• Основы планирования и  личный тайм-менеджмент

• Полномочия и принятие решений

• Ведение и анализ управленческой отчётности

• Навыки публичного выступления и управленческая коммуникация

Управление подчиненными

• Стили управления и инструменты управления

• Постановка задач (делегирование) и контроль

• Правила результативной обратной связи

• Командообразование и мотивация сотрудников

Управление бизнес-процессами

• Диагностика бизнес-процессов

• Организация бизнес-процессов

• Стратегия развития подразделения

• Операционное управление

• Управление изменениями

Чек-лист проверки компетенций руководителя среднего звена

Обучение персонала управлению помогает создать сильную команду, способную справиться с вызовами современного бизнеса и достичь высоких результатов.

“Бизнес развивается только тогда, когда каждый из сотрудников компетентнее руководителя в зоне своей специализации.

В рамках этой статьи рассмотрим основные компетенции руководителя среднего звена, которые являются неотъемлемой частью успешного управления в любом бизнесе. Обсудим их обязанности и полномочия, а также предоставим ценные рекомендации и информацию для анализа, чтобы помочь вам (владельцам бизнеса) создать и развивать эффективную систему обучения персонала управлению.

Общие основы управления

Основы планирования и личный тайм-менеджмент

Применение основ планирования и личного тайм-менеджмента для руководителей является критичным, так как эффективное управление временем является ключевым навыком для успешного управления командой.

Руководители должны уметь планировать своё время, определять приоритеты задач и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям (в соответствии с актуальной бизнес-моделью будущего компании). 

Эффективный тайм-менеджмент помогает руководителям сохранять баланс между работой и личной жизнью, предотвращать выгорание и достигать поставленных целей.

Вот некоторые ключевые аспекты, которые могут помочь руководителю в этом:

1. Формирование целей и задач: Определите свои долгосрочные и краткосрочные цели, а затем разбейте их на конкретные задачи. Это поможет иметь ясное представление о том, что нужно сделать и какие шаги предпринять для достижения этих целей.

2. Использование инструментов планирования: Существует множество инструментов, которые могут помочь в организации работы и планировании задач.Некоторые из популярных инструментов включают Evernote, Todoist, ПланФикс и другие.

Выберите тот, который наиболее удобен и начните использовать его для записи и отслеживания задач.

3. Управление проектами: Если есть проекты, требующие управления, рекомендуется использовать методологии управления проектами, такие как Agile или Каскадная модель.

Эти методы помогут организовать работу, установить приоритеты и следить за прогрессом.

4. Диагностика рабочего дня: Проведите анализ своего рабочего дня, чтобы определить, как тратите свое время и какие задачи занимают больше времени.

Это поможет вам идентифицировать области, которые требуют оптимизации и улучшения, определить какие задачи занимают у вас много времени и что необходимо делегировать.

5. Оптимизация задач и правила планирования: После диагностики своего рабочего дня определите, какие задачи могут быть оптимизированы или делегированы другим людям.

Также установите правила планирования, такие как установка приоритетов, блокирование времени для конкретных задач и установление реалистичных сроков выполнения.

6. Управление собственными ресурсами: Управление временем включает не только планирование задач, но и управление своими энергетическими ресурсами.

Уделите внимание своему физическому и эмоциональному состоянию, обеспечьте себе достаточно времени для отдыха и восстановления.

Помните, что планирование и личный тайм-менеджмент — это навыки, которые требуют практики и постоянного совершенствования. Начните с малого, установите ясные цели и постепенно развивайте свои навыки в этих областях.

Полномочия и принятие решений

Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль в организации и осознавал, какие решения он может принимать самостоятельно, а какие требуют согласования с вами (владельцами бизнеса).

Эффективное принятие решений требует от руководителей определенных навыков и компетенций, таких как аналитическое мышление, коммуникативные навыки, умение работать в команде и принимать ответственность за свои действия.

Также важно умение быстро адаптироваться к изменяющимся условиям и готовность пересматривать принятые решения при возникновении новых обстоятельств.

Вот некоторые основные принципы и инструменты, которые могут помочь в этом:

1. Определение полномочий:

2. Фиксация и согласование полномочий:

3. Инструменты для принятия решений:

Примеры ответственности руководителя среднего звена

Руководитель среднего звена несет ответственность за свои действия и решения, а также за результаты работы своего подразделения. Руководитель отвечает за:

• Результаты работы подчиненных и следование нормам поведения своих подчиненных.

• Создание и поддержание работы команды подчиненных.

• Собственную эффективность и собственную работу.

• Эффективное использование практик правильного управления.

Примеры полномочий руководителя среднего звена

Полномочия руководителя среднего звена могут варьироваться в зависимости от организации и конкретной должности. Однако, обычно руководитель среднего звена имеет следующие полномочия:

• Отклонить предложение о приеме на работу кандидата, чьи способности выполнять эту работу не удовлетворяют руководителя.

• Выдавать поручения подчиненным.

• Оценивать эффективность подчиненных.

• Инициировать отстранение подчиненных от должности.

Важно помнить, что принятие решений — это процесс, который требует анализа, оценки и гибкости. Используйте эти инструменты и принципы, чтобы принимать обоснованные и эффективные решения в своей работе.

Ведение и анализ управленческой отчётности

Ведение управленческой отчетности включает сбор, анализ и представление информации о деятельности подразделения (отдела, направления). Этот процесс помогает вам (владельцам бизнеса) принимать обоснованные решения и контролировать выполнение задач. 

Некоторые основные шаги и принципы ведения и анализа управленческой отчетности:

1. Определение ключевых показателей результативности (KPI): Сначала необходимо определить наиболее важные показатели, которые отражают эффективность работы подразделения.

Это могут быть финансовые показатели, такие как выручка, прибыль, затраты, а также операционные показатели, такие как количество выполненных проектов, уровень клиентского обслуживания и другие.

2. Систематический сбор и фиксация данных: Регулярно собирайте данные, связанные с определенными KPI, и укажите их в управленческой отчетности.

Это может включать в себя данные о выполнении проектов, финансовые отчеты, отчеты о выполнении плановых задач и другие показатели.

3. Анализ и интерпретация данных: После сбора данных проведите анализ, чтобы понять, какие факторы влияют на достижение KPI и какие меры могут быть предприняты для улучшения результатов.

Используйте инструменты анализа данных, такие как графики, диаграммы, сравнительный анализ и т.д., чтобы наглядно представить информацию.

4. Составление доклада о показателях деятельности: Составьте подробный доклад о показателях деятельности подразделения, включающий в себя основные результаты, анализ и интерпретацию данных, а также предложения по улучшению.

Доклад должен быть структурирован и понятен для аудитории.

5. Обратная связь и корректировка: Предоставьте доклад заинтересованным сторонам, таким как руководство, коллеги и сотрудники подразделения, и обсудите результаты.

При необходимости внесите корректировки в стратегию и планы действий на основе полученной обратной связи.

Важно помнить, что управленческая отчетность должна быть своевременной, точной и объективной. Она помогает руководителю принимать информированные решения и улучшать работу подразделения.

Навыки публичного выступления и управленческая коммуникация

Овладение навыками публичного выступления и управленческой коммуникации является важной составляющей успешной работы руководителя. Владение этими навыками помогает донести свою точку зрения, аргументировать свою позицию, а также слушать и понимать других.

Кроме того, публичное выступление требует от руководителя умения управлять своими эмоциями и стрессом, а также контролировать свое поведение. Это особенно важно в ситуациях, когда возникают разногласия или конфликты.

Вот несколько ключевых аспектов, которые могут помочь руководителю развить эти навыки:

1. Подготовка презентации: Перед публичным выступлением необходимо тщательно подготовиться. Определите основные сообщения и цели презентации, структурируйте материалы, используйте наглядные материалы, такие как графики, диаграммы или презентационные слайды.

Помните, что краткость и ясность - ключевые элементы эффективной презентации.

2. Умение говорить перед аудиторией: Разработайте навыки публичного выступления, такие как ясная и понятная речь, умение контролировать голос и выражать эмоции, использование жестов и мимики для подчеркивания ключевых моментов.

Также стоит обратить внимание на свою позу и дыхание, чтобы выступление было уверенным и энергичным.

3. Управление совещаниями: Проведение эффективных совещаний внутри подразделения требует хорошей организации и коммуникации. Определите цели и повестку дня совещания, учтите время и ресурсы, вовлекайте участников и стимулируйте активное обсуждение.

Будьте внимательны к мнениям и предложениям сотрудников, умейте управлять конфликтами и принимать решения.

4. Слушательные навыки: Один из важных аспектов управленческой коммуникации - умение активно слушать. Показывайте интерес к мнению и идеям сотрудников, задавайте вопросы, уточняйте информацию.

Это поможет установить доверительные отношения и повысить эффективность коммуникации.

5. Обратная связь и адаптация: Важно уметь получать и давать обратную связь. После выступления или совещания, оцените свою работу и постарайтесь выделить сильные и слабые стороны.

Принимайте критику конструктивно и стремитесь к постоянному улучшению.

Практика и опыт помогут развить эти навыки. Не стесняйтесь использовать различные методы обучения, такие как тренинги, чтение книг или просмотр онлайн-уроков, чтобы улучшить свои навыки публичного выступления и управленческой коммуникации.

Управление подчиненными

Трудовые отношения руководителя и подчиненного носят двухсторонний характер:

Руководитель отвечает за результат своих подчиненных, поскольку он контролирует предоставление им ресурсов	Целью является взаимное доверие на основе открытого, ясного и прямого диалога
Подчиненный обязан прилагать свои наилучшие способности и максимум усилий для решения поставленных перед ним задач и своевременно информировать руководителя о проблемах

Стили управления и инструменты управления

Стиль управления персоналом отражает подход и методы, которые руководитель использует для руководства своей командой. Существует несколько типов стилей управления, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.

1. Авторитарный стиль управления:

+ Плюсы: быстрое принятие решений, четкое распределение обязанностей, высокая эффективность в кризисных ситуациях.

- Минусы: низкая мотивация сотрудников, отсутствие креативности и инициативы, возможность конфликтов.

2. Демократический стиль управления:

+ Плюсы: участие сотрудников в принятии решений, повышение мотивации и вовлеченности, развитие командной работы.

- Минусы: медленное принятие решений, возможность конфликтов из-за разногласий, недостаток жесткости в управлении.

3. Лаиссе-фер стиль управления: 

Лаиссе-фер стиль лидерства характеризуется минимальным вмешательством лидера и предоставлением свободы и ответственности подчиненным. В этом стиле лидер доверяет своей команде и позволяет ей самостоятельно принимать решения и управлять своей работой.

+ Плюсы: повышение самостоятельности и ответственности сотрудников, стимулирование креативности и инициативы.

- Минусы: возможность недостаточной координации, нераспределенность обязанностей, потеря контроля.

4. Трансформационный стиль управления:

Этот стиль основан на вдохновении и мотивации сотрудников, чтобы они достигали высоких результатов и превосходили собственные ожидания. Руководитель выступает в роли наставника и коуча, способствуя развитию и росту каждого члена команды. 

+ Плюсы: развитие лидерских качеств, вдохновение и мотивация сотрудников, создание благоприятной рабочей атмосферы.

- Минусы: требуется высокий уровень навыков управления, возможность недостаточной конкретики в задачах и целях.

Формирование индивидуального стиля результативного управления включает в себя анализ личных качеств руководителя, а также учёт особенностей ситуации и потребностей сотрудников. Руководитель должен уметь адаптироваться и применять разные стили управления в зависимости от конкретной ситуации, чтобы достичь наилучших результатов.

Некоторые сотрудники могут требовать большего контроля и руководства, в то время как другие могут быть более самостоятельными и инициативными. Необходимо развивать навыки управления разными стилями.

Ключевыми навыками управления разными стилями являются:

• Коммуникация: умение эффективно общаться с сотрудниками и передавать информацию.

• Эмпатия: способность понимать и учитывать чувства и потребности сотрудников.

• Адаптация: гибкость в применении разных стилей управления в зависимости от ситуации.

• Мотивация: способность вдохновлять и мотивировать сотрудников к достижению целей.

• Развитие лидерских качеств: постоянное совершенствование навыков управления и лидерства.

Итак, эффективное управление персоналом требует гибкости и адаптации, чтобы применять разные стили управления в зависимости от ситуации и особенностей сотрудников.

Инструменты управления подчиненными

Использование инструментов управления помогает команде достигать поставленных целей, позволяет распределить нагрузку между сотрудниками, мотивировать их на достижение общих целей и контролировать выполнение задач, помогают улучшить коммуникацию между руководителем и подчиненными и способствует взаимодействию в команде.

Инструменты управления:

1. Управленческое планирование	Определение того, как достичь целей структурной единицы.
2. Управленческие совещания	Проведение регулярных совещаний с подчиненными в режиме диалога.
3. Определение контекста	Регулярное обновление информации об общих условиях и обстоятельствах, с учётом которых должна вестись работа.
4. Поручение заданий	Поручение заданий с указанием “продукта” задачи, планового времени завершения задания и имеющихся ресурсов.
5. Обратная связь	Обсуждение с подчиненными их работы после её выполнения.
6. Управленческий коучинг	Помощь подчиненным в развитии их возможностей выполнять полный спектр работы в своей должности.
7. Оценка индивидуальной эффективности	Вынесение суждений о том, насколько хорошо работает подчиненный, и регулярное обсуждение этого с ним.
8. Постоянное совершенствование процессов	Усилия по улучшению процессов, находящихся под контролем руководителя.
9. Отбор кадров и введение в должность	Усилия на поиске людей, которые соответствуют требованиям и имеют необходимые навыки и опыт. Обеспечение гладкой адаптации в должности и в команде.
10. Освобождение от должности	Инициирование процедуры снятия с должности, когда способности сотрудника недостаточны для этой должности.

Постановка задач (делегирование) и контроль

При постановке задач необходимо учитывать их приоритетность и классифицировать их по важности и срочности. 

Принципы приоритезации задач могут включать:

1. Адекватная оценка срочности и важности задачи: определить, какие задачи требуют немедленного решения, а какие могут подождать.

2. Анализ ресурсов и возможностей: оценить доступные ресурсы и определить, сколько времени и усилий потребуется для выполнения каждой задачи.

3. Установление приоритетов: на основе оценки срочности, важности и ресурсов расставить приоритеты для задач, начиная с самых важных и срочных.

4. Гибкость и адаптивность: готовность к изменению приоритетов в зависимости от новых обстоятельств или информации.

5. Коммуникация и сотрудничество: вовлечение других людей в процесс приоритезации, чтобы учесть их мнение и опыт.

6. Регулярное обновление приоритетов: проводить ревизию списка задач и приоритетов с определенной периодичностью, чтобы убедиться, что они актуальны и соответствуют текущей ситуации.

Отработка процесса постановки задач включает определение конкретных целей и ожиданий, четкое формулирование задачи, установление сроков выполнения и распределение ресурсов. Важно также убедиться, что исполнитель полностью понимает поставленную задачу и имеет все необходимые ресурсы для её выполнения.

У каждой задачи есть: “продукт” задачи, процесс и результат. 

При постановке задач важно четко формулировать ожидаемый "продукт" задачи, то есть конкретный, измеримый результат, который должен быть достигнут в результате выполнения задачи. “Продукт” задачи часто отражает саму цель задачи. 

Частая ошибка заключается в постановке задачи через процесс. Если задача поставлена через процесс, то это может привести к тому, что сотрудники будут тратить много времени на выполнение ненужных действий или на решение вопросов, которые не имеют отношения к достижению цели.

“продукт” задачи (цель) = результат

Рассматривая штатные задачи в рамках должностной инструкции или в рамках бизнес-ролей, то руководителю будет достаточно сформулировать “продукт” бизнес-роли ориентируясь на плановые показатели.

Для контроля выполнения задач можно использовать различные форматы и инструменты, такие как отчеты о выполнении, ежедневные или еженедельные встречи, системы учёта времени и т.д.

Важно установить ясные правила и ожидания для исполнителей, чтобы они знали, каким образом должны предоставлять информацию о выполнении задач.

Руководитель также должен определить неделегируемые задачи, которые требуют его личного вмешательства и контроля. Это могут быть стратегические решения, принятие ключевых решений, и т.д.

Примеры неделегируемых задач:

1. Управление бюджетом: Контроль и распределение финансовых ресурсов отдела.

2. Управление рисками: Идентификация и оценка потенциальных угроз для работы отдела, а также разработка стратегий для их минимизации.

3. Обеспечение качества: Мониторинг и контроль качества работы подчиненных, а также принятие мер по улучшению процессов.

4. Управление проектами: Руководство проектами, определение приоритетов и отслеживание прогресса (в том случае, если проект касается тематики отдела).

5. Управление персоналом: Наём, обучение, оценка и развитие сотрудников отдела. Руководитель отдела (направления) непосредственно участвует в собеседовании, но окончательное решение о приёме принимает владелец бизнеса. 

6. Внешние связи: Установление и поддержание отношений с ключевыми партнерами и клиентами отдела.

7. Управление конфликтами: Быстрое и эффективное решение возникающих проблем и вопросов.

8. Представление отдела: Выступление от имени отдела на совещаниях, конференциях и других мероприятиях.

Правила результативной обратной связи

Результативная обратная связь руководителя может повлиять на многие аспекты работы подчиненного, такие как мотивация, производительность, карьерный рост и т.д. Она может помочь понять, какие области ему нужно улучшить, и как это сделать.

Также такая обратная связь может способствовать развитию навыков и компетенций подчиненного, что в свою очередь может привести к повышению его профессионального уровня и карьерному росту.

Принятие выполненных задач:

1. Определите критерии успеха: Заранее определите, какие результаты и качества работы ожидаете. Это поможет Вам объективно оценить выполненную задачу.

2. Оцените результаты: Сравните выполненную задачу с ожиданиями и критериями успеха. Оцените, насколько задача была выполнена качественно и в срок.

3. Поделитесь обратной связью: Объясните, что было хорошо сделано, и что можно улучшить. Поддержите и поощрите хорошие результаты, но также предложите конструктивную критику для улучшения.

Правила результативной обратной связи:

1. Будьте конкретными: Обратная связь должна быть ясной и понятной, чтобы получатель мог понять, что именно делает правильно или неправильно.

2. Будьте объективными: Оценивайте действия и результаты, а не личность. Фокусируйтесь на фактах и конкретных ситуациях, а не на предположениях или предубеждениях.

3. Будьте конструктивными: Предлагайте решения и советы, как улучшить ситуацию. Помогайте получателю развиваться и расти, а не только указывайте на ошибки.

4. Будьте честными и открытыми: Говорите правду, но делайте это тактично и уважительно. Избегайте агрессивности и обвинений, а также сравнений с другими людьми.

5. Своевременность: Дайте обратную связь как можно скорее после выполнения задачи, чтобы она была актуальной и помогла в дальнейшем развитии.

6. Позитивность: Подчеркните положительные аспекты выполненной работы и похвалите за достижения. Это поможет создать атмосферу поддержки и мотивации.

Типы обратной связи:

1. Поддерживающая обратная связь: Она направлена на поддержку и похвалу за хорошую работу, чтобы мотивировать получателя продолжать в том же духе.

2. Корректирующая обратная связь: Она указывает на ошибки или недостатки в выполненной работе и предлагает способы их исправления.

3. Развивающая обратная связь: Она помогает получателю развиваться и расти, предлагая новые идеи, подходы или возможности для улучшения работы.

Модели поддерживающей, корректирующей и развивающей обратной связи:

1. Модель поддерживающей обратной связи: Здесь акцент делается на поддержке и похвале за хорошую работу, чтобы поддержать мотивацию и самооценку получателя.

2. Модель корректирующей обратной связи: Здесь фокус делается на указании на ошибки или недостатки в выполненной работе и предложении способов их исправления.

3. Модель развивающей обратной связи: Здесь акцент делается на помощи получателю в развитии и росте, предлагая новые идеи, подходы или возможности для улучшения работы.

Как принимать обратную связь от подчиненного:

1. Будьте открытыми и готовыми слушать: Принимайте обратную связь без защиты или оправданий. Слушайте внимательно и старайтесь понять точку зрения другого человека.

2. Не принимайте все близко к сердцу: Помните, что обратная связь не является личной критикой, а лишь средством для улучшения. Не принимайте ее как оскорбление или унижение.

3. Благодарите за обратную связь: Покажите, что цените мнение других и благодарите их за потраченное время и усилия на предоставление обратной связи.

4. Примите меры: Используйте обратную связь для улучшения и развития. Примите необходимые коррективы и примите меры для улучшения своей работы или навыков.

Это основные принципы и советы по результативной обратной связи, принятию выполненных задач и принятию обратной связи в целом. Надеюсь, что эта информация будет полезной для вас!

Командообразование и мотивация сотрудников

Командообразование является важным процессом в организации, поскольку успешная команда способна достичь высоких результатов. 

Вот несколько шагов, которые могут помочь Вам в формировании и развитии эффективной команды:

1. Подбор персонала: Определите требования к кандидатам, ищите людей, которые соответствуют этим требованиям и имеют необходимые навыки и опыт. Проведите тщательное интервью и оценку кандидатов, чтобы выбрать наиболее подходящих для команды.

2. Адаптация персонала: После найма новых сотрудников обеспечьте им гладкую адаптацию в команде. Разработайте план адаптации, который поможет новым сотрудникам быстро освоиться и начать работать эффективно.

3. Синхронизация целей и видения: Убедитесь, что все члены команды разделяют общие цели и видение. Проведите совместные встречи и обсуждения, чтобы установить ясные цели и обозначить пути их достижения.

4. Климат и отношения: Создайте благоприятный рабочий климат и поддерживайте положительные отношения в команде. Стимулируйте сотрудничество, коммуникацию и взаимодействие между членами команды.

5. Оценка эффективности и план развития: Регулярно оценивайте эффективность команды и ее членов. Используйте различные методы оценки, такие как обратная связь, оценка производительности и анализ результатов работы команды.

На основе этих данных разработайте план развития команды, который включает в себя обучение, улучшение коммуникации и развитие навыков.

6. Управление талантами: Идентифицируйте талантливых сотрудников в команде и предоставьте им возможности для развития и роста. Создайте систему вознаграждения и признания, чтобы мотивировать их на достижение высоких результатов.

Важно помнить, что командообразование и развитие команды - это непрерывный процесс. Постоянно оценивайте и совершенствуйте работу команды, чтобы достичь максимальной эффективности и успеха.

Мотивация сотрудников

Теории и современные подходы к мотивации. Правила построения и внедрение системы мотивации внутри подразделения.

Мотивация сотрудников является ключевым фактором успешной работы организации. Эффективная система мотивации позволяет стимулировать сотрудников к достижению высоких результатов, повышению производительности и удовлетворенности работой.

Для построения и внедрения системы мотивации внутри подразделения необходимо учитывать различные теории и современные подходы к мотивации.

Теории мотивации можно разделить на две основные группы: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации фокусируются на определении внутренних потребностей человека, которые побуждают его к действию. К ним относятся теории А. Маслоу, Ф. Герцберга.

Процессуальные теории мотивации рассматривают мотивацию как процесс, который зависит от восприятия человеком ситуации, ожиданий, связанных с результатами работы, и его восприятия вознаграждения.

Наиболее известными процессуальными теориями являются теория ожиданий В. Врума, теория справедливости Дж. Адамса и модель Портера-Лоулера.

Теория Герцберга выделяет две группы факторов: факторы удовлетворения (мотиваторы) и факторы неудовлетворения (гигиенические факторы).

Мотиваторы, такие как признание, возможность роста и развития, создают положительную мотивацию, в то время как гигиенические факторы, например, условия работы и заработная плата, предотвращают недовольство, но не способствуют активной мотивации.

Современные подходы к мотивации сотрудников включают:

1. Теория ожидания: сотрудники будут мотивированы, если они верят, что их усилия приведут к желаемым результатам и наградам. Важно установить четкие цели, предоставить ресурсы и поддержку для достижения этих целей.

2. Теория справедливости: сотрудники будут мотивированы, если они считают, что вознаграждение и признание соответствуют их вкладу и усилиям. Важно обеспечить справедливое и прозрачное вознаграждение, а также учитывать индивидуальные потребности и предпочтения сотрудников.

3. Теория самоопределения: сотрудники будут мотивированы, если они имеют возможность самостоятельно выбирать задачи и способы их выполнения. Важно предоставлять сотрудникам автономию и возможность принимать решения.

Правила построения и внедрения системы мотивации внутри подразделения:

1. Понимание потребностей сотрудников: проведите анализ потребностей и мотивационных факторов сотрудников. Узнайте, что их мотивирует и какие ожидания они имеют от работы.

2. Установление четких целей и ожиданий: определите конкретные цели и ожидания для каждого сотрудника. Объясните, как их достижение будет влиять на успех подразделения и организации в целом.

3. Разработка индивидуальных планов развития: помогите сотрудникам определить свои сильные стороны и слабые стороны, а также разработать планы для развития необходимых навыков и компетенций.

4. Предоставление вознаграждений и признания: создайте систему вознаграждений, которая будет стимулировать и поощрять достижения сотрудников. Организуйте регулярные формы признания и поощрения, такие как награды, похвала и повышение.

5. Обратная связь и поддержка: предоставьте сотрудникам регулярную обратную связь о их работе и прогрессе. Оказывайте поддержку и помощь в решении проблем и достижении целей.

6. Гибкость и адаптация: система мотивации должна быть гибкой и адаптируемой к изменяющимся потребностям и условиям. Проводите периодический анализ эффективности системы мотивации и вносите необходимые изменения.

7. Коммуникация и участие: вовлекайте сотрудников в процесс принятия решений и разработки системы мотивации. Обеспечьте открытую и прозрачную коммуникацию, чтобы сотрудники чувствовали себя важными и влиятельными.

Внедрение системы мотивации внутри подразделения требует времени, усилий и постоянного внимания. Важно помнить, что каждый сотрудник уникален, поэтому необходимо учитывать индивидуальные потребности и предпочтения при разработке и внедрении системы мотивации.

Управление бизнес-процессами

Диагностика бизнес-процессов

Диагностика бизнес-процессов является важным шагом для оптимизации работы подразделения. Она позволяет выявить проблемные моменты, узкие места и неэффективные процессы, а также предложить меры по их улучшению. 

Для проведения диагностики бизнес-процессов можно использовать следующие шаги:

1. Идентификация бизнес-процессов: Определите все процессы, которые выполняются в подразделении. Это может быть процесс заказа, процесс доставки, процесс обслуживания клиентов и другие.

2. Описание процессов: Подробно опишите каждый бизнес-процесс, включая его цели, входные и выходные данные, шаги и этапы, роли и ответственности.

3. Анализ процессов: Проанализируйте каждый процесс с точки зрения его эффективности, качества и затрат. Определите проблемные моменты, узкие места и возможности для улучшения.

4. Измерение процессов: Определите ключевые показатели производительности (KPI) для каждого процесса. Это могут быть сроки выполнения, количество ошибок, уровень удовлетворенности клиентов и другие.

5. Сравнение с лучшими практиками: Изучите лучшие практики в вашей отрасли и сравните их с текущими процессами. Идентифицируйте возможности для внедрения новых методов и подходов.

6. Разработка плана улучшений: На основе результатов диагностики разработайте план улучшений, включающий конкретные меры по оптимизации процессов, внедрению новых технологий или изменению ролей и ответственностей.

Определение и формализация выполняемых бизнес-ролей подразделения также является важным аспектом эффективного функционирования. 

Для этого можно использовать следующие шаги:

1. Идентификация бизнес-ролей: Определите все роли, которые выполняются в подразделении. Это могут быть менеджеры, специалисты, аналитики, операторы и другие.

2. Описание бизнес-ролей: Подробно опишите каждую роль, включая ее обязанности, компетенции, взаимодействие с другими ролями и вклад в достижение целей подразделения.

3. Формализация бизнес-ролей: Создайте формальные документы, такие как описания должностей или ролевые карты, которые содержат информацию о каждой роли. Определите, какие роли отвечают за выполнение конкретных бизнес-процессов. Это поможет установить ясные линии ответственности и избежать дублирования работ.

4. Обучение и развитие: Разработайте программы обучения и развития для каждой роли, чтобы обеспечить необходимые знания и навыки для эффективного выполнения задач.

5. Оценка производительности: Установите систему оценки производительности для каждой роли, чтобы следить за достижением целей и проводить регулярные обзоры результатов работы.

В результате диагностики бизнес-процессов и определения бизнес-ролей подразделения можно достичь более эффективной работы, оптимизировать процессы и повысить качество выполнения задач.

Организация бизнес-процессов

Организация бизнес-процессов включает в себя несколько ключевых аспектов: систематизацию, учет и управление. Давайте рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Систематизация бизнес-процессов: 

• Идентификация и описание всех бизнес-процессов , которые выполняются в организации.

• Сегментация процессов на отдельные этапы и задачи (закрепление за ними бизнес-роль).

• Определение последовательности и зависимостей между процессами.

• Разработка стандартов и правил выполнения процессов (регламенты).

2. Учёт бизнес-процессов:

• Создание системы учёта и контроля выполнения бизнес-процессов.

• Определение ключевых показателей эффективности (KPI) для каждого процесса и бизнес-роли.

• Сбор и анализ данных о выполнении процессов.

• Определение проблемных мест и узких мест в процессах.

3. Управление бизнес-процессами:

• Разработка и внедрение методологии управления процессами (например, BPM, Lean или Six Sigma).

• Назначение ответственных лиц за каждый процесс и их обучение.

• Мониторинг выполнения процессов и внесение корректировок при необходимости.

• Постоянное совершенствование процессов с целью повышения эффективности и качества.

Все эти аспекты в совокупности помогают организации более эффективно управлять своими бизнес-процессами, повышать производительность, снижать издержки и улучшать качество продукции или услуг.

Стратегия развития подразделения

Правила разработки плана развития подразделения в соответствии с бизнес-моделью будущего компании.

Разработка стратегии развития подразделения включает в себя несколько ключевых этапов. Вот некоторые правила, которые могут помочь в этом процессе:

1. Анализ текущего состояния: Первым шагом является анализ текущего состояния подразделения. Изучите его сильные и слабые стороны, определите возможности и угрозы, а также ресурсы, которыми располагаете.

2. Определение целей: Определите конкретные и измеримые цели развития подразделения, которые соответствуют бизнес-модели будущей компании. Цели должны быть реалистичными и достижимыми, но в то же время амбициозными.

3. Идентификация стратегических направлений: Определите стратегические направления, которые помогут достичь поставленных целей. Рассмотрите такие аспекты, как развитие новых продуктов или услуг, расширение рынков, оптимизация бизнес-процессов и другие.

4. Разработка действий: Разработайте конкретные действия и мероприятия, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей. Определите ответственных лиц, сроки выполнения и ресурсы, необходимые для реализации этих действий.

5. Мониторинг и контроль: Установите систему мониторинга и контроля, чтобы отслеживать прогресс в достижении целей и корректировать планы, если необходимо. Регулярно оценивайте результаты и анализируйте эффективность принятых мер.

6. Гибкость и адаптация: Будьте готовы к изменениям и адаптируйте стратегию развития подразделения в соответствии с изменениями внешней среды и бизнес-модели компании. Будьте гибкими и готовыми к новым возможностям и вызовам.

Эти правила помогут разработать план развития подразделения, который будет соответствовать бизнес-модели будущей компании и способствовать ее успешному развитию.

Операционное управление

Операционное управление — это процесс планирования, координации и контроля операций и задач, которые требуют немедленного вмешательства и специального порядка работы.

Оно обычно связано с управлением текущими операциями, решением проблем и принятием оперативных решений для обеспечения эффективности бизнес-процессов. 

В операционном управлении важно обеспечить своевременное выполнение задач, реагировать на изменения внешней среды и принимать оперативные меры для достижения поставленных целей.

Оно может включать в себя управление производственными операциями, управление проектами, управление ресурсами и другие аспекты бизнеса, которые требуют немедленного внимания и действий.

В рамках операционного управления руководитель или команда управления должны определить приоритеты и очередность выполнения задач, а также обеспечить координацию и коммуникацию между различными участниками процесса.

Управление изменениями

Руководитель среднего звена играет важную роль в управлении изменениями. Он должен предоставлять отчеты о процессе управления изменениями, включая анализ рисков и предусмотрение проблем.

Это позволяет оценить эффективность внедрения изменений, идентифицировать потенциальные проблемы и разработать стратегии их решения. 

Отчеты руководителя среднего звена помогают вам (владельцам бизнеса) принимать информированные решения и поддерживать успешное управление изменениями.

Основные принципы управления изменениями включают:

1. Анализ рисков: Предусмотрение возможных проблем и идентификация путей их урегулирования. Это позволяет минимизировать негативные последствия и повысить успешность изменений.

2. Развитие способности внедрить новое: Внедрение изменений требует не только планирования и реализации, но и развития способности организации адаптироваться к новым условиям. Это включает обучение сотрудников, развитие навыков и улучшение процессов.

3. Получение поддержки участников процесса: Успешное внедрение изменений зависит от поддержки и участия всех заинтересованных сторон. Важно создать коммуникационную стратегию, обеспечивающую понимание и поддержку изменений.

4. Управление людьми в период изменений: Во время изменений могут возникать сопротивление, страх и неопределенность у сотрудников. Управление людьми в этот период включает поддержку, мотивацию и коммуникацию, чтобы помочь им преодолеть проблемы и адаптироваться к новым условиям.

Управление изменениями позволяет бизнесу адаптироваться к меняющимся условиям и достигать поставленных целей.

Чек-лист проверки компетенций руководителя среднего звена

1. Подчеркните какие стили управления используются в работе (авторитарный, демократический, Лаиссе-фер, трансформационный, свой вариант)? 2. Используете ли разные стили управления в различных ситуациях, если нет, то чем это обосновано? 3. Подчеркните какие инструменты управления подчиненными используются в работе (управленческое планирование, управленческие совещания, определение контекста, поручение заданий, обратная связь, управленческий коучинг, оценка индивидуальной эффективности, постоянное совершенствование процессов, отбор кадров и введение в должность, освобождение от должности). 4. Отметьте, что учитывается при постановке задачи подчиненным: “продукт” задачи, процесс выполнения, ресурсы для выполнения? 5. Каким образом происходит контроль выполнения задач (отчеты о выполнении, ежедневные или еженедельные встречи, системы учёта времени, свои варианты)? 6. При принятии задач какие правила обратной связи используются (своевременность, конкретность, объективность оценки + и -, конструктивность, честность и открытость, позитивность, принятие ответной обратной связи подчиненного)? 7. Существуют ли критерии (требования) к кандидатам, ключевые компетенции для работы? 8. Есть ли план адаптации нового сотрудника, обучающие материалы? 9. Разработана ли система оценки эффективности сотрудников и план развития? 10. Какими способами поддерживается благоприятный климат в коллективе? 11. Как выстраивается система мотивации подчиненных, какие теории используются (теория ожидания, теория справедливости, теория самоопределения)? 12. Как оцениваются факторы удовлетворения (мотиваторы) и факторы неудовлетворения (гигиенические факторы)? 13. Описаны ли бизнес-процессы подразделения (отдела)? 14. Бизнес-процессы распределены по бизнес-ролям? 15. Как часто происходит актуализация бизнес-процессов и бизнес-ролей? 16. Выстроено ли операционное управление, все ли действия целевые и приносят результат? 17. Формируются ли отчеты:  - Отчёт о работе подразделения; - Отчёт о процессе управления изменениями, включая анализ рисков.  18. Зафиксированы ли полномочия и ответственность в должностных инструкциях и в картах бизнес-ролей?

Если вы ответили на вопросы чек-листа, то можете составить программу развития и обучаться самостоятельно, используя различные ресурсы и материалы. 

Однако, если вы хотите получить более структурированный и последовательный подход к обучению, мы предлагаем пройти нашу индивидуальную программу “Обучение персонала управлению” под руководством опытных экспертов-практиков в области управления. 

Мы поможем вам определить индивидуальный план развития и предоставить все необходимые знания и навыки для улучшения ваших управленческих компетенций.

• Индивидуальное обучение совместно с экспертом онлайн;

• Практический подход: 80 % практики и всего 20 % теории, во время обучения теория отрабатывается на практике;

• Гибкий график занятий: график составляется с учётом рабочей загруженности руководителя.

• Результаты обучения вы получите уже во время обучения, так как практические задания будут отрабатываться на вашем бизнесе.