоры, оформляет и соблюдает договоренности.
- Работа заместителем. Эффективно управляет проектами: организовывает работу сотрудников, проводит планёрки, контролирует сроки выполнения задач, помогает решить возникшие проблемы при необходимости. Представляет руководителя на мероприятиях и отвечает на вопросы.
- Фильтрация контактов. Ограждает своего руководителя от ненужной информации и контактов, сохраняя благоприятный имидж как компании, так и собственника. Поддерживает общение с “нужными” людьми и правильно расставляет приоритеты при назначении деловых встреч.
- Работа переводчиком. Если это необходимо для комфортной работы руководителя, бизнес-ассистент должен владеть иностранными языками и умением вести как переговоры, так и переписку.
- Организация мероприятий. Делает всё “под ключ”: готовит презентации для переговоров и совещаний, организовывает командировки, протоколирует встречи.
- Ведение личных дел руководителя. Отлично разбирается в интересах/хобби своего руководителя, ориентируется в брендах и знает, как и где совершать выгодные покупки. Помогает организовать дни рождения, путешествия, личные встречи и деловые мероприятия как для руководителя, так и членов его семьи, друзей, партнеров. Важно: эти задачи не должны превышать 10% рабочего времен бизнес-ассистента.
Список компетенций и навыков бизнес-ассистента получается довольно внушительным. И чтобы ваш ассистент не выгорел спустя две недели, кроме всего прочего, он должен обладать определенным психотипом и личными качествами, которые помогают ему справляться с работой.
Например, вы нанимаете специалиста, который может делать все из вышеперечисленного списка, но при этом не обладает важнейшим качеством - умением работать в режиме многозадачности. Как правило, это приводит к постоянным ошибкам, огромному стрессу и выполнению работы в лучшем случае процентов на 50 от запланированного.
О том, какие личные качества должны быть у вашего бизнес-ассистента, чтобы стать вашим надежным соратником, рассказываем ниже.
Личные качества бизнес-ассистента
- Не просто исполнитель. Бизнес-ассистент мыслит не как рядовой сотрудник, а как настоящий стратег. Он серый кардинал, второй пилот и подушка безопасности своего руководителя в одном лице. Там, где обычный помощник просто выполняет то, что ему сказали, бизнес-ассистент ищет лучшие решения, генерирует идеи и проявляет инициативу, осознавая риски и степень ответственности.
- Разносторонний склад ума. Гуманитарий и технарь. Эрудит и дипломат. Доброжелательный и строгий одновременно. Бизнес-ассистент умеет поддержать общение с разными людьми и говорить практически на любые темы - инвестиции, путешествия, садоводство.
- На “ты” с информационными технологиями. Быстро и легко разбирается с любыми новшествами, предлагает наиболее удобные диджитал-инструменты как для корпоративного общения, так и решения задач руководителя.
- Многозадачность. Бизнес-ассистент это “человек-оркестр”, который может делать все одновременно, быть сразу везде и сразу. Одной рукой он может отвечать на электронное письмо, другой оформлять авиабилеты, а третьей организовывать работу рядовых сотрудников. Он стрессоустойчив и никогда не теряет бдительности.
- Обучаемость и саморазвитие. Умеет быстро находить новую информацию и быстро усваивать ее. Углубленно изучает все бизнес-процессы компании и опыт своих коллег.
- Системность. Если руководитель может позволить себе уйти с головой в какой-либо творческий процесс, то задача ассистента навести в этом процессе порядок.
И, конечно, ваш бизнес-ассистент должен быть с вами “на одной волне”, чтобы работа строилась не только эффективно, но и максимально комфортно.
Технология комплексного выявления деловых, личностных, профессиональных качеств кандидатов, их умений и знаний через последовательное проведение широкого набора оценочных мероприятий.
Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?
Говорят, что нанимая бизнес-ассистента вы сразу должны почувствовать химию. А именно: ощущение, что вы нашли того самого идеального кандидата, который может заканчивать за вас фразы. Ниже разберем, на что нужно обращать внимание, чтобы ваш бизнес-ассистент быстро интегрировался в компанию и стал преданным членом команды на долгие годы.
- Соответствие компетенций бизнес-роли. Это первое, от чего нужно отталкиваться. Когда вы описываете все бизнес-процессы и роли в вашей компании, то хорошо видите, какой набор компетенций и навыков должен быть у каждого сотрудника, чтобы эффективно реализовывать тот или иной процесс. Бизнес-ассистент не исключение.
- Психологическая совместимость. Существует огромное множество различных делений и классификаций: холереки и сангвиники, интроверты и экстраверты, визуалы и аудиалы, истероиды и шизоиды. Если пропустить описание каждого из них и сразу перейти к сути, то ваш бизнес-ассистент должен быть чем-то похож на вас. Если вы предпочитаете быстро говорить, то вам комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если у вас сильно развито абстрактное мышление, то важно, чтобы и ваш помощник понимал о чем речь, когда вы начинаете говорить метафорами.
- Компенсация слабых сторон. Несмотря на то, что бизнес-ассистент должен быть вашим продолжением, ему также необходимо обладать теми качествами, которых не хватает вам. Если вы не умеете планировать свое время, то ассистент обязан проследить за вашим графиком и выстроить удобное расписание.
- Вкус и чувство прекрасного. Бизнес-ассистент и руководитель говорят на одном языке, когда эти составляющие совпадают. Классическая музыка или хеви металл, посещение выставок или футбольный матч - выбор схожего досуга и увлечений помогают людям выстроить долгосрочные доверительные отношения.
- Карьерные амбиции. Надолго остается тот сотрудник, который видит дальнейшие перспективы и может реализовать свои профессиональные амбиции. Из нашего опыта можем с абсолютной уверенностью сказать, что бизнес-ассистенты это те люди, которые любят развиваться во всём и всегда, заниматься интересными нестандартными задачами и достигать новых вершин, иначе им очень быстро становится скучно.
Топ-ошибок при найме ассистента
Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.
Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой - вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.
Ошибка 2.Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью - ваша работа.
Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока.
Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат.
Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу.
Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент - ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Наши эксперты помогут в поиске и адаптации бизнес-ассистента
Поделиться: