Управление малым бизнесом

• Компетенции руководителя бизнесом

• Организация бизнес-процессов

• Операционное управление

• Управление персоналом

• Основы планирования

• Стратегическое управление

• Основы корпоративной культуры

• Формирование имиджевой и брендовой стратегий

• Чек-лист проверки компетенций управления малым бизнесом

Имея большой опыт в управленческом консалтинге, мы тщательно изучили наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются владельцы малого бизнеса:

• Затруднения с наймом квалифицированных сотрудников. На этапе собеседования возникают сомнения, следует принимать кандидата, так как недостаточно ясно, подходит он или нет.

• Затруднение с адаптацией квалифицированных сотрудников. Даже самый высококвалифицированный сотрудник на новом рабочем месте без поэтапного адаптационного процесса не покажет результативной работы. Поэтапная адаптация в рабочий процесс гарантирует максимальную эффективность.

• Неструктурированное управление персоналом. Отсутствие четких требований и определения зоны ответственности сотрудников. Проблемы с контролем работы сотрудников. Собственник полагается на слова сотрудников, не уделяя должного внимания их адаптации. Отсутствие письменных инструкций, что приводит к непониманию задач.

• Проблемы с организацией собственного рабочего времени. Часто запланированные дела не выполняются даже на 80%. Время тратится на реагирование по операционным задачам.

• Отсутствие системности в работе. Отсутствие описанных бизнес-процессов и отражения их последовательности. Наличие системности может быть только в голове владельца, который вынужден постоянно ее объяснять своим сотрудникам или сотрудники должны сами понять и выработать стратегию работы. Не ведётся база регламентов бизнес-процессов, способная сразу передать наилучший опыт компании новому сотруднику.

• Проблемы с операционным управлением. Когда другие люди занимаются организацией, все разваливается, а когда руководитель сам контролирует процессы, все идет хорошо. Не понимают, в чем именно причина такого раскола.

• Трудности с масштабированием и развитием бизнеса. Из-за нестабильной текущей бизнес-модели владельцам страшно принимать решения по масштабированию и развитию. Также часто на это у собственника не хватает времени.

• Недостаточные навыки продаж и маркетинга. Отсутствие понимания целевой аудитории. Неэффективная коммуникация с клиентами относительно того, что предлагает компания. Проблемы в области рекламы и маркетинга. Нет чёткого позиционирования.

• Низкое качество работы с клиентами. Отсутствие системной работы, несмотря на большие затраты на ее привлечение. Отсутствие её анализа. Клиенты уходят, так как не получают достаточной информации и обратной связи.

• Не прописана бизнес-модель будущего компании. Отсутствие бизнес-модели будущего означает, что в компании нет продуманной стратегии развития.

• Отсутствует зафиксированный опыт компании. Новый сотрудник не использует опыт накопленный компанией, из-за этого больше времени тратит на поиск информации, разработку своей стратегии работы или руководителю необходимо объяснять одни и те же принципы многим исполнителям.

• Не сформирована корпоративная культура компании. Отсутствие четких ценностей и норм поведения приводит к недостаточной мотивации у сотрудников, они не видят своего места и роли в компании. Недовольство сотрудников, склонности к поиску других возможностей, возникает текучка кадров. Сотрудники не придерживаются общих ценностей, это также отражается на качестве обслуживания клиентов.

Для решения распространённых проблем владельцев малого бизнеса мы разработали программу обучения "Управление бизнесом". Комплексный подход к управлению позволит решить большинство ключевых проблем.

Компетенции руководителя бизнесом

Компетенции руководителя являются важным фактором успеха бизнеса. Они включают в себя навыки управления, лидерские качества, умение принимать решения и работать в команде.

Руководители должны уметь мотивировать сотрудников, ставить цели и контролировать их достижение. Также руководители должны обладать знаниями в области маркетинга, финансов и управления персоналом.

Подробнее о компетенциях руководителя мы раскрыли в статье Компетенции руководителя и их виды.

Организация бизнес-процессов

Организация бизнес-процессов, включая HR-процессы (процессы управления персоналом), является важной задачей для эффективного функционирования любого бизнеса.

Найм сотрудников без анализа бизнес-модели и емкости загруженности может привести к проблемам управления. Без понимания текущих и будущих потребностей компании, можно нанять слишком много или слишком мало сотрудников, что может привести к перегрузке или недостатку ресурсов.

Анализ бизнес-модели помогает определить, какие роли и компетенции необходимы для эффективного функционирования компании. Также важно учитывать емкость загруженности, то есть способность команды справляться с текущей и будущей нагрузкой работы.

Вот несколько шагов, которые могут помочь в организации HR-процессов:

1. Описание бизнес-процессов. Описание последовательности действий и этапов, которые выполняются внутри компании для достижения определенных целей. Описание бизнес-процессов включает в себя информацию о том, какие ресурсы и данные используются, какие роли и ответственности назначаются, какие шаги и операции выполняются, а также какие результаты ожидаются.

Важно! Описание бизнес-процессов должно проводиться без привязки к конкретным людям (сотрудникам).

Подробно о бизнес-процессах можно прочитать в статье Описание бизнес-процессов.

2. Определение бизнес-ролей. На основе анализа бизнес-процессов определите необходимые бизнес-роли. Это могут быть роли, такие как менеджер проекта, специалист по маркетингу, финансовый аналитик и т.д. Учтите, что один сотрудник может выполнять несколько ролей.

Карта бизнес-ролей может иметь следующие критерии:

• “продукт” бизнес-роли (или ЦКП бизнес-роли),

• задачи в рамках бизнес-роли (которые могут быть далее основой регламента),

• ресурсы,

• нормативы и KPI (в соответствии с ЦКП),

• ёмкость бизнес-роли (человеко-часы),

• бюджет,

• полномочия и ответственный и другие.

Бизнес-роль – определенные роли или функциональные роли (микро должность), которые исполняют сотрудники внутри организации. Они связаны с выполнением конкретных задач и обязанностей, которые напрямую поддерживают бизнес-процессы для достижения целей и для перехода к бизнес-модели будущего. Одна и та же должность может включать разные должностные обязанности (бизнес-роли) для конкретного бизнеса.

Например, должность “менеджер по продажам”

• Для малого бизнеса включает бизнес-роли: маркетолога, аккаунт-менеджера, продавца, менеджер по работе с клиентами, специалист договорного отдела, курьер и т.д.;

• Для крупного бизнеса включает бизнес-роль: продавец, все остальные обязанности выполняют другие должности.

Совокупность бизнес-ролей для одного сотрудника является основой описания должностных обязанностей в должностной инструкции.

Каждая бизнес-роль имеет: “продукт” бизнес-роли (или ЦКП бизнес-роли), задачи в рамках бизнес-роли (которые могут быть основой регламента, рабочей инструкции), ресурсы, нормативы и KPI (в соответствии с ЦКП) и ёмкость бизнес-роли (человеко-часы), бюджет и полномочия, ответственный и другие.

«Продукт» бизнес-роли – это тот измеримый результат, за который собственник платит деньги сотруднику.

Операционное управление

Операционное управление включает в себя координацию и контроль текущих операций, чтобы обеспечить работу всех бизнес-процессов и получать определенный (базовый и планируемый) уровень дохода.

Роль руководителя бизнесом (собственника бизнеса) в операционном управлении включает в себя планирование, организацию, контроль и координацию работы всех подразделений (отделов, направлений) бизнеса.

Осуществляется это с использованием инструментов управления, например, управленческое планирование, управленческие совещания, поручение заданий и обратная связь, управленческий коучинг, оценка индивидуальной эффективности, постоянное совершенствование процессов, отбор кадров и введение в должность, освобождение от должности.

Снижение вовлеченности собственника в операционные процессы должно сводиться к организации действующих бизнес-процессов и найма компетентных руководителей для их управления.

Основная операционная задача собственника бизнеса – это управление управленцами и принятие окончательного решения по внештатным (не определённым в рамках полномочий) задачам.

Управление управленцами включает в себя:

- Определение задач и бизнес-ролей (должностных обязанностей) каждого руководителя подразделения (отдела) и информирование о стратегическом развитии (знакомство с бизнес-моделью будущего). Определение полномочий, ответственности и бюджет в распоряжении.

- Оценка эффективности работы подразделения (отдела), на основе ЦКП отдела.

- Мотивация руководителя подразделения (отдела) к достижению целей компании.

- Обучение и развитие руководителя подразделения (отдела).

- Разрешение конфликтов между руководителями разных подразделений и между руководителями и их подчиненными.

Управление персоналом

Управление персоналом считается важным направлением функционирования бизнеса, которое может значительно увеличить производительность и успешность бизнеса. В малом бизнесе управление персоналом более значима, чем в крупном предприятии, поскольку в небольших компаниях выше конкуренция и меньше стабильность.

Для достижения результатов мало иметь квалифицированный персонал, нужно ещё создать эффективную систему взаимодействия сотрудников и руководителей, систему управления и мотивации.

Отличительной чертой управления персоналом в малом бизнесе можно считать тесную взаимосвязь руководства и сотрудников.

Способность компании конкурировать на рынке определяется уровнем профессионализма кадров, их творческим потенциалом и степенью вовлеченности в рабочий процесс. Можно с уверенностью сказать, что персонал играет ключевую роль в успешном функционировании и развитии бизнеса.

Управление персоналом в микро и малом бизнесе имеет свои особенности, поскольку ресурсы и возможности ограничены.

Рассмотрим составляющие управления персоналом в малом бизнесе:

1. Определение потребности и наём сотрудников

Потребность в персонале может носить стратегический и/или операционный характер. На основе плана развития компании (бизнес-модели будущего) рассчитывается потребность в новых должностях (бизнес-ролях). А на основе карты бизнес-ролей и анализа эффективности работы сотрудников может быть открыта вакансия на замену действующей должности (бизнес-роли).

Наём правильных людей является важным шагом для достижения целей бизнеса. Важно определить требования к должности и привлечь способных кандидатов.

В малом бизнесе часто требуется гибкость и способность выполнять разные задачи, поэтому при найме следует обратить внимание на такие навыки. Однако, рекомендуем определять и закреплять конкретные бизнес-роли за одним сотрудником, а также четко понимать емкость (человеко-час) и определять приоритетность бизнес-роли. Всё это учитывать при формировании вакансии и подборе персонала.

Важно! Принятие окончательного решения о принятии или непринятии кандидата на работу всегда остаётся за собственником.

Процесс подбора сотрудников для бизнеса имеет много особенностей. На программе обучения “Управлению бизнесом” мы предоставляем технологию проведения финального собеседования собственника с кандидатом, которая поможет принять правильное решение при найме сотрудников в малый бизнес.

Вот несколько шагов, которые можете использовать при проведении финального собеседования: изучение резюме кандидата, проведение собеседования (оценка компетенций, анализ культурной совместимости, проверка рекомендаций), принятие решения.

Во время собеседования задавайте открытые и прямые вопросы, чтобы получить максимум информации о кандидате. Обратите внимание на его коммуникативные навыки, способность работать в команде и адаптироваться к изменениям.

Помните, что наём сотрудников - это важный шаг для развития бизнеса и его корпоративной культуры, поэтому не спешите и тщательно анализируйте каждого кандидата перед принятием решения.

2. Обучение и развитие

Обучение сотрудников помогает им развивать необходимые навыки и знания для выполнения своих задач.

Бизнес развивается только тогда, когда каждый из сотрудников компетентнее руководителя в зоне своей специализации.

В малом бизнесе может быть ограниченный бюджет на обучение, поэтому важно определить ключевые бизнес-роли необходимые для текущей бизнес-модели и развивать компетенции для реализации этих бизнес-ролей.

3. Мотивация и вознаграждение

Важно создать систему мотивации и вознаграждения, чтобы стимулировать сотрудников к достижению целей и повышению производительности. Это может включать финансовые премии, бонусы, поощрительные программы или возможности карьерного роста.

Для ключевых бизнес-ролей должны быть разработаны KPI влияющие на размер заработной платы. Поясним почему. При фиксированной заработной плате, когда перед сотрудником стоят много разных задач, он будет выполнять те, что выполнять проще. Маркировка ключевых бизнес-ролей дополнительной материальной мотивацией помогает в управлении, все сотрудники будут понимать приоритетность.

Для микро и малого бизнеса очень важна прозрачная стратегия развития бизнеса и понятная схема карьерного роста. Многие сотрудники с хорошим профессиональным потенциалом готовы расти вместе с бизнесом и это их главная мотивация. Поэтому рекомендуем при создании бизнес-модели будущего знакомить с ней персонал.

