Что такое бизнес-процессы
Виды бизнес-процессов
Отличия бизнес-процессов малого и среднего бизнеса от крупного
Правила описания бизнес-процессов
Итоги
Многие люди, услышав словосочетание “бизнес-процессы”, представляют себе крупную международную компанию с тысячью сотрудников по всему миру. Но на самом деле бизнес-процессы есть в любой организации, независимо от его величины.
Что объединяет домашнее ателье на первом этаже вашего дома и бьюти блог на ютубе? Пошив изделий, обслуживание клиентов, съемка видео и продвижение канала - всё это называется бизнес-процессами.
Что такое бизнес-процессы
Бизнес-процесс - это алгоритм действий, который помогает решать определенные задачи в бизнесе. Например:
-
менеджер обрабатывает заявку по скрипту, которая пришла на почту после запуска рекламы;
-
сапожник в ателье заказывает у своего поставщика партию новых набоек;
-
продукты в магазин доставляются со склада, после чего раскладываются мерчендайзером в нужном порядке.
Ниже разберём, как будет выглядеть подробно описанный процесс производства на примере завода по изготовлению автомобильных запчастей.
-
Закупка сырья и материалов. Завод закупает все необходимые материалы и компоненты для производства запчастей, такие как металлические листы, пластиковые детали, резиновые уплотнения и т.д.
-
Подготовка сырья и материалов для производства. Сырье и материалы проходят необходимую обработку и подготовку для дальнейшего использования в производстве.
-
Изготовление деталей и компонентов. С нарезанных листов металла, литья или выдавливания пластика создаются детали и компоненты запчастей.
-
Сборка запчастей. После изготовления деталей и компонентов они собираются в единую запчасть.
-
Контроль качества. Важным этапом является контроль качества, который осуществляется на каждом этапе производства. Контроль качества включает в себя визуальную проверку, измерение размеров и тестирование на прочность.
-
Упаковка и доставка. Запчасти упаковываются и готовятся к отправке на склад или к заказчику.
-
Учёт и анализ. Все этапы производства запчастей записываются в специальные журналы и базы данных, что позволяет отслеживать производственный процесс и анализировать его результаты для улучшения качества и повышения эффективности производства.
-
Обслуживание и техническая поддержка. После производства запчастей сервисные специалисты оказывают клиентам техническую поддержку и помогают с установкой запчастей на автомобили.
Бизнес-процесс - алгоритм последовательных действий, которые приводят к определённому результату.
Виды бизнес-процессов
Классификация бизнес-процессов может отличаться в зависимости от масштаба предприятия. Если оперировать классическими терминами, то существует три вида бизнес-процессов:
-
Основные процессы. То, что приносит прибыль - производство или услуги, которые оказывает компания.
-
Вспомогательные процессы. То, что поддерживает основные процессы, например, бухгалтерия или работа юристов.
-
Управленческие процессы. То, что управляет всеми остальными процессами, корректирует их и вносит необходимые изменения.
Как мы написали выше, далеко не в каждом бизнесе есть все виды этих процессов. Например, в маленьком семейном ателье есть только основные процессы, потому что собственник выполняет все функции - договаривается с поставщиками, общается с клиентами, готовит лекала.
В крупных компаниях присутствуют все виды бизнес-процессов, что позволяет им существовать автономно.
Ниже опишем основные бизнес-процессы, которые могут присутствовать в компании в зависимости от её масштаба, структуры и отрасли.
-
Процессы производства - включают в себя все шаги, связанные с производством товаров или услуг, от закупки сырья до доставки готовой продукции.
-
Процессы продаж - включают в себя все шаги, связанные с привлечением и удержанием клиентов, от маркетинга и рекламы до продажи и обслуживания клиентов.
-
Процессы управления персоналом - включают в себя все шаги, связанные с наймом, обучением, мотивацией и управлением сотрудниками.
-
Процессы финансового управления - включают в себя все шаги, связанные с управлением финансовыми ресурсами компании, от бухгалтерского учета до финансового анализа и планирования.
-
Процессы снабжения - включают в себя все шаги, связанные с закупкой и управлением запасами, от выбора поставщиков до контроля качества поставляемых товаров.
-
Процессы управления проектами - включают в себя все шаги, связанные с планированием, управлением и контролем проектов, от определения целей до управления рисками и оценки результатов.
-
Процессы обслуживания клиентов - включают в себя все шаги, связанные с обеспечением клиентов высококачественным обслуживанием, от ответов на вопросы до решения проблем и жалоб.
Отличия бизнес-процессов малого и среднего бизнеса от крупного
Чем отличается семейная пекарня от международной компании по производству шоколадного печенья? Первое, что приходит в голову - количеством сотрудником и годовыми оборотами. Но на самом деле, все начинается с разницы в бизнес-процессах.
Представьте, что вы собираетесь в дальнее путешествие и вам предстоит преодолеть на своём автомобиле 5000 километров. Скорее всего, подготовка вашего автомобиля будет значительно более существенной, чем осмотр машины перед поездкой на дачу.
Ниже рассмотрим основные отличия бизнес-процессов малого и среднего бизнеса от крупного.
Отличие 1: управленческий отдел
Если у вас небольшой бизнес, то вам не нужно нанимать сразу трёх директоров - управляющего, исполнительного и операционного. Достаточно одного - исполнительного, функции которого в малом бизнесе часто берёт на себя сам собственник. На этой стадии бизнеса найм специалистов на все три позиции будет напоминать картину ремонта строительных дорог - с одним рабочим в колодце и тремя начальниками сверху.
Отличие 2: зона ответственности
В небольших компаниях зона ответственности сотрудников размыта. Собственник не только сам является “человеком-оркестром”, который делает всё и сразу (сам “рисует” визитки, общается с клиентами, возит продукцию со склада), но и заставляет сотрудников брать с него пример.
Поэтому дизайнер превращается в менеджера отдела продаж, а копирайтер в промоутера у входа в офис. Из-за такой “универсальности” сотрудников их выгорание наступает быстрее, а текучка кадров становится обычным рутинным процессом.
Отличие 3: скорость влияния на результат
Из-за того, что в крупных компаниях глубина управления значительно глубже, чем в маленьком бизнесе, скорость влияния на результат тоже существенно увеличивается.
Из-за большого количества бизнес-процессов определённая задача от “верхушки” до рядового сотрудника может передаваться очень долго. В небольших компаниях это происходит значительно быстрее. Также в маленьких фирмах на планёрках, как правило, присутствуют не только начальники, но рядовые сотрудники, что тоже влияет на скорость конечного результата.
Отличие 4: HR-процессы
Например, в компании есть задача нанять профессионального финансового директора. Крутые специалисты стоят дорого, но крупная компания может себе это позволить. Малый бизнес - хорош для старта в профессии, но он не может обеспечить быстрый карьерный рост и развитие сотрудника. Поэтому небольшие компании являются "инкубаторами" хороших специалистов, которые вырастают и идут дальше в крупные компании.
Отличие 5: Вспомогательные процессы
В крупных компаниях вспомогательные процессы (IT, бухгалтерия и т.д) реализуются отделами сотрудников. В небольших фирмах вспомогательный отдел может представляться одним единственным человеком или парой фрилансеров на аутсорсе.
Правила описания бизнес-процессов
Если проанализировать какой-либо бизнес-процесс, то можно сделать вывод, из чего он состоит. А именно:
-
Вход - начальный ресурс, который необходим для выполнения задачи (сырьё, заявка клиента и т.д)
-
Выход - результат в виде готовой продукции, выполненной услуги, документа.
Описывать весь процесс от входа до выхода можно разными способами: текстом, с помощью таблиц или блок-схем. Выберите тот вариант, который вам наиболее комфортен для восприятия.
Важно понимать, что цель описания бизнес-процесса и смысл самого процесса - разные вещи. Начать описывать бизнес-процесс можно с разными мотивами: автоматизировать и улучшить его, выявить слабые места или полностью его изменить.
Правило 1: опишите цели бизнес-процессов
По сути это результат, который должен достигаться конкретным бизнес-процессом (“БП”), то есть ценный конечный продукт БП это ценный конечный продукт сотрудника или отдела. БП маркетинга выдаёт определенное количество горячих заявок, БП продаж закрывает определённое количество сделок, БП производства изготавливает определённое количество продукции.
Также нужно учитывать разные варианты финала в бизнес-процессах. Например, у БП продаж может быть как заключение сделки, так и отказ клиента. В этом случае нужно продумать дальнейший бизнес-процесс для второго варианта.
Правило 2: обсуждение
Обсудите бизнес-процессы не только с руководителями, но и ключевыми сотрудниками, которые лучше остальных понимают, насколько применима данная картина к реальности. Они также могут дать информацию, которая существенно повлияет на описание бизнес-процесса. Например, что некоторые заказы невозможно выполнять в двухдневный срок, как описано в бизнес-процессе, потому что бухгалтерия постоянно задерживает оплату счета на поставку нужного сырья.
Правила 3: выявление приоритетов
Несмотря на то, что каждый бизнес-процесс нужно описывать максимально подробно, есть шанс, что вы перегрузите свои блок-схемы ненужной информацией, которая будет мешать лёгкому восприятию и пониманию в целом. Каждый сотрудник считает, что его работа в бизнес-процессе самая важная, но это не совсем так. Важно понять, какие детали бизнес-процесса являются первостепенными. Что важнее: процесс оплаты счёта или скрипты менеджера отдела продаж.
Правило 4: список задач
Составляем список задач, которые необходимы для достижения целей бизнес-процессов. Крупные задачи могут делиться на небольшие подзадачи. Например, задача менеджера отдела продаж может выглядеть как выполнение ежемесячного плана в виде 6 закрытых сделок. Подзадачи: выполнение 600 звонков длительностью не менее 2 минут, 15 встреч и отправки 400 коммерческих предложений.
Правило 5: участники
Описывая бизнес-процессы, обязательно указывайте участников каждого из них, его роли, функции и ответственности, а также взаимосвязи с сотрудниками других отделов/бизнес-процессов. Подробно опишите каждую бизнес-роль и её ценный конечный продукт. О том, что это такое и зачем нужно, читайте в этой статье.
Итоги
Если вы не готовы описывать бизнес-процессы и тратить на это время, то будьте готовы к тому, что хаос в вашей компании не закончится никогда. Постоянная текучка кадров, недовольство сотрудников, некачественное выполнение работы, отсутствие адекватного контроля, постоянные браки на производстве, возврат товаров или услуги - это только часть того, что происходит в компании, где нет порядка.
Описывая бизнес-процессы, вы значительно облегчите жизнь не только себе, но и своим сотрудникам, оптимизируете деятельность своей компании и превратите хаос в управляемый порядок.
Поделиться: