Развитие компетенций бизнес-ассистента

Общие компетенции бизнес-ассистента

• Коммуникация и работа в команде
• Анализ и исследования

Управленческие компетенции

• Управление временем и задачами

• Управление результатом
• Правила постановки задач и составление ТЗ
• Контроль (трекинг) выполняемых задач
• Управление проектами
• Бизнес-модель и бизнес-процессы
• Управление изменениями

Практика и индивидуальные компетенции

Чек-лист проверки компетенций бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент (помощник руководителя) - это ассистент руководителя, правая рука, помощник, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.

В современном бизнесе руководители все чаще прибегают к найму бизнес-ассистента, чтобы облегчить свою работу и повысить эффективность работы организации. Однако, если бизнес-ассистент не обладает необходимыми компетенциями, это может стать серьезной проблемой для руководителя. 

Некомпетентный бизнес-ассистент:

• неправильно осуществляет организационные процессы, 
• неэффективно управляет временем, 
• неумело общается с коллегами и клиентами, 
• неумело использует технологии и программы, необходимые для эффективной работы и так далее.

В результате руководитель теряет время и ресурсы, испытывает неудовлетворенность и может столкнуться с проблемами в выполнении своих задач и достижении поставленных целей. Чтобы избежать таких проблем, важно развивать компетенции бизнес-ассистента. 

Компетентный бизнес-ассистент обладает навыками организации и планирования, умеет эффективно управлять временем, обладает хорошими коммуникативными навыками, владеет современными технологиями и программами необходимыми для бизнеса, а также способен критически мыслить и находить решения задач, стоящих перед бизнесом. Такой бизнес-ассистент становится надежным помощником руководителя, способным справляться с любыми задачами и обеспечивать эффективность работы организации.

В статье рассмотрим важность развития компетенций бизнес-ассистента, а также предоставим рекомендации по их развитию.

Предлагаем разделить компетенции бизнес-ассистента, в рамках этой статьи, на общие компетенции и управленческие компетенции в контексте должности бизнес-ассистента. 

Общие компетенции относятся к навыкам и знаниям, которые необходимы для успешной работы ассистентом в любой сфере деятельности. Это могут быть навыки коммуникации, организации работы, умение работать в команде, аналитические способности и так далее.

Управленческие компетенции, в свою очередь, относятся к специфическим компетенциям, которые требуются для эффективного управления бизнес-процессами и ресурсами бизнеса. Это могут быть навыки бизнес-планирования, принятия решений, организации работы подчиненных, управления временем и так далее.

Не всех бизнес-ассистентов руководители наделяют управленческим функционалом. Некоторые из них, например, помощники/ассистенты руководителей, могут быть специализированы на выполнении оперативных задач, ведении календаря, ассистировании встреч, поддержке работы коллектива или организации рабочего пространства. В таких случаях управленческие компетенции могут быть менее значимыми или не требоваться вовсе.

Про типы бизнес-ассистентов, их личные качества и компетенции писали ранее в статье Бизнес-ассистент: типы, компетенции, личные качества.

В целом, для бизнес-ассистентов важно обладать как общими, так и управленческими компетенциями, это поможет быть более универсальными, так как сложно точно предсказать какие задачи у него появятся завтра. Например, может появиться первый небольшой проект в бизнесе, которым бизнес-ассистент должен будет управлять.

Общие компетенции бизнес-ассистента

Коммуникация и работа в команде

Самая главная цель профессиональной коммуникации для бизнес-ассистента - обеспечить эффективное взаимодействие для достижения целей компании.

Коммуникация - навык, который является важным и востребованным для большинства должностей, и который можно постоянно улучшать и совершенствовать на практике. Поэтому уже существует множество рекомендаций по его развитию. Однако, хотели бы выделить несколько ключевых моментов.

Приведем только некоторые правила коммуникации, которые могут помочь в развитии навыков коммуникации:

Вежливость и профессионализм. Уважение ко всем, с кем идёт коммуникация, проявление дружелюбия и/или такта являются основой профессионального поведения.

Практика активного слушания, повышение внимания к собеседнику, задавание уточняющих вопросов. Сосредоточенность на том, что говорит собеседник, позволит лучше понять его потребности и ожидания, а значит увеличит шансы на успешное взаимодействие.

Ясность и конкретность. Один из важнейших навыков коммуникации в бизнес-среде. Использование понятных и простых слов, чтобы сообщение было понятно однозначно и не вызывало недоразумений.

Доступность и отзывчивость. Ответ на сообщения и звонки должен быть в течение разумного времени. Если нет возможности ответить немедленно, предупредите об этом и укажите, когда сможете ответить.

Разрешение конфликтов. При возникновении разногласий или конфликтов, необходимо стремиться к конструктивному решению. Часто причиной любого конфликта является непонимание, неправильная интерпретация или неправильное восприятие информации. Необходимо добиваться понимания чёткой позиции двух сторон и находить компромисс.

Развитие навыков письменной коммуникации также часто является базовым навыком для бизнес-ассистента. Изучение правил делового письма, тренировка написания электронных писем и документов с ясной структурой и логикой.

Анализ и исследования

Развитие навыков анализа и исследования важно для бизнес-ассистента по нескольким причинам: принятие обоснованных решений, повышение эффективности работы, понимание клиентов и рынка, разработка стратегий и планирование.

Примеры конкретных ситуаций, где навыки анализа и исследования могут быть полезными для бизнес-ассистента:

• Анализ данных о продажах и клиентах для определения наиболее прибыльных сегментов рынка и разработки маркетинговых стратегий.
• Исследование конкурентов и анализ их продуктов и услуг для определения конкурентных преимуществ и разработки уникального предложения.
• Анализ финансовых данных и составление бюджета для оптимизации расходов и повышения прибыльности.
• Исследование новых технологий и инструментов для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
• Анализ отзывов и обратной связи клиентов для определения улучшений в продуктах и услугах.

Все эти примеры демонстрируют, как развитие навыков анализа и исследования помогает бизнес-ассистенту принимать обоснованные решения, повышать эффективность работы и достигать поставленных целей.

Дадим рекомендации по развитию навыка

• Используйте алгоритмы поиска данных. Изучайте основы работы с базами данных и поиска информации в них. Осваивайте навыки использования поисковых систем и эффективного поиска информации в интернете. Практика использования фильтров и ключевых слов для уточнения поисковых запросов: тренировка в составлении эффективных запросов, использование операторов и логических связок для более точного поиска данных. Развивайте навыки оценки и проверки достоверности найденной информации.
• Изучайте методы анализа данных, включая сбор, обработку и интерпретацию информации.
• Развивайте навыки критического мышления и аналитического мышления для выявления проблем, поиска решений и принятия обоснованных решений.
• Осваивайте инструменты и техники исследовательского анализа, такие как SWOT-анализ, PESTEL-анализ и так далее.

Управленческие компетенции

Часто от бизнес-ассистента требуются и управленческие компетенции, так как они должны уметь организовывать и контролировать рабочие процессы, принимать решения, управлять временем и ресурсами, а также обладать навыками управления командой и результатом, например, при реализации проекта. 

Управление временем и задачами

Бизнес-ассистенту часто приходится иметь дело с множеством задач и обязанностей, которые требуют внимания и умения приоритезировать. Он должен быть способен определить, какие задачи являются наиболее важными и срочными, и разработать план действий для их выполнения.

Управление временем также включает в себя умение эффективно распределять ресурсы, между различными задачами и проектами. Бизнес-ассистент должен быть гибким и адаптивным, чтобы быстро переключаться между задачами и управлять изменениями в расписании.

Другой важный аспект управления временем - умение планировать и проводить эффективные встречи и совещания. Бизнес-ассистент должен быть в состоянии определить цели и повестку дня встречи, установить приоритеты и убедиться, что все участники встречи имеют необходимую информацию и ресурсы.

Наконец, бизнес-ассистент должен быть в состоянии эффективно использовать технологии и инструменты управления временем, такие как календари, планировщики, напоминания и т.д. Он должен быть в курсе последних технологических разработок и уметь применять их для улучшения производительности и эффективности своей и своего руководителя.

Помогут развить навыки управления временем следующие рекомендации:

• Изучение методов планирования и управления временем: ознакомление с различными подходами к планированию, установление приоритетов, определение сроков и оценка времени выполнения задач.
• Практика использования инструментов и техник тайм-менеджмента: использование ежедневников, планировщиков, таймеров, методов делегирования и др., чтобы эффективно организовать свою работу и достичь поставленных целей.

Фактически, не существует универсальных рекомендаций по выбору и использованию инструментов для бизнеса. Выбор инструментов должен основываться на конкретных задачах и потребностях бизнеса, а также может включать в себя набор различных инструментов. Кроме того, важно не только наличие самих инструментов, но и умение бизнес-ассистента эффективно использовать их для достижения желаемых результатов.

Управление результатом

Бизнес-ассистент должен быть способен определить желаемый результат и разработать стратегию для его достижения. Это включает в себя установление конкретных целей, планирование действий и оценку прогресса.

Для управления результатом важно формулировать задачи через “продукт” задачи, т.е.через конкретную измеримую цель задачи.

Для формирования задачи удобно пользоваться следующими вопросами:

1. Что производит?
2. В каком количестве?
3. В каком качестве?
4. Срок?
5. Местоположение?

Например задача по привлечению новых учеников в кружки спортивного клуба.

Неправильный пример задачи
"Раздать рекламные листовки кружков спортивного клуба"

Согласитесь, задача описывает “процесс” задачи, то есть нет конкретного понимания какая цель процесса и какой ожидается количественный результат. Давайте рассмотрим правильный пример подобной задачи.

Правильный пример задачи
Что производит? - Поддержание наполнения емкости бизнеса действующими учениками не менее 90 % (200 детей).
В каком количестве? - 50 детей
В каком качестве? - учащиеся: 15 мальчиков (5-6 лет), 25 девочек (8-9 лет), 10 мальчиков (13-15 лет), должны быть приняты, первый месяц оплачен.
Срок? - до конца I квартала (3 апреля).
Местоположение? - база клиентов.

Таким образом, задача для управления результатом может быть сформулирована следующим образом:
"Провести рекламные кампании для привлечения 50 детей (15 мальчиков (5-6 лет), 25 девочек (8-9 лет), 10 мальчиков (13-15 лет)), провести прием и оплату с внесением в базу клиентов до 3 апреля".

Для чего нужна такая детализация? Для того чтобы выбрать наиболее целевой процесс из множества и управлять результатом через процесс. Даже если взять процесс раздачи листовок, то можно выбрать разное местоположение. Если не знать кого привлекаем листовками, то можно раздать листовки в торговом центре и тогда результат будет непредсказуемым. При понимании, что нужно привлечь детей 5-6 лет, то листовки можно раздать в детском саду, на детских мероприятиях, то есть там, где максимальное количество целевой аудитории.

В условиях когда задача корректно сформулирована и выданы необходимые ресурсы, то “продукт” задачи (цель) будет соответствовать результату. При этом процесс выполнения, исходя из ресурсов, компетентный подчиненный сможет определить сам.

“продукт” задачи (цель) = результат

Рассматривая штатные задачи в рамках должностной инструкции или в рамках бизнес-ролей, руководителю будет достаточно сформулировать “продукт” бизнес-роли, ориентируясь на плановые показатели.

Например, если для бизнес-роли “Менеджер по маркетингу и привлечению клиентов” определён “продукт” бизнес-роли:
Привлечение и сохранение количества активных учеников в бизнесе на уровне не менее 90% от общей емкости 10 групп соответствующей возрастной категории (200 детей).
То в этом случае задача в рамках этой бизнес-роли может быть поставлена через общий процесс:
"Раздать рекламные листовки кружков спортивного клуба".

Правила принятия задач (особенно новых) от руководителя должны соответствовать правилам формирования “продукта” задачи.

Правила постановки задач и составление ТЗ

Бизнес-ассистент может быть ответственным за постановку задач для подрядчиков или фрилансеров. Это включает в себя умение четко и понятно описывать требования, устанавливать сроки выполнения и следить за качеством работы.

Правила постановки задач и составление технического задания (ТЗ) для подрядчиков и фрилансеров могут варьироваться в зависимости от конкретного проекта и его требований. Приведём некоторые общие рекомендации:

1. Определите цели и опишите общую концепцию проекта: Объясните свою идею и ожидания от проекта. Укажите основные элементы и функции, которые должны быть реализованы.
2. Разработайте требования проекта: Четко определите, что хотите достичь с помощью проекта и какие функциональные и нефункциональные требования должны быть учтены. Давайте рассмотрим пример требований для дизайнера обложки цифрового продукта.

Функциональные требования к дизайнеру обложки цифрового продукта:	Нефункциональные требования к дизайнеру обложки цифрового продукта:
1. Создание привлекательной и уникальной обложки, которая привлечет внимание потенциальных пользователей.	1. Эстетическая привлекательность обложки, чтобы она вызывала положительные эмоции у пользователей.
2. Использование соответствующих цветовых схем и графических элементов, которые будут соответствовать тематике и настроению продукта.	2. Соответствие обложки брендингу и общему стилю компании или автора продукта.
3. Обеспечение четкого и легко читаемого текста, который будет содержать название продукта, автора и другую необходимую информацию.	3. Высокое качество и разрешение изображений, чтобы обложка выглядела профессионально и привлекательно на разных устройствах.
4. Учёт требований платформы, на которой будет представлен продукт (например, размер обложки для электронных книг или приложений).	4. Оптимизация обложки для быстрой загрузки и минимального использования ресурсов устройства пользователя.
5. Создание обложки, которая будет адаптирована для различных устройств и экранов (например, мобильных устройств, планшетов, компьютеров).	5. Соблюдение авторских прав и лицензионных ограничений при использовании графических и текстовых материалов.

Это лишь некоторые примеры функциональных и нефункциональных требований к дизайнеру обложки цифрового продукта. Фактические требования могут варьироваться в зависимости от конкретного проекта и его целей.

3. Для крупных проектов - разбейте проект на этапы или задачи: Разделите проект на более мелкие задачи или этапы, чтобы упростить его выполнение и оценку времени и ресурсов.

4. Установите сроки и приоритеты: Определите конечный срок выполнения проекта и установите приоритеты для каждой задачи или этапа.

5. Укажите требования к документации и отчетности: Если требуется, укажите, какие документы или отчеты должны быть предоставлены в процессе выполнения проекта или по его завершении.

6. Установите коммуникационные каналы и регулярность обратной связи: Определите, как будете общаться с подрядчиком или фрилансером, и как часто ожидается получать обратную связь и отчеты о прогрессе выполнения работы.

Помните, что хорошо составленное ТЗ является ключевым инструментом для успешного выполнения проекта и минимизации возможных недоразумений и конфликтов.

Контроль (трекинг) выполняемых задач

В обязанности бизнес-ассистента очень часто входит функция контроля выполнения задач. Это может включать в себя использование инструментов для трекинга прогресса, установление регулярных обновлений и обратной связи с исполнителями, а также умение реагировать на изменения и проблемы в процессе выполнения задач.

Правила контроля выполнения задач могут различаться в зависимости от конкретной ситуации и организации. Однако, в общем случае, следующие правила могут быть полезными для контроля выполнения задач. Помимо определения “продукта” задачи, о котором говорили ранее, должны определяться и ответственные люди. Если в реализации большой задачи участвует несколько человек, то рекомендуем формулировать задачу и “продукт” задачи для каждого участника. Определение конкретных лиц или команд, ответственных за выполнение каждой задачи, поможет установить ясные линии отчетности.

Также необходимо установить механизм отчётности. Определение способов и сроков предоставления отчетов о выполнении задач позволит отслеживать прогресс и своевременно реагировать на возникшие проблемы.

Использование инструментов для контроля задач значительно упростит управление. В зависимости от организации и характера задач, можно использовать различные инструменты, такие как электронные таблицы, проектные системы управления задачами и так далее, чтобы отслеживать прогресс выполнения задач.

Для сохранения мотивации выполнения долгосрочных задач помогут регулярные встречи и обратная связь. Проведение регулярных совещаний и обратной связи с исполнителями задач поможет обсудить прогресс, выявить проблемы и найти решения. Анализ и корректировка, позволят выявить проблемные области и внести необходимые корректировки в планы и процессы.

Важно помнить, что контроль выполнения задач должен быть сбалансирован, чтобы не создавать излишнего давления на исполнителей, но при этом обеспечивать достижение поставленных целей.

Управление проектами

Бизнес-ассистенту могут поручать управление проектом в различных ситуациях, например, если в компании нет специалиста по управлению проектами, в случае небольших проектов, которые не требуют полноценного проектного менеджера, бизнес-ассистент может взять на себя ответственность за их управление. Также бывают случаи, когда может требоваться помощь проектному менеджеру. В этих случаях бизнес-ассистент должен, если не в полной мере обладать компетенцией управления проектами, то хотя бы иметь представление. Для сложных и масштабных проектов часто нанимают проектного менеджера, так как управление занимает полный рабочий день сотрудника и требует определенных специализированных знаний и навыков.

Функционал бизнес-ассистента в управлении проектами может быть очень разнообразным и зависит от конкретных потребностей и требований проекта. Вот некоторые возможные функции, которые бизнес-ассистент может выполнять:

• Планирование проекта: Бизнес-ассистент может помочь в создании плана проекта, определении милейстоунов, задач и сроков выполнения. Он может предложить оптимальные стратегии планирования и помочь в установлении приоритетов.
• Организация коммуникации: Бизнес-ассистент может помочь в организации коммуникации между участниками проекта, планировании и проведении совещаний, а также ведении документации и управлении информацией.
• Мониторинг и контроль: Бизнес-ассистент может помочь в мониторинге прогресса проекта, отслеживании выполнения задач и контроле сроков. Он может предупреждать о возможных задержках и помогать в принятии мер по их устранению.
• Ресурсное планирование: Бизнес-ассистент может помочь в планировании и управлении ресурсами проекта, такими как бюджет, персонал, материалы и оборудование. Он может помочь в определении оптимального использования ресурсов и контролировать их расходы.
• Риск-менеджмент: Бизнес-ассистент может помочь в идентификации и анализе рисков проекта, разработке стратегий по их управлению и контролю. Он может предлагать рекомендации по снижению рисков и помогать в принятии решений в случае их возникновения.
• Отчётность: Бизнес-ассистент может помочь в составлении отчетов о прогрессе проекта, его результативности и достижении поставленных целей. Он может помочь в анализе данных и предоставлении информации для принятия управленческих решений.

Это только некоторые из возможных функций бизнес-ассистента в управлении проектами. Фактический функционал может быть адаптирован под конкретные потребности и требования проекта.

Для развития базового понимания в области управлении проектами дадим несколько рекомендаций бизнес-ассистенту:

1. Ознакомьтесь с понятиями, такими как цели проекта, планирование, контроль, ресурсы и коммуникации. Можете начать с чтения книг или онлайн-курсов по управлению проектами.
2. Овладейте основами использования программного обеспечения для управления проектами, такого как Microsoft Project или Planfix. Эти инструменты помогут в планировании и отслеживании прогресса проектов.
3. Изучите основные этапы жизненного цикла проекта, такие как инициация, планирование, выполнение, контроль и завершение. Понимание каждого этапа поможет эффективно поддерживать проекты.
4. Развивайте навыки эффективной коммуникации, включая умение слушать, задавать вопросы и передавать информацию четко и ясно.
5. Найдите возможность применить полученные знания на практике. Попросите своего руководителя или коллег предоставить возможность поддерживать небольшие проекты или присоединиться к проектной команде.

Бизнес-модель и бизнес-процессы

Любой ассистент, обладающий необходимыми знаниями и навыками, способен эффективно поддерживать и способствовать развитию любой деятельности. В случае бизнес-ассистента, понимание бизнес-модели и бизнес-процессов является важным аспектом его работы.

Понимание бизнес-модели помогает бизнес-ассистенту лучше ориентироваться в работе и принимать результативные решения. Бизнес-ассистент должен знать основные бизнес-процессы в организации, чтобы эффективно выполнять свои обязанности и содействовать их оптимизации. Понимание бизнес-процессов позволяет бизнес-ассистенту выявить узкие места, улучшить эффективность работы и предложить идеи по совершенствованию процессов.

Компетенции бизнес-ассистента в области понимания бизнес-модели и бизнес-процессов позволяют ему стать ценным членом команды и активно вносить вклад в развитие организации. Благодаря этим знаниям и навыкам, бизнес-ассистент способен лучше разбираться в целях и стратегиях компании, а также предлагать и реализовывать улучшения, которые способствуют ее росту и успеху.

Управление изменениями

Компетенция бизнес-ассистента в области управления изменениями реализуется через ряд ключевых действий и навыков. Во-первых, бизнес-ассистент должен иметь хорошее понимание процессов и методологий управления изменениями. Это включает знание основных концепций изменений, их типов и этапов, а также умение применять соответствующие инструменты и техники.

Во-вторых, бизнес-ассистент должен быть способен анализировать текущую ситуацию и определять потенциальные риски и проблемы, связанные с внедрением изменений. Он должен уметь проводить оценку влияния изменений на бизнес-процессы, оценивать степень готовности организации к изменениям и предлагать рекомендации по минимизации рисков.

Третьим важным аспектом компетенции бизнес-ассистента в области управления изменениями является коммуникация. Он должен уметь эффективно общаться с различными заинтересованными сторонами, включая руководство, сотрудников и внешних партнеров. Бизнес-ассистент должен быть способен объяснить цели и преимущества изменений, убедить и поддержать людей в процессе изменений, а также решать конфликтные ситуации и преодолевать сопротивление.

Наконец, бизнес-ассистент должен обладать организационными навыками, чтобы эффективно планировать и координировать процесс внедрения изменений. Он должен уметь разрабатывать планы действий, устанавливать приоритеты, контролировать выполнение задач и отслеживать прогресс.

В целом, компетенция бизнес-ассистента в области управления изменениями заключается в его способности анализировать, планировать, коммуницировать и координировать процесс изменений, с целью успешного внедрения и достижения поставленных целей.

Практика и индивидуальные компетенции

Это практический модуль развития, формируется индивидуально с учётом бизнес-ролей (функций) бизнес-ассистента.

После освоения базовых и управленческих компетенций выстраивается непосредственная работа бизнес-ассистента по его должностным обязанностям (функциям и задачам). 

Цель модуля - организовать бизнес-процессы, в которых должен участвовать бизнес-ассистент, с учётом имеющихся ресурсов и бизнес-модели компании и отработать на практике навыки для успешного выполнения своих бизнес-ролей. 

Например, предоставленная бизнес-ассистенту конкретная задача “Собрать информацию о продажах за определенный период и подготовить отчёт по ним” вместе с нашим экспертом проходит этапы выстраивания необходимых действий для ее выполнения.

1. Объясняем бизнес-ассистенту, какие уточняющие вопросы нужно задать руководителю, чтобы сформировать “продукт” задачи (цель задачи).
2. Проводим обучение по работе с выбранными источниками информации (если это необходимо), показываем, как получить необходимые данные и как их интерпретировать.
3. Предоставляем инструкцию по структуре и формату отчета, чтобы бизнес-ассистент знал, как оформить полученные данные.
4. Предоставляем возможность бизнес-ассистенту самостоятельно собрать данные, подготовить отчет и представить его для оценки.
5. Проводим анализ представленного отчета, обсуждаем его с бизнес-ассистентом и даём обратную связь. Подчеркиваем положительные моменты и указать на возможные улучшения. 
6. Утверждаем отчёт у руководителя, вносим корректировки  (при необходимости).
7. Повторяем процесс несколько раз, чтобы бизнес-ассистент мог отработать навыки сбора информации и подготовки отчётов.

Результатом такого практического занятия будет овладение навыками выполнять бизнес-процессы по сбору информации, работы с различными источниками данных и подготовки отчётов. После отработки алгоритма подготовки отчёта, консультируем какие ключевые цифры необходимо собрать для формирования других отчётов (исходя из цели отчёта), и объясним логику выбора этих параметров. После такой практики бизнес-ассистент сможет самостоятельно выполнять подобные задачи в рамках своих должностных обязанностей и эффективно поддерживать бизнес-процессы компании. 

Пример практических занятий

1. Планирование на неделю, на месяц, на год, ежедневное планирование своего рабочего дня, организация эффективного рабочего дня руководителя.
2. Процесс организации документооборота. Бумажный, электронный документооборот. Полный документооборот по подразделению (регистрация писем, приказов, доверенностей).
3. Ведение деловой переписки.
4. Организация совещаний (внутренних, внешних). Ведение протоколов совещания (собрания).
5. Создание, ведение, актуализация базы данных (контакты руководителя, база клиентов).
6. Организация удалённой работы.
7. Подбор персонала. Описание бизнес-ролей компании.
8. Контроль качества работы сотрудников. И другие 

Результат: определены бизнес-процессы, в которых участвует ваш бизнес-ассистент и отработаны практические навыки для успешного выполнения им своих задач.

Чек-лист проверки компетенций бизнес-ассистента

1. Умение собирать информацию: Знает, какие источники данных использовать для сбора информации. Умеет эффективно и систематически искать необходимую информацию. Может проводить анализ полученных данных и выделять ключевые показатели. 2. Работа с данными: Владеет навыками работы с различными инструментами и программами для обработки данных (например, Excel, SQL). Умеет проводить фильтрацию, сортировку и агрегацию данных. Может создавать отчеты и дашборды на основе собранных данных. 3. Подготовка отчетов: Знает основные принципы и структуру составления отчетов. Умеет выбирать и объяснять ключевые показатели, необходимые для формирования отчетов. Может представлять данные в понятной и наглядной форме. 4. Понимание бизнес-процессов: Имеет представление о целях и задачах компании. Понимает, какие бизнес-процессы требуют поддержки и какие отчеты необходимы для их эффективной работы. Может самостоятельно выполнять задачи, связанные с поддержкой бизнес-процессов. 5. Коммуникационные навыки: Умеет четко и ясно выражать свои мысли и идеи. Может эффективно коммуницировать с коллегами и руководством. Умеет представлять отчеты и результаты своей работы. 6. Самоорганизация и управление временем: Умеет планировать свою работу и приоритизировать задачи. Может эффективно использовать время для выполнения поставленных задач. Способен работать в условиях ограниченных сроков и под давлением. 7. Аналитическое мышление: Умеет анализировать информацию и выделять главное. Способен видеть связи и паттерны в данных. Может предлагать решения и улучшения на основе проведенного анализа.

Этот чек-лист поможет оценить навыки и компетенции бизнес-ассистента в области сбора информации, работы с данными и подготовки отчетов, а также его понимание бизнес-процессов и коммуникационные навыки.

Если вы ответили на вопросы чек-листа, то можете составить программу развития и обучаться самостоятельно, используя различные ресурсы и материалы.

Однако, если вы хотите получить более структурированный и последовательный подход к обучению, мы предлагаем пройти нашу индивидуальную программу “Обучение бизнес-ассистента” под руководством опытных экспертов-практиков в области администрирования и управления. 

Поможем определить индивидуальный план развития и предоставим все необходимые знания и навыки, используя ваш бизнес в качестве примера.

• Индивидуальное обучение совместно с экспертом онлайн;
• Практический подход: 80 % практики и всего 20 % теории, во время обучения теория отрабатывается на практике;
• Гибкий график занятий: график составляется с учётом рабочей загруженности руководителя;
• Результаты обучения вы получите уже во время обучения, так как практические задания будут отрабатываться на вашем бизнесе.