Систематизация бизнеса

Для чего нужна систематизация бизнеса
Как понять, нужна ли систематизация
С чего начать. Этапы систематизации
В каких случаях систематизация бизнеса не требуется?
Зачем нужна регулярная систематизация
Препятствия на пути к систематизации
Итоги

Как превратить “своё дело” в управляемый бизнес, который работает как часы?
Как тратить меньше времени на операционку и оптимизировать своё рабочее время?
Как подготовиться к масштабированию?

На все эти вопросы есть только один ответ: систематизация бизнеса.
О том, что это такое и с чего начать, рассказываем в статье ниже.

Для чего нужна систематизация бизнеса

Что бы из себя представлял муравейник, не будь у него организованной структуры? Бесполезным нагромождением еловых иголок, сухих листьев и веток. Но имея внутренние подразделения и чёткую иерархию, обычная куча лесного мусора превращается в настоящее предприятие, где каждый элемент работает на общее благо. Зимовальная камера, солярий, комната королевы, хлебный амбар, детский сад, коровник и кладбище - наличие такой структуры позволяет даже самым маленьким существам выживать и развиваться.

То же самое можно сказать и о бизнесе. Систематизация нужна, в первую очередь, для того, чтобы разложить существующий хаос по полочкам и начать им эффективно управлять.

Каких еще целей можно достичь с помощью систематизации?

• Управление собственной компанией и полная прозрачность всех бизнес-процессов;
• Удаление старых и создание новых бизнес-процессов согласно целям компании;
• Предотвращение текучки кадров;
• Повышение производительности каждого сотрудника;

• Улучшение финансовых показателей предприятия;

• Снижение нагрузки у руководителей отделов и собственника;

• Внедрение стратегического управления;

• Оцифровка всех бизнес-процессов;

• Повышение конкурентоспособности компании;

• Оптимизация рабочего времени каждого сотрудника;

• Подготовка к масштабированию компании.

Чтобы организация работала в автономном режиме, нельзя возлагать принятие ключевых решений только на собственника. Разработка регламентов, описание бизнес-процессов и создание бизнес-ролей позволяют сотрудникам самостоятельно принимать эффективные решения без постоянного участия владельца бизнеса.

Как понять, нужна ли систематизация

Это очень просто. Возьмите ручку и листок бумаги, чтобы схематично изобразить себя и всех своих сотрудников. Проведите линии руководящих взаимосвязей.

Например, у вас есть отдел продаж и вы ежедневно утверждаете ряд вопросов не только с начальником отдела, но и еще и с парой других менеджеров. Значит, нужно провести линии и от начальника отдела, и от этих двух менеджеров к вам.

Чем больше таких линий, тем острее ваш бизнес нуждается в систематизации, потому что в данном случае эффективность предприятия завязана на ресурсе одного человека. То есть, на вас.

Рассмотрим основные признаки того, что ваш бизнес нуждается в систематизации.

1. Постоянные авралы. Происходят либо из-за объема работы, не соответствующего количеству сотрудников, либо из-за внезапного отпуска или больничного одного из работников, что становится настоящим испытанием для его коллег. Результат - “хромает” качество работы и происходит потеря клиентов.

2. Простой на рабочем месте. Сотрудники ждут, когда руководитель вернётся из отпуска или с обеда, чтобы согласовать с ним текущие вопросы. 

3. Высокая текучка кадров. Отсутствие системы адаптации новичков и помощи наставника приводят к тому, что новые сотрудники “сливаются” в первые две недели. Ценные сотрудники видят, что фундамент системы управления отсутствует и человеческие ресурсы тратятся впустую. Они не понимают своих перспектив и уходят к конкурентам.

4. Отсутствие мотивации у сотрудников. Без подробно описанных бизнес-процессов и критериев эффективности невозможно создать систему мотивации. Члены вашей команды не понимают ни миссии, ни целей компании, вся суть их работы - “просиживание штанов” с 10 до 18.00. 

5. Нехватка компетенций и размытые границы. Ваши сотрудники делают то, что не должны: менеджер отдела продаж выполняет роль маркетолога, а офис-менеджер совмещает функционал секретаря и бухгалтера. 

