Чем отличается владелец ларька с шаурмой от хозяина ресторана? Ведь по сути и тот, и другой работают на себя.
В первом случае у собственника есть крохотное помещение, которое он купил или снял в аренду, немного специального оборудования, договоренности с поставщиками, продукты и рецепт приготовления шаурмы. А еще - всю работу собственник выполняет самостоятельно или же нанимает одного специально обученного человека, который и готовит, и общается с клиентами, и подметает полы.
Во втором случае у собственника также есть недвижимость, оборудование, поставщики и продукты. Но еще к этому списку добавляются:
- бизнес-процессы и отделы, которые их реализовывают: маркетинг и реклама, отдел по закупкам, бухгалтерия, отдел найма, кухня, обслуживание клиентов;
- персонал: исполнительный, коммерческий и финансовый директора, управляющий, маркетологи, бухгалтеры, повара, официанты, бармены, менеджеры, грузчики, водители;
- стратегия развития: увеличение оборотов, расширение ассортимента, создание ресторанной сети, упаковка, анализ конкурентов;
- и самое главное - система управления, с помощью которой все бизнес-процессы работают как часы, не привлекая собственника к решению операционных вопросов.
Если вы хотите перестать готовить шаурму и перейти к настоящему управляемому бизнесу и освободить себе время для того, чтобы заниматься тем, что по-настоящему нравится, то эта статья для вас.
Содержание
Чем отличается “своё дело” от бизнеса?
Как перейти от “своего дела” к управляемому бизнесу?
1. Систематизация бизнес-процессов
Описание текущих бизнес-процессов (бизнес-ролей) и первичный анализ
Разработка новой бизнес-модели
2. Внедрение и управление изменениями
Бизнес-ассистент - первый шаг к управлению
Управленческие компетенции
Сложности при выходе из операционки
Итоги
Чем отличается “своё дело” от бизнеса?
Возможно, вы не владелец ларька с шаурмой. Возможно, у вас рекламное агентство полного цикла и вы думаете - у меня есть и дизайнер, и верстальщик, и уборщица, и даже эйчар на аутсорсе, которого можно привлекать каждый раз, когда дизайнер снова выгорел и нужно срочно найти нового.
Но вышеописанная картина - это все еще не управляемый бизнес, потому что вам так или иначе приходится вовлекаться во все операционные задачи и быстро разруливать проблемы либо с клиентами, либо с качеством верстки, либо с туалетом в офисе, который опять сломался.
Ниже перечислим ключевые отличия между “своим делом” и управляемым бизнесом.
ОТЛИЧИЕ 1: ПРОДУКТ
В случае владения ларька с шаурмой продукт разрабатывает владелец, он не задумывается об его упаковке, а также о формировании ассортимента. Максимум, что делает собственник - готовит несколько видов шаурмы. Например, с корейской морковкой, двойной порцией чили перца или же фитнес-вариант - без майонеза, хлеба и даже без мяса.
В управляемом ресторанном бизнесе меню формируется шеф-поваром, а сами блюда изготавливаются подчиненными. Названия же тщательно упаковываются, и обычная шаурма легкими манипуляциями маркетолога превращается в “Ролл от шеф-повара”.
ОТЛИЧИЕ 2: ОПЕРАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Владелец шаурмичной - и швец, и жнец, и на дуде игрец. Договориться с поставщиками, намазать булку майонезом, разрулить конфликт с недовольным клиентом и помыть посуду - все эти процессы ложатся на его плечи. В случае же ресторана собственник не принимает участия в решении ежедневных задач, у него для этого есть совет директоров и еще несколько десятков сотрудников.
ОТЛИЧИЕ 3: HR-ПРОЦЕССЫ
В “своем деле” они практически отсутствуют. Наш владелец ларька сам прикидывает, нужно ли нанять ему уборщика или помощника, описывает вакансии и в целом действует по наитию. В управляемом бизнесе есть HR-менеджер, который выявляет потребность в найме новых сотрудников, а также формирует функционал каждого из них.
ОТЛИЧИЕ 4: ПРОДАЖИ
В маленьком деле владелец занимается продажами самостоятельно. Все, что он знает об источниках клиентов это то, что в ночь с пятницы на субботу желающих покушать приходит немного больше. Говоря же об управляемом бизнесе, воронка продаж абсолютно прозрачна: есть модель системы продаж, основные источники, сформированный бюджет. Результаты всех рекламных кампаний анализируются, а на самые результативные закидывается двойной бюджет.
ОТЛИЧИЕ 5: РАБОТА С СОТРУДНИКАМИ
Если хозяин шаурмичной обладает самым высоким уровнем знаний и количеством навыков в его команде, состоящей из помощника по заворачиванию лаваша и соседки, которая раз в неделю помогает отмыть вертел, то в управляемом бизнесе все работает совершенно иначе. Собственник нанимает профессионалов, которые сильнее и круче его в своих направлениях.
Также в первом случае всегда будет высокая “текучка”, потому что нет отлаженных HR-процессов и регламентов, напрочь отсутствует адаптация новичков и какой-либо управленческий уровень.
ОТЛИЧИЕ 6: ФИНАНСЫ
Тут тоже все понятно. В первом случае в финансах постоянно присутствует хаос, главная цель которого заработать денег любой ценой, чтобы выжить. Во втором случае уровень дохода значительно выше и он не зависит от усилий владельца. Собственник занимается владельческим контролем и решеним стратегических задач, а также антикризисным управлением.
ОТЛИЧИЕ 7: ВЛАДЕЛЬЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ
Без участия владельца малого “бизнеса” во всех процессах его “лавочка” очень быстро закроется. Он взял на себя всю работу и абсолютно уверен в том, что никто не справится лучше него. В случае же работы полноценного ресторана участие собственника не требуется - бизнес работает сам по себе, как часы. Владелец умеет делегировать и контролировать каждый рабочий процесс ему не требуется.
Если подытожить: без владельца маленький “бизнес” сразу разрушится, он не может существовать в отсутствии постоянного контроля рутинной работы. Управляемый бизнес - это система, которая работает всегда и при любых обстоятельствах.
Подробнее почитать об отличиях “своего дела” от управляемого бизнеса вы можете в этой статье.
Как перейти от “своего дела” к управляемому бизнесу?
Есть большая разница между тем “что делать” и “как делать”. Разница между тактикой и стратегией. И владельцы маленьких “бизнесов” обычно задают себе только первый вопрос, пренебрегая стратегией и размышлениями о том, что будет завтра, послезавтра и послепослезавтра.
Как же перейти от тактики к стратегии? От состояния ежедневного пожара к рациональному пошаговому плану? От невозможности уйти в отпуск к спокойному безмятежному будущему?
На это потребуется время, но это стоит того. Рассказываем ниже, с чего начать.
1. Систематизация бизнес-процессов
Представьте, что ваша организация - это большой атом. И без единого ядра все его электроны (отдел продаж, маркетинг, производство и т.д) будут двигаться хаотично.
Ядро - это и есть систематизация. Она включает стандарт действий, регламенты и процедуры, позволяющие всем бизнес-процессам работать слаженно и эффективно как отдельная эко-система.
Систематизация нужна для того, чтобы 20% совершаемых действий приносили 80% результатов.
Поэтому на пути от “своего дела” к управляемому бизнесу это первое, с чего необходимо начать. И поэтому если у вас все работает в бессистемном хаосном порядке, то это приводит к следующим результатам:
- Вы настоящий “человек-оркестр” и все рабочие процессы уже давно выполняются на автомате, как катание на велосипеде. Из-за этого не получается полноценно делегировать всю свою работу или хотя бы большую часть, поэтому постоянно приходится заниматься тушением пожаров.
- Вы ставите задачи своим сотрудникам, нигде их не фиксируя, что приводит к сорванным срокам и некорректному выполнению, а также недовольству заказчиков.
- К вам приходят клиенты, но практически все из них нецелевые, и вы понятия не имеете, откуда все эти люди. Все ваши рекламные бюджеты “сливаются в трубу”.
- Вы не понимаете, чем занимаются ваши сотрудники: кто из них имитирует бурную деятельность, а кто действительно приносит хоть какую-то пользу.
- Неизвестно, как происходит общение с клиентами и с помощью какого мессенджера. Если ваш сотрудник, общающийся с клиентом, вдруг уволится и по чистой случайности забудет его вам “передать”, то придется потратить очень много сил и времени, чтобы найти контакты.
Знакомо? Перед тем, как начать систематизацию вашего бизнеса, честно опишите все ваши текущие проблемы. Продажи, персонал, реклама? Опишите результат решения каждой проблемы, что конкретно вы получите по итогу.
Главные цели, которые преследует систематизация бизнеса:
- Повышение эффективности работы компании;
- Рост продуктивности каждого сотрудника;
- Увеличение оборотов и конкурентоспособности;
- Освобождение рабочего времени руководителя, чтобы он наконец мог перестать заниматься ежедневным тушением пожаров и позволить себе полноценный отдых впервые за последние 10 лет.
Описание текущих бизнес-процессов и первичный анализ
Первый шаг в систематизации бизнеса - подробное описание каждого бизнес-процесса и бизнес-ролей.
Какие бывают бизнес-процессы? Их можно разделить на три основных вида: процессы управления, основные и вспомогательные.
Например, в рекламном агентстве основные бизнес-процессы это производство полиграфии, ведение проектов с клиентами (клиентский сервис), дизайн и верстка. Вспомогательные бизнес-процессы: отдел продаж, HR-отдел, бухгалтерия, маркетинг.
Бизнес-процессы управления - это часть структуры компании, которая выполняет контроль, анализ и корректировку других бизнес-процессов. Поэтому если у вас отсутствует блок управления, работа всех остальных будет напоминать басню про лебедя, рака и щуку.
Максимально честно и подробно опишите все, что происходит в вашей компании сейчас и какая зона ответственности у каждого члена команды: кто общается с клиентами, кто делает верстку, кто проводит брифинг, а кто занимается сломанным туалетом.
Укажите этапы каждой сделки - от поиска клиента до получения оплаты за выполненную работу.
Занимаясь данным процессом, вы увидите все самые хрупкие места вашего бизнеса - от того, как часто вы пропускаете звонки клиентов после запуска рекламы, потому что решили позволить себе в выходной поспать немного дольше обычного, до траты огромного количества времени на сотни правок одного и того же макета из-за отсутствия качественного брифинга.
Проанализируйте текущую ситуацию и ответьте себе на главный вопрос: “Соответствует ли текущая бизнес-модель компании моим целям?”
Выполнив данную работу, вы получите: список бизнес-ролей в вашей компании (кто из сотрудников отвечает за какой-либо бизнес-процесс), правильную расстановку приоритетов и усиление текущей модели бизнеса.
Подробнее о том, что такое бизнес-роли и зачем они нужны, читайте в этой статье.
Разработка новой бизнес-модели
Проанализировав все слабые места вашего бизнеса, опишите, что нужно сделать, чтобы их устранить и какой результат это принесет.
Может быть, вам нужен менеджер отдела продаж, который не только заберет на себя проведение брифинга, но и будет заниматься активным поиском новых клиентов? Может быть, вы перестанете запускать рекламу так, как научились этому еще 15 лет назад, и наймете эффективного таргетолога?
Может быть, после анализа конкурентов вы решите, что можно заниматься не только версткой и дизайном, но еще и разработкой?
Для каждого процесса необходимо обозначить этапность - с чего он начинается и чем заканчивается. Например, реализация заказа: пропишите все детали - от порядка взаимодействия с клиентом и составления брифа до контроля выполнения и сдачи заказа. Также составьте план действий для случая форс-мажора - если сдача проекта уже завтра, а ваш дизайнер после прошедших выходных все еще не берет трубку.
Представьте, что ваш текущий бизнес - это шахматная доска, и сейчас она заполнена только 4-5 фигурками. После проведенного анализа вы выяснили, что для того, чтобы бизнес отвечал вашим целям, вам нужно “ввести в игру” еще 5-7 фигурок. Причем, не просто линейных сотрудников, но также и ключевых управляющих.
Опишите бизнес-роли каждой “фигурки”, которой не хватает в настоящий момент на вашей шахматной доске. Каковы ее функция и ответственность? За какие процессы она отвечает и какими компетенциями должна обладать для выполнения поставленных целей?
Ваша задача - не только описать функционал каждой фигурки, но и создать регламентированные взаимосвязи между каждой из них. Чтобы ваш бизнес был не просто доской с пешками и слонами, а полем взаимосвязанных действий, ведущих к победе.
По завершении данного этапа вы получите готовую схему/интеллект-карту вашего бизнеса, регламенты взаимодействий и разработанные KPI ключевых сотрудников.
2. Внедрение и управление изменениями
На этой стадии вы уже выявили хрупкие места вашего бизнеса, подробно изложили все бизнес-процессы и подготовили текущую бизнес-модель, которая отвечает вашим целям. Дело осталось за малым - внедрить изменения в вашу компанию.
Управление изменениями - это системный подход к трансформации предприятия. Нельзя просто взять и начать вести бизнес по-другому. Нельзя за неделю превратить шаурмичную в мишленовский ресторан.
Ниже рассмотрим, какие могут быть изменения в вашей компании:
- Обновление/добавление бизнес-процессов (например, появился отдел маркетинга или в отдел разработки взяли двух джуниоров);
- Создание новых должностей, которые в корне изменили некоторые бизнес-процессы (в действующий отдел продаж ввели должность менеджера контроля качества);
- Внедрение новых инструментов (например, CRM-системы);
- Обновление технологии производства (что тоже привело к изменению бизнес-процесса, например, к сокращению должностей ввиду высокой технологичности);
- Обучение новых сотрудников (и, как следствие, также изменение бизнес-процессов).
Обычно такими внедрениями занимаются руководители отделов/управляющий состав. Если в данный момент у вас отсутствуют таковые, то ниже мы расскажем, с чего начать.
Бизнес-ассистент: первый шаг к управлению
Бизнес-ассистент - это не личный помощник и не секретарь. Это человек, который ассистирует вашему бизнесу и всем внутренним бизнес-процессам, чтобы компания работала как единый живой организм. Именно поэтому начать внедрять изменения в действующую бизнес-модель нужно в тандеме с опытным доверенным лицом.
Наём бизнес-ассистента - это первый шаг к созданию управленческого отдела, без которого бизнес не сможет ни адаптироваться к грядущим изменениям, ни развиваться в дальнейшем.
Какие функции может выполнять бизнес-ассистент:
- Ведение расписания собственника и назначение встреч;
- Выполнение функции заместителя: организовывать работу сотрудников, ставить задачи и контролировать их выполнение, представлять руководителя на мероприятиях и отвечать на вопросы;
- Работа с поставщиками: соблюдать и оформлять договоренности;
- Работа с документами: описывать регламенты, создавать приказы, обрабатывать корреспонденцию;
- Фильтрация контактов: поддерживать “правильные” связи и ограждать своего руководителя от ненужных встреч/звонков;
- Организация мероприятий: готовить презентации для совещаний, контролировать сбор участников, вести протоколы встреч.
Бизнес-ассистент поможет вам разобраться с вопросом найма или обучения руководителей в вашей компании, а также станет соратником и доверенным лицом на долгие годы. Подробнее о том, как нанять компетентного бизнес-ассистента, читайте в этой статье.
Управленческие компетенции
Наём управленческого состава (руководителей подразделений) - ключевой шаг при внедрении изменений в текущую бизнес-модель, а также для дальнейшего выхода из операционки. Ниже рассмотрим ключевые управленческие компетенции, которые необходимо внедрить в бизнес-роль каждого руководителя вашей компании.
- Разработка эффективных решений, подготовка и тестирование перед их принятием;
- Стратегическое мышление: умение быстро реагировать и приспосабливаться к изменением, дальновидность, нестандартный подход к решению задач, склонность к декомпозиции и прогнозированию;
- Формулирование задач, умение ставить их исполнителям;
- Делегирование полномочий, принятия решений и ответственности (контроль не сотрудников, а ситуации в целом);
- Основы управления: планирование и организация рабочих процессов, мотивация сотрудников;
- Технические компетенции: технологические знания особенностей отрасли и понимание нюансов производственных процессов;
- Взаимодействие со всеми структурами организации;
- Навыки планирования и расставления приоритетов.
Ваша задача на данном этапе: продиагностировать и определить компетенции руководителей, а также обучить и внедрить отсутствующие навыки для дальнейшего эффективного управления.
Сложности и препятствия при выходе из операционки
Вы сформировали управленческий состав и внедрили изменения, обрели ясность и понимание, куда движется ваша компания. Вы увидели, что сформированная система начинает работать и без вас, однако у этого процесса также есть свои “подводные камни”.
Выход из операционки возможен только тогда, когда бизнесмен осознает и понимает, для чего он это делает. Если этого понимания и целей нет, то выход из “текучки” осложнит жизнь и самому собственнику, и заодно всей его команде.
Сложность 1. Собственник привык к распорядку его дня и жизни из состояния постоянного стресса и горящих дедлайнов. Если вам нравится жить именно так и только таким образом вы чувствуете драйв, то не получится просто взять и бросить всю рутину, которая всю жизнь наполняла и придавала смысл.
Сложность 2. Решение операционных вопросов дает собственнику ощущение реализации его компетенций и навыков. И если этих процессов не будет, то тут уже возникает еще более глобальная проблема - самоидентификации. Кто я, если не тот, кто постоянно устраивает взбучку своим дизайнерам? Кто я, если не тот, кто просыпается утром и думает, как все успеть? Владельцу бизнеса надо хорошо подумать над тем, где он сможет еще реализовать свои компетенции.
Сложность 3. Невозможность отпустить контроль. Собственник настолько привык держать руку на пульсе, что где-то на подкорке сформировалось и закрепилось убеждение - без меня все развалится. Даже делегируя полномочия, собственник оставляет себе место в управлении.
Сложность 4. Отсутствие конкретной цели, для чего все это ему нужно. Если текущая зона комфорта приемлема, нет ни внешних, ни внутренних вызовов самому себе, то и смысла покидать любимую рутину тоже нет.
Поэтому прежде чем начать трансформировать свою компанию и пугать подчиненных, чётко определитесь с тем, для чего вы это делаете, готовы ли к новому образу жизни и будет ли вам этого достаточно, чтобы чувствовать себя счастливым.
Если вы столкнулись с одной из эти сложностей, то очень поможет наставничество людей, которые преодолели схожие препятствия.
Итоги
Переход от “своего дела” к управляемому бизнесу - сложный, но очень увлекательный процесс, который в конечном счете стоит того, чтобы потратить на него и силы, и время. Систематизация бизнеса, создание новой структуры и бизнес-модели, а также построение системы управления - это тот фундамент, который позволит вам в дальнейшем перейти к масштабированию своего дела и совершенно новому образу жизни.