4. Коммуникация и участие

В малом бизнесе более личная и открытая коммуникация с сотрудниками может быть более эффективной. Важно создать атмосферу доверия и участия, где каждый сотрудник может высказать свое мнение и предложить идеи.

5. Удержание сотрудников

Важно создать условия, чтобы сотрудники оставались в компании на долгосрочной основе. Это может включать предоставление развития карьеры, гибкий график работы, баланс работы и личной жизни, а также создание приятной рабочей атмосферы.

Управление персоналом в микро и малом бизнесе требует гибкости, творческого подхода и умения эффективно использовать ограниченные ресурсы. Однако правильное управление персоналом может значительно повлиять на успех и развитие компании. Важно инвестировать время и ресурсы в развитие персонала, чтобы создать команду, способную успешно справляться с вызовами и достигать поставленных целей.

6. Оценка производительности

Позволяет оценить результаты работы сотрудников и определить их вклад в достижение целей компании. Методы оценки могут включать в себя ежегодные обзоры, 360-градусные обратные связи, ключевые показатели производительности и другие инструменты.

Основы планирования

Планирование является важной составляющей управления бизнесом. Оно включает в себя определение текущих целей и задач компании, разработку стратегии развития, а также планирование ресурсов и контроль выполнения планов. Руководитель должен уметь анализировать рынок, оценивать риски и принимать решения на основе данных. Кроме того, планирование руководителя бизнесом должно быть гибким и адаптивным, чтобы учитывать изменяющиеся условия рынка и потребности клиентов. Планирование включает в себя следующие основные элементы:

1. Определение целей: Планирование начинается с определения конечных целей, которые организация хочет достичь. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (SMART-подход).

2. Разработка стратегий: Стратегия определяет общий план действий для достижения поставленных целей. Она включает выбор путей и методов, которые будут использоваться для достижения успеха. Стратегия может быть долгосрочной или краткосрочной, в зависимости от целей и требований организации.

3. Разработка тактик: Тактика - это детализация стратегии на конкретные шаги и действия, которые необходимо предпринять для достижения целей. Тактики могут включать в себя распределение ресурсов, установление приоритетов, определение временных рамок и другие конкретные действия.

4. Распределение ресурсов: Планирование также включает распределение ресурсов, таких как финансы, персонал, время и материалы, для выполнения стратегий и тактик. Это важно для обеспечения эффективного использования ресурсов и достижения целей организации.

5. Мониторинг и корректировка: Планы должны регулярно мониториться и оцениваться, чтобы убедиться в их эффективности и внести необходимые корректировки. Изменения во внешней или внутренней среде могут потребовать пересмотра стратегий и тактик.

Планирование является непрерывным процессом, который требует гибкости и адаптации к изменяющимся условиям. Оно помогает бизнесу быть более организованным, эффективным и успешным в достижении своих целей.

Хорошо спланировано - наполовину сделано. Антони Бенн

Бизнес-планирование требует определенных навыков и знаний.

Стратегическое управление

Оно помогает компании определить свое видение и миссию, поставить цели и разработать стратегии, которые позволят достичь этих целей. Ключевыми элементами стратегического управления являются анализ внешней и внутренней среды, определение конкурентного преимущества, выбор стратегических направлений развития, планирование ресурсов и управление рисками. Важно также уметь адаптироваться к изменениям в окружающей среде и эффективно управлять процессами изменений внутри организации.

Вот несколько рекомендаций по стратегическому управлению:

1. Определите свою миссию и ценности: Четко определите цель вашей компании и то, что она ценит. Это поможет сформулировать стратегическую позицию и принимать решения, соответствующие вашим целям.

2. Разработайте бизнес-модель будущего (долгосрочную стратегию): Определите ключевый составляющие бизнес-модели, которая может реализвать вашу смелую цель. Бизнес-модель может включать в себя следующие составляющие:

- Продукт (полное описание продукта и Прайс);

- Ценообразование, структура цены (расчёт полной себестоимости);

- Операционное управление бизнесом (план совещаний, сотрудники, которые организуют и управляют бизнес-процессами);

- HR-процессы (функциональные бизнес-роли каждого исполнителя, подрядчика);

- Клиенты (ЦА, для кого продукты, кто покупает);

- Маркетинг (CJM, продуктовая воронка);

- Реклама (каналы заявок, ТЗ, план);

- Продажи (как продаём, точки контакта, воронка продаж, план заявок и продаж);

- Производство/Оказание услуг;

- Работа с персоналом (подбор, адаптация, база знаний);

- Финансы (управленческий учёт, ДДС, БАП, расходы и доходы);

- Юридическое обеспечение;

- Партнёры (внутренние и внешние).

Учтите изменения во внешней среде и рынке, чтобы стратегия была гибкой и адаптивной. Подробнее про долгосрочную стратегию можно прочитать в статье Долгосрочная стратегия развития бизнеса.

3. Управляйте изменениями: Будьте готовы к изменениям и приспосабливайтесь к ним. Разработайте план управления изменениями, чтобы минимизировать сопротивление и обеспечить успешную реализацию стратегии.

4. Управляйте рисками: Идентифицируйте и оцените риски, связанные со стратегией, и разработайте планы по их управлению. Это поможет снизить потенциальные угрозы и повысить вероятность успеха.

5. Измеряйте и анализируйте результаты: Установите ключевые показатели производительности (KPI) и регулярно измеряйте свои результаты. Анализируйте эти данные и используйте их для корректировки стратегии и принятия решений.

6. Обеспечьте коммуникацию и вовлеченность: Обеспечьте открытую и эффективную коммуникацию с сотрудниками и заинтересованными сторонами. Вовлекайте их в стратегический процесс и создавайте чувство собственности и принадлежности к стратегии.

Эти рекомендации помогут Вам разработать и реализовать эффективную стратегию, которая будет способствовать достижению целей и обеспечивать конкурентоспособность бизнеса.

Основы корпоративной культуры

Корпоративная культура – это совокупность ценностей, норм, традиций и принципов, которые разделяются всеми сотрудниками организации. Она определяет поведение сотрудников, их отношение к работе, коллегам и клиентам.

Корпоративная культура в малом бизнесе играет важную роль в формировании и поддержании уникальной рабочей атмосферы, ценностей и норм поведения. Корпоративная культура играет важную роль в привлечении и удержании профессиональных кадров в условиях конкуренции на рынке труда.

Ясные ценности и миссия компании играет важную роль в формировании корпоративной культуры. Определите ценности и миссию вашего бизнеса и делитесь ими с сотрудниками. Это поможет создать общую цель и направление для всех.

Это только некоторые примеры видов корпоративной культуры, и они могут существовать в различных комбинациях или вариациях в зависимости от конкретной организации.

Зависимость корпоративной культуры от собственника

В малом бизнесе собственник обычно является и руководителем, поэтому его личные качества и ценности оказывают большое влияние на корпоративную культуру. Если собственник является лидером, который ценит честность, открытость и уважение к сотрудникам, то корпоративная культура скорее всего будет положительной. Если же собственник не ценит своих сотрудников и не уважает их труд, то корпоративная культура может быть негативной и привести к снижению мотивации и удовлетворенности работой у сотрудников.

Корпоративная культура подвержена изменениям

Создание и поддержание корпоративной культуры - это процесс, который может меняться вместе с развитием компании. В начале своего пути, когда компания только начинает заниматься онлайн-продажами фермерских продуктов, она может иметь клановую корпоративную культуру. Однако, с течением времени и ростом компании, с появлением новых процессов, корпоративная культура может изменяться и переходить к адхократической.

Корпоративная культура никогда не повторяется

Иногда руководители пытаются использовать свой опыт формирования корпоративной культуры из других компании, который оказался успешным. Однако, в новой компании совершенно другая команда, задачи и процессы, поэтому корпоративную культуру необходимо строить с учетом их особенностей.

Традиции компании

Традиции компании могут быть очень значимыми, поскольку для малого бизнеса характерна работа в условиях неопределённости и они помогают укрепить единство и идентичность организации, а также способствуют созданию приятной рабочей атмосферы и, с точки зрения психологии, атмосферы безопасности.

Традиции компании - это особые практики, ценности и обычаи, которые укоренены в ее истории и культуре. Они могут быть различными для каждого бизнеса и играют важную роль в формировании его уникальности.

Результат: определите для своего бизнеса миссию и глобальные цели, создадите корпоративную культуру, которая будет плодотворно влиять на климат в компании и мотивацию сотрудников, научитесь разрабатывать корпоративные стандарты, формировать базу знаний (корпоративный университет).

Формирование имиджевой и брендовой стратегий

Формирование имиджевой и брендовой стратегии компании является важным этапом ее развития. Это процесс определения и установления уникального и привлекательного образа компании в глазах клиентов, общественности, а также в глазах компетентных сотрудников при приёме на работу.

Примеры таких стратегий могут включать:

1. Формирование уникальной корпоративной культуры: Компания может определить свои ценности, которые будут отражать ее миссию, культуру и отношение к клиентам и сотрудникам. Например, ценности включают честность, инновации, ответственность и доверие.

2. Создание уникального образа: Вы можете разработать уникальный стиль, дизайн и логотип, которые будут отражать ее ценности и привлекать внимание клиентов и компетентных сотрудников на работу. Например, яркие цвета, смелый дизайн и оригинальный логотип могут помочь компании выделиться среди конкурентов.

3. Стратегия коммуникации: Компания может разработать стратегию коммуникации, которая будет определять, как и где она будет взаимодействовать с клиентами и общественностью. Например, это может быть через социальные сети, рекламные кампании, участие в мероприятиях и т.д.

4. Установление преимуществ конкуренции: Компания может определить свои конкурентные преимущества и активно их продвигать. Например, это может быть высокое качество продукции, инновационные решения, превосходное обслуживание клиентов и т.д.

5. Участие в социальных и экологических инициативах: Компания может активно участвовать в различных социальных и экологических инициативах, что поможет укрепить ее имидж и привлечь клиентов, которые разделяют эти ценности.

Это лишь некоторые примеры того, как компания может формировать свою имиджевую и брендовую стратегию. Конкретные шаги будут зависеть от отрасли, целевой аудитории и целей компании.

Чек-лист проверки компетенций управления малым бизнесом

1. Планирование и стратегическое мышление:

- Умение разрабатывать бизнес-планы и стратегии развития.

- Способность определять цели и задачи компании.

- Навыки анализа рынка и конкурентов.

2. Финансовый менеджмент:

- Умение составлять и управлять бюджетом.

- Знание основ бухгалтерии и финансового учета.

- Способность прогнозировать и управлять денежными потоками.

3. Маркетинг и продажи:

- Навыки разработки маркетинговых стратегий.

- Умение проводить маркетинговые исследования.

- Способность управлять продажами и развивать клиентскую базу.

4. Управление персоналом:

- Навыки найма и управления персоналом.

- Умение разрабатывать системы мотивации и стимулирования.

- Способность проводить обучение и развитие сотрудников.

5. Операционный менеджмент:

- Умение оптимизировать бизнес-процессы и повышать эффективность.

- Знание основ производства и управления запасами.

- Способность управлять качеством продукции или услуг.

6. Управление рисками:

- Навыки и знания в области управления финансовыми, операционными и юридическими рисками.

- Способность разрабатывать и внедрять системы контроля и управления рисками.

7. Коммуникационные навыки:

- Умение эффективно коммуницировать с сотрудниками, клиентами и партнерами.

- Способность вести переговоры и решать конфликты.

8. Инновационность и адаптивность:

- Способность искать новые идеи и решения.

- Готовность к изменениям и адаптации к новым условиям.

- Умение инновировать и внедрять новые технологии.

Если вы ответили на вопросы чек-листа, то можете составить программу развития и обучаться самостоятельно, используя различные ресурсы и материалы.

Однако, если вы хотите получить более структурированный и последовательный подход к обучению, мы предлагаем пройти нашу индивидуальную программу “Управление бизнесом” под руководством опытных экспертов-практиков в области управления.

Мы поможем вам определить индивидуальный план развития и предоставить все необходимые знания и навыки для улучшения ваших управленческих компетенций.

• Индивидуальное обучение совместно с экспертом онлайн;

• Практический подход: 80 % практики и всего 20 % теории, во время обучения теория отрабатывается на практике;

• Гибкий график занятий: график составляется с учётом рабочей загруженности руководителя.

• Результаты обучения вы получите уже во время обучения, так как практические задания будут отрабатываться на вашем бизнесе.