6. Бардак в финансах. Вы не понимаете, куда уходит прибыль, приходится постоянно латать кассовые разрывы.

7. Персоналозависимость. Мысль о потере одного важного сотрудника приводит вас в ужас, потому что от него зависит весь успех предприятия. 

8. Собственник “погряз” в операционке. Практически все вопросы утверждаются и решаются с собственником, у него нет времени на стратегическое развитие компании.

9. Отсутствие отчётности. Нет понимания эффективности работы отделов, вы не знаете, нужен ли вам отдел маркетинга или это сплошной “слив” бюджета.

10. Отсутствие долгосрочных планов. Все ресурсы компании уходят на то, чтобы выжить здесь и сейчас. 

Что делать, если в одном из вышеописанных признаков вы узнали себя? Далее в этой статье мы расскажем, с чего начать систематизацию бизнеса и из каких шагов она состоит. 

С чего начать систематизацию бизнеса. Этапы систематизации

Как начать переход от хаоса к порядку и контролю? Систематизация - кропотливый процесс, который требует максимального внимания к деталям. 

Этап 1. Анализ текущих бизнес-процессов

Первое, что нужно сделать, это проанализировать все текущие бизнес-процессы. Подробно опишите функции каждого отдела вашей компании, даже если на данный момент у вас работает всего три сотрудника и уборщица, и при отсутствии формальных отделов функции этих отделов всё же выполняются.

Например, процесс получения и обработки заявки - от запуска рекламы до оплаты счёта клиентом. Опишите все максимально подробно: сколько вы потратили денег на рекламу, какова стоимость одного лида, кто отвечает за обработку заявок, сколько времени уходит на выполнение заказа.

Описав каждый бизнес-процесс (производство, маркетинг, продажи и т.д), вы увидите слабые звенья всех цепочек. Например, после запуска рекламы вы теряете большую часть клиентов из-за того, что ваш единственный менеджер не справляется с входящим потоком. Или на производстве постоянно происходят задержки выпуска продукции из-за некачественного оборудования, которое нужно было заменить ещё пять лет назад.
Составьте список всех существующих проблем и задач.

Этап 2. Постановка целей

Вы увидели все узкие места вашего бизнеса, что дальше? Как определить, что нужно изменить, если нет понимания ни долгосрочных, ни краткосрочных целей?
Подробно опишите, как вы видите ваш бизнес через год, два года и пять лет. 
Например, краткосрочная цель: через три месяца сформировать полноценный отдел продаж. 
Долгосрочная цель: через два года увеличить обороты компании в три раза (обязательно пропишите эту цифру). 
Наличие заданного курса даёт понимание, какими инструментами можно достичь поставленных целей.

Этап 3. Обновление бизнес-процессов

По завершении первых двух этапов наступает самое интересное: создание новых бизнес-процессов в вашей компании. Теперь можно взять наш список со всеми текущими проблемами и напротив каждой из них прописать решение.

Например, менеджеры отдела продаж регулярно теряют “горячих” клиентов. Написание новых скриптов, наём специалиста отдела качества и контроля, разработка системы мотивации - всё это влечет за собой создание новых бизнес-процессов и расширение структуры организации. 

Или другой пример - ценных сотрудников постоянно переманивают конкуренты или они уходят сами “в никуда”, что еще неприятнее. Подумайте о том, как обстоят дела с корпоративной культурой, есть ли у вашей компания миссия, проводите ли вы мероприятия по тимбилдингу. Проанализируйте, что есть у конкурентов, чего нет у вас.

Этап 4. Создание бизнес-ролей и регламентов

Теперь у вас на руках новая структура компании и видение обновлённых бизнес-процессов. Вы понимаете, чего не хватало вашей организации, чтобы избавиться от текучки кадров и потери клиентов.
Следующий шаг - описание бизнес-ролей.

Бизнес-роль - это набор полномочий, компетенций, регламентов взаимодействий и ответственностей, необходимых для выполнения определенных функций в рамках конкретного бизнес-процесса.
Прописав бизнес-роль для каждого сотрудника, вы не просто оптимизируете деятельность своей компании, но и решаете множество проблем сразу. Например:

• Исключается “халатное” отношение сотрудников к своей работе, потому что все они “на своём” месте;

• Каждый член команды знает, каких результатов от него ждут и какова его цель;

• Благодаря прозрачным регламентам взаимодействия отсутствуют проблемы делегирования и передачи дел на время отпусков.

Подробнее о бизнес-ролях и о том, как их описывать, читайте в этой статье.

Этап 4. Оцифровка бизнес-процессов

После того, как вы описали все процессы и роли в вашем бизнес, следующий шаг - оцифровка результатов. Невозможно управлять тем, что нельзя измерить. Только реальные цифры могут показать вам реальную картину всего происходящего.

Если вы анализируете продажи, то вам нужны такие показатели, как конвертация заявки в оплату, количество потерянных и новых клиентов, процент выполнения еженедельного плана продаж и т.д. Если мы смотрим на производство, то определяем объем выпускаемой продукции, расходы сырья как общие, так и на единицу готового товара, количество издержек и т.д.
Введите в вашу работу инструменты и технологии, которые обеспечат вас нужными цифрами по каждому бизнес-процессу.

Этап 5. Создание системы управления и внедрение изменений

Перед вами стоит масштабная задача - начать внедрять все описанные изменения. Кажется, что это непосильная задача для одного собственника. На самом деле так и есть, и поэтому на данном этапе вам необходимо нанять бизнес-ассистента.
Бизнес-ассистент - первый шаг на пути создания системы автономного управления. Для того чтобы все бизнес-процессы работали согласно целям и миссия компании, необходим контроль и своевременная корректировка. В начале этим может заниматься ваш бизнес-ассистент, но со временем необходимо утвердить управляющий состав компании (из числа текущих руководителей или нанятых извне).

В каких случаях систематизация бизнеса не требуется?

Выше мы говорили о том, как провести систематизацию бизнеса и каких целей она помогает достичь, но есть также ситуации, когда данный процесс необходимо отложить.

Финансовый кризис. Если компания испытывает жёсткую нехватку финансов, наблюдаются огромные кассовые разрывы и задолженности по выплатам заработной платы, то вам нужна не систематизация, а антикризисный управляющий.

Разногласия между собственниками. Систематизацию нужно отложить, если партнёры по бизнесу находятся в состоянии войны. Если один из собственников постоянно совершает финансовые нарушения, то он первым будет противодействовать наведению порядка в бизнесе. 

Отсутствие власти над сотрудниками. Отсутствие влияния и невозможность добиться от подчинённых выполнения задач - то, что не позволит внедрить систематизацию. В первую очередь, вам нужно заняться персоналом - кого-то уволить, а к кому-то найти новый подход.

Работа с единственным клиентом. Например, собственник получает проекты по тендеру через одно и то же лицо на протяжении многих лет. При таком подходе владелец бизнеса никогда не сможет передать оперативное управление, потому что единственный клиент завязан на нём.

Отсутствие качественного производства. Если компания производит продукцию с браком, постоянно поступают возвраты и жалобы клиентов, то нужно начать не с систематизации, а обновления технологии производства.

Зачем нужна регулярная систематизация бизнеса

Если вы решили, что единожды систематизировав бизнес, с данным процесс можно покончить раз и навсегда, то вас ждёт сюрприз - вы будете заниматься этим постоянно. Почему?

Обновление технологии. Представьте, что вы навели порядок на вашем предприятии, все бизнес-процессы работают как часы, но в один прекрасный день вы узнаете, что ваш конкурент приобрел новое программное обеспечение на производство, которое позволяет выпускать гусеницы для тракторов в пять раз быстрее. Это значит, что ещё немного и он завладеет всем сельскохозяйственным рынком, оставив вас на обочине современных технологий. 
Внедрение новых технологий, которые оптимизируют работу какого-либо бизнес-процесса, неизбежно влекут за собой новый процесс систематизации. Создание новых должностей, обучение новому технологическому процессу, увеличение штата отдела продаж - это только часть грядущих изменений.

Неконкурентоспособная бизнес-модель. Прошло несколько лет и бизнес, который ещё вчера процветал, оказался неконкурентоспособным. Например, у вас сеть ресторанов фастфуда в маленьком городе и вы узнаете, что через месяц состоится торжественное открытие Mcdonalds. В этом случае придётся срочно пересмотреть действующую бизнес-модель и провести новую систематизацию согласно внедренным изменениям.

Внешние изменения. Во время пандемии вы поняли, что ваша служба доставки не справляется с текущими заказами, у вас острая нехватка курьеров, а число недовольных клиентов растёт с каждым днём. И снова вам необходимо внести изменения в бизнес-процессы и заново систематизировать бизнес. 

На самом деле в списке выше мы привели всего несколько примеров, в каких случаях вам потребуется систематизация снова и снова. Хорошая новость заключается в том, что с каждым разом этот процесс будет происходить значительно проще и безболезненнее.

Препятствия на пути к систематизации

Процесс систематизации бизнеса направлен на то, чтобы автоматизировать все процессы и освободить время собственника, однако именно в этом иногда и кроется главная “ловушка”. Собственник настолько привык жить своей работой и не спать по ночам, что выпустить контроль из рук может оказаться довольно сложным процессом. Ниже рассмотрим самые распространённые психологические препятствия на пути к систематизации бизнеса.

Реализация компетенций
Собственник понимает, что его бизнес остро нуждается в систематизации, но он оттягивает её начало до последнего. Чем я буду заниматься, когда бизнес перейдёт в автономное управление? Кто я, если не тот, кто ежедневно “разруливает” сотни проблем? На этой стадии собственнику нужно хорошо подумать, где ещё он может реализовывать свои сильные компетенции в отсутствии операционного управления. 

Стремление доказать
Довольно часто создание бизнеса обусловлено сильным стремлением собственника что-либо доказать: себе, окружающим или родителям. 

• Посмотрите, что я могу

• Посмотрите, какие препятствия я преодолеваю

• Посмотрите, как я работаю 24/7

Сильное стремление к постоянному напряжению может значительно препятствовать процессу систематизации и выходу из операционки. Обратите внимание на то, как часто вы сравниваете себя с другими. Задумайтесь о том, какие ваши качества, кроме профессиональных компетенций, так ценят и уважают ваши друзья и близкие люди.

Гиперконтроль
На пути к систематизации очень многих собственников останавливает необходимость снижения контроля. “Никто не справится лучше меня, другие всё испортят”. Знакомо? В этом случае вам нужно подумать о том, зачем вы создаёте себе подобные ограничивающие убеждения и, при необходимости, проработать свой комплекс “спасателя”.

Уход от проблем
Находясь в постоянной текучке и разгребая завалы, предприниматель снимает стресс от проблем в личной или социальной жизни. Посидеть ночью над вычиткой нового материала намного удобнее и привычнее, нежели побить грушу в спортзале. Обратите внимание на то, каких проблем в нерабочей жизни вы стараетесь избегать. Возможно, их решение поможет вам быстрее выйти из рабочих процессов и перейти к систематизации.

Итоги

Несмотря на то, что систематизация это кропотливый труд, который, ко всему прочему, может вызвать у собственника ряд психологических преград перед началом, у данного процесса есть множество неоспоримых преимуществ.

• Вы наведёте порядок не только в своём бизнесе, но и в своей голове. Осознание и устранение как психологических, так и физических барьеров, которые заставляли вас делать вас то, что вы делаете, поможет вам выйти на новый уровень и в бизнесе, и в жизни. Туда, где нет места хаосу и игнорированию проблем;

• Вы увидите, как бизнес начинает работать автономно, без постоянного контроля с вашей стороны, и ощутите гордость за своё детище, которое вышло из пубертатного возраста и формируется в настоящую цельную личность;

• Вы откроете в себе новые компетенции и поставите новые цели, потому что новый уровень ведения бизнеса - это новые задачи и новые вызовы самому себе